Certains des meilleurs chefs de projet semblent avoir un sens inné de ce qui doit être réalisé par qui. Si vous vous asseyez dans une réunion avec ces types de personnes, elles se souviennent instantanément des activités des personnes présentes dans la pièce, des questions auxquelles il faut répondre et des prochaines étapes à suivre. Qu'ils interagissent avec des individus ou des équipes, ils sont toujours conscients de ce qui doit être fait dans cet environnement particulier.
Si le site de planification de projet est une seconde nature pour la plupart des GP, beaucoup d'entre eux omettent un élément essentiel à prendre en compte pour chaque tâche : son contexte. Le contexte correspond parfois à la personne à qui est confiée une tâche particulière, mais le plus souvent, il s'agit de l'environnement dans lequel une tâche doit être accomplie. En organisant les tâches et les éléments du projet de cette manière, vous pouvez rapidement réfléchir à votre environnement actuel, et rassembler les tâches pertinentes pour cet environnement.
Si vous avez une réunion avec une équipe particulière, vous pouvez rapidement récupérer les tâches pour ce contexte et, grâce à un moment de prévoyance, arriver à la réunion avec une idée de ce qui doit être accompli dans ce contexte particulier, ce qui améliore considérablement la réunion et ses résultats. De même, lorsque vous avez un moment ininterrompu avec votre PC, le fait de retrouver rapidement les tâches qui tournent autour de ce contexte vous permettra de concentrer vos efforts et d'éviter les pertes de temps éparses.
La gestion contextuelle des tâches est également très efficace au niveau individuel. L'une des compétences clés qui distingue les personnes très efficaces est leur capacité à passer rapidement d'une tâche à l'autre, c'est-à-dire être capable de clore une tâche et de commencer immédiatement à travailler sur une autre. Les travailleurs moins efficaces passent une grande partie de ce temps de transition à essayer de s'organiser et à rassembler leurs idées, tout en faisant face à tout, des téléphones qui sonnent aux alertes pop-up des emails. En cinq minutes, la personne dont les tâches sont organisées de manière contextuelle peut rapidement atteindre un objectif pertinent, tandis que la personne moins efficace a à peine déterminé ce qu'elle doit faire ensuite.
Bien qu'une planification et une catégorisation trop poussées puissent rendre la planification de votre projet ou de vos tâches individuelles trop lourde et complexe, le fait de considérer brièvement le contexte d'une nouvelle tâche peut augmenter considérablement votre efficacité lorsque vient le moment d'effectuer cette tâche. À l'instar d'une usine de fabrication qui planifie soigneusement sa production pour atteindre une efficacité maximale lors des transitions entre les produits, cette planification sera certainement payante à long terme.
![Un plan de gestion du travail collaboratif mondial [Vidéo] (en anglais)](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/07/A-Global-Collaborative-Work-management-blueprint.png)
