Alors que les équipes jonglent avec de multiples projets et travaillent avec davantage de personnes dans le monde entier - à l'intérieur et à l'extérieur de leur organisation - il devient de plus en plus difficile d'atteindre leurs objectifs. Considérez ces paradoxes :
- Les équipes sont virtuelles et dispersées... mais elles ont besoin de tout en un seul endroit
- Les équipes ont plus d'outils que jamais... mais cela peut les rendre moins productives
- Les équipes ont plus de travail que jamais... mais elles passent trop de temps à essayer de collaborer
C'est pourquoi les équipes de ont besoin d'une nouvelle façon d'organiser leur travail, allant au-delà des solutions ponctuelles telles que la messagerie instantanée, les intranets, les applications de toutes sortes et le courrier électronique. La gestion collaborative du travail gagne du terrain en tant que solution pour aider les équipes de n'importe quel secteur ou département à atteindre leurs objectifs.
Here’s a look at what collaborative work management is and how teams are using it to get work done.
Définition de la gestion du travail collaboratif
La gestion du travail collaboratif combine la planification, l'affectation des ressources, le flux de travail, la communication, la gestion des documents, la création de rapports et bien plus encore, le tout en une seule solution. Selon Forrester1, les solutions de gestion du travail collaboratif permettent aux employés de :
- Créez un espace de travail pour que les équipes puissent collaborer afin d'obtenir un résultat : Les équipes distribuées ont besoin d'une maison d'affaires. Une solution basée sur le cloud garantit que les équipes virtuelles - qu'il s'agisse de fournisseurs externes, de clients ou de collègues de travail à travers la planète - disposent d'un seul endroit pour planifier et exécuter les projets.
- Capturez les conversations dans le contexte du travail effectué : . Plus besoin de chercher dans diverses chaînes de courriels, intranets et autres applications les notes et documents relatifs à un projet.
- Planifier et gérer des projets sans avoir à adhérer à une méthodologie formelle : Les utilisateurs ne doivent pas être des chefs de projet certifiés pour planifier, gérer et exécuter des projets.
- Personnalisez l'espace de travail pour soutenir la façon dont un individu travaille : . Ces solutions combinent des fonctionnalités telles que la collaboration et la gestion des tâches. Cela évite aux employés de devoir passer autant d'une application à l'autre, ce qui améliore la productivité.
Dans l'ensemble, les solutions de gestion du travail collaboratif permettent aux membres de l'équipe de communiquer directement avec n'importe qui, de planifier les projets et les charges de travail, de se tenir au courant des livrables du projet, d'accéder aux documents du projet et de les mettre à jour, et de veiller à ce que les choses se fassent - tout cela en un seul endroit.
Logiciels et outils de gestion du travail collaboratif - Planview
La gestion du travail collaboratif en action
Voici comment diverses équipes de différents secteurs utilisent la gestion du travail collaboratif pour mener à bien leurs projets et atteindre leurs objectifs.
Augmenter les résultats du travail
Une société internationale de conception de matériel et de logiciels d'un montant de $8 milliards a eu du mal à mener à bien ses projets. Le département informatique n'a terminé qu'une poignée de ses projets dans les délais. Moins de la moitié de ses 105 projets prévus étaient entièrement terminés à la fin de l'année.
"La gestion et la collaboration de projet se faisaient dans des feuilles de calcul, SharePoint, des courriels et d'autres outils qui étaient disjoints et cloisonnés", a déclaré le responsable du PMO informatique. "Cela a créé un chaos qui a entraîné un engagement excessif des ressources, des estimations irréalistes, de longues durées de projet et des délais manqués ou retardés."
Pour résoudre ce problème, l'organisation a mis en place un outil de gestion du travail collaboratif afin de s'assurer que tout le monde parle le même langage, collabore efficacement et suit tout le travail dans une plateforme consolidée. Les utilisateurs mobiles peuvent accéder à l'outil de n'importe où via le cloud. Il a éliminé le courrier électronique pour les activités liées au projet et les rapports d'état, améliorant ainsi la communication et réduisant le risque d'erreurs.
En conséquence, l'année suivante, l'organisation a réalisé un taux d'achèvement des projets dans les délais de 94 pour cent, alors qu'il n'était que d'environ 50 pour cent.
Communication rapide et résolution de problèmes
Lorsqu'une entreprise de construction minière a entrepris un énorme projet d'installation, plus de 1,300 personnes ayant accès au site devaient être tenues au courant à tout moment pendant toute la durée du projet. La solution de gestion du travail collaboratif partagé de l'entreprise a fourni un forum commun sur Internet où tous les groupes de parties prenantes internes et externes pouvaient se coordonner et partager des documents importants de manière sécurisée.
Cela a permis d'économiser des heures de temps passées à rechercher les dernières versions des documents sur les e-mails ou dans un système interne. Il a également permis de réduire la nécessité de distribuer des fichiers volumineux par courrier électronique. En outre, l'entreprise a réduit les coûts liés à la paperasserie. Désormais, tous les documents de base sont électroniques et des fonctions telles que les demandes de révision de documents et les alertes de changement minimisent le risque d'erreurs causées par l'utilisation d'anciennes versions de la documentation.
Cet avantage d'une solution de gestion du travail collaboratif s'est également étendu à un constructeur de vastes réseaux de fibres optiques. Plusieurs des sous-traitants de l'entreprise disposent d'ordinateurs portables connectés à l'Internet sans fil dans les excavatrices utilisées pour creuser sur divers sites. Grâce à l'accès à un site central en ligne pour toutes les personnes impliquées dans le projet, elles peuvent résoudre rapidement tous les problèmes qu'elles rencontrent en creusant - directement depuis l'excavateur. Cette adaptabilité accrue leur permet de résoudre les problèmes plus rapidement et d'éviter les retards dans les projets.
Améliorer la productivité
Une société de conseil en spiritueux, dont l'équipe de consultants est très dispersée, souhaitait élargir sa clientèle et aider ses clients géographiquement dispersés à lancer plus rapidement des marques de boissons à succès.
Faire passer de nouvelles boissons de la conception de l'idée à la vente signifie que l'organisation avait besoin d'une visibilité constante et en temps réel sur les délais des projets et d'un moyen de communiquer rapidement avec les clients. Auparavant, l'équipe s'appuyait sur le courrier électronique et Excel pour collaborer, gérer les projets et partager les mises à jour de l'équipe. Cela a conduit à des erreurs et à une baisse estimée à 40 pour cent de la productivité des employés lorsque l'équipe a essayé de les corriger.
"Nous n'avons pas d'autre choix que de communiquer par voie électronique car nous sommes rarement entre les quatre mêmes murs ou dans le même pays", explique le directeur de la stratégie et du développement de la marque de l'entreprise. "Nous étions confrontés à la bataille constante de l'utilisation de plusieurs plateformes pour collaborer, surveiller les délais et gérer les livrables du projet, ce qui entraînait d'énormes inefficacités au sein de l'équipe. Cela avait à son tour un impact direct sur nos résultats."
En utilisant une solution de gestion du travail collaboratif qui inclut la gestion de projet, la collaboration, le partage de documents et la communication en une seule solution transparente, l'entreprise communique désormais mieux avec les clients et les employés à distance. Ensemble, ils sont capables de fixer des priorités, de collaborer et de communiquer en temps réel sur tous les éléments livrables du projet. Cela a permis d'économiser 1,300 heures de travail par an et d'accroître la satisfaction des clients. Ils sont en mesure de lancer des produits plus efficacement et plus rapidement.
La solution de gestion du travail collaboratif de Planview, propulsée par ProjectPlace ®.
La solution Planview pour la gestion du travail collaboratif rassemble les équipes pour qu'elles accomplissent leurs tâches. Que votre équipe soit au bout du couloir ou à l'autre bout du monde, ProjectPlace fournit tout ce dont les équipes ont besoin pour définir une direction, communiquer, exécuter des tâches, suivre les progrès et finalement atteindre les objectifs, peu importe où et comment elles travaillent.
ProjectPlace fournit un outil de travail collaboratif qui fait plus, et non pas plus d'outils. Il fonctionne avec des équipes, quelle que soit la façon dont vous les définissez - internes, externes ou hybrides. Il est facile à utiliser, que vous ayez géré des centaines de projets ou aucun.
ProjectPlace offre :
- Collaboration au projet et au travail : Mettez en place votre équipe et vos plans pour réussir. Utilisez la solution Planview pour la gestion du travail collaboratif afin de développer les espaces de travail dont vous avez besoin - pour des plans non structurés, structurés ou à long terme. Il s'adapte avec souplesse à l'évolution de vos exigences et vous donne, à vous et à vos équipes, les moyens de collaborer et d'exécuter efficacement pour livrer le travail à temps, quel que soit le travail.
- Gestion des tâches individuelles et d'équipe : Affinez votre concentration et stimulez la productivité de votre équipe grâce à un accès instantané à des vues de ce qui est en cours. Les écrans d'aperçu individuel, d'équipe et d'espace de travail regroupent tous les types de travail dans la solution Planview et font remonter les problèmes à la surface avant qu'ils ne deviennent des obstacles. Augmentez votre efficacité organisationnelle grâce à ce condensé des travaux à venir, en cours et en retard pour vous-même, vos équipes et vos espaces de travail.
- Gestion de la charge de travail des équipes : Sachez ce que les équipes de travail font actuellement, et ce à quoi elles se sont engagées, pour tous les projets. La solution Planview de gestion du travail collaboratif donne aux chefs d'équipe et de projet une nouvelle visibilité sur qui travaille sur quoi, sur la charge de travail actuelle et à venir d'une personne et sur les personnes susceptibles d'être disponibles pour le travail à venir.
- Rapports de performance : Améliorez la visibilité des parties prenantes sur la progression de l'espace de travail et rationalisez le processus de rapport. La solution Planview permet aux chefs de projet d'organiser facilement les espaces de travail et de fournir des vues personnalisées pour des rapports d'état complets. Cela simplifie la prise de décision pour les parties prenantes, et élimine le temps passé à créer et à communiquer des rapports pour les équipes.
- Processus de projet et d'espace de travail modélisés : Mettez-vous au travail plus rapidement grâce à de puissants modèles de processus. La solution Planview fournit un outil de modèle robuste qui rationalise et simplifie la création de travaux, vous évitant de réinventer la roue à chaque fois tout en respectant les procédures de votre entreprise. Passez rapidement de la planification à l'exécution grâce à des modèles de création de projet et d'espace de travail qui ont fait leurs preuves.
- Communication en temps réel et visualisation de la progression : Les tableaux Kanban représentent visuellement le flux de travail, ce qui permet aux personnes de travailler ensemble, de communiquer en temps réel et de partager des documents en toute sécurité, quel que soit leur emplacement. Tous les membres de l'équipe peuvent voir comment le travail évolue et interagir pour maintenir les projets sur la bonne voie. Liés aux calendriers des projets, les tableaux Kanban permettent de maintenir la communication, de rationaliser l'exécution et d'optimiser la productivité.
Consultez la démo du logiciel de gestion du travail collaboratif pour voir plus en détail comment il peut aider votre organisation. J'aimerais avoir de vos nouvelles. Comment collaborez-vous actuellement pour accomplir le travail dans votre organisation ? Partagez en laissant un commentaire ci-dessous.
1The Forrester Wave™ : Gestion du travail collaboratif en entreprise, Q4 2016 par Margo Visitacion, octobre 17, 2016
![Logiciel de gestion de projet : Des méthodes de travail chaotiques [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2017/08/Chaotic-Ways-of-Working-2.jpg)
