Tout le monde - du PDG au stagiaire - sait que la collaboration est essentielle à la réussite de la gestion de projet. En effet, la plupart des leçons apprises (qui ressemblent plutôt à des sinistres post mortem) des projets qui échouent remontent à un coupable familier : le manque de collaboration.
Cependant, il est tout aussi important d'éviter de se diriger vers l'autre extrémité du spectre et de considérer la collaboration comme une panacée qui guérit tous les maux du projet - car parfois, la collaboration n'est pas nécessaire ou utile. Au contraire, il existe des scénarios où elle peut déclencher la confusion et étouffer le progrès.
Voici quelques scénarios courants où la collaboration ne fonctionne tout simplement pas - et ne fonctionnera jamais :
- Lorsque le but est de faire un brainstorming.
Le brainstorming est l'une des choses les plus importantes - et aussi les plus agréables - du paysage professionnel. Mais c'est une erreur de qualifier cette activité de véritablement collaborative, car le but n'est pas de faire avancer progressivement le travail vers son achèvement. Il s'agit plutôt de générer des idées, des options et des possibilités qui aident à clarifier un problème et à identifier une solution. Ironiquement, lorsqu'un cadre de collaboration est appliqué au brainstorming, ce qui tend à se produire, c'est qu'une opinion consensuelle (lire : pensée de groupe) émerge rapidement, et que les idées originales ne parviennent jamais à la table.
Bien sûr, cela ne signifie pas que les séances de brainstorming - qu'elles soient en ligne ou hors ligne - doivent être des parties de plaisir chaotiques. Ils doivent être convenablement structurés et organisés, les informations doivent être correctement saisies et les participants doivent adhérer à des normes de communication et de respect. Mais il n'y a pas besoin de collaboration dans l'activité. Cela vient plus tard, lorsqu'il est temps d'établir un consensus, et de déterminer la meilleure façon de traduire les idées en actions, et les actions en résultats.
- Lorsque la personne ou le groupe le mieux placé pour accomplir une tâche en est le propriétaire.
Si la personne ou le groupe le mieux placé pour une tâche fait correctement avancer celle-ci, la collaboration avec l'équipe élargie ne sera probablement pas utile. Au contraire, cela risque de ralentir les choses, de provoquer des frustrations et de diminuer la qualité.
Cela ne veut pas dire que les propriétaires de tâches - tels que les spécialistes ou les experts - doivent travailler sur une île, ou que leur travail n'est pas sujet à révision et à discussion. Au contraire, cela signifie simplement que les chefs de projet et autres responsables du lieu de travail doivent comprendre quand la collaboration a du sens, et tout aussi important, quand elle n'en a pas. En d'autres termes, pour qu'il s'agisse d'une fonction commerciale utile et non d'un simple "beaucoup de conversationsLa collaboration devrait être délibérée - et non pas par défaut.
- Lorsqu'un système approprié de gestion collaborative du travail (CWM) n'est pas établi.
La route de l'enfer collaboratif est pavée de bonnes intentions ; mais ce n'est pas tout ce qui gâche le paysage. En général, il y a aussi un ad hoc Un mélange d'outils déconnectés les uns des autres, tels que des tableurs, des logiciels de gestion de projet conventionnels (et fondamentalement anti-collaboratifs), et hélas : des emails, des emails et encore des emails. S'attendre à ce que la collaboration se produise dans cet environnement et dans ces conditions est plus qu'optimiste. C'est un vœu pieux !
Comme l'a noté le Forrester Wave™ : Gestion du travail collaboratif en entreprise rapport, les entreprises qui veulent exploiter la collaboration - et échapper aux perturbations de la messagerie électronique - ont besoin d'un système qui :
- Permet aux équipes de collaborer dans des espaces de travail désignés dans le but de produire un résultat.
- Capture les conversations dans le contexte du travail effectué par les membres de l'équipe.
- Permet aux membres de l'équipe de planifier et de gérer des projets sans devoir adhérer à une méthodologie formelle.
- Personnalise l'espace de travail pour soutenir la façon dont chaque membre de l'équipe travaille le mieux.
Lorsque les membres de l'équipe sont équipés d'outils CWM qui permettent ce qui précède, la collaboration est efficace, effective et alignée sur le travail. Mais s'ils ne disposent pas des outils dont ils ont besoin, tous les efforts du monde ne feront pas de différence significative. Tout comme lorsque le but est de faire un brainstorming et que les responsables des tâches ont les choses bien en main, la collaboration ne fonctionne pas - et ne fonctionnera jamais.
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Planview AdaptiveWork a créé la catégorie CWM, et depuis plusieurs années, nous défendons la valeur de l'intégration de la gestion de projet, de l'automatisation du flux de travail configurable et de la collaboration en contexte. En outre, Planview AdaptiveWork a récemment été nommé "Leader" dans le rapport Forrester Wave susmentionné, les analystes lui attribuant la note maximale 5.000 score pour : la collaboration de contenu, la gestion du travail, la gestion d'équipe, la création de rapports, la mondialisation, la sécurité, la stratégie de mise sur le marché et la satisfaction du client.
Pour en savoir plus, lisez le document officiel Communiqué de presse et téléchargez votre exemplaire gratuit de la Rapport Forrester Wave.
