Ce blogue donne le coup d'envoi d'une série de billets présentant les six caractéristiques des organisations matures dans les domaines de la planification des capacités et de la gestion des ressources .
D'après une nouvelle étude sur l'état de la planification des capacités et de la gestion des ressources dans les grandes entreprises, six traits sont apparus que les entreprises plus matures partagent. Je les ai énumérés ici et j'examinerai plus en détail le premier trait dans le billet d'aujourd'hui.
Les organisations qui excellent dans la planification des capacités et la gestion des ressources :
- Avoir un aperçu de ce sur quoi les gens travaillent, pouvoir identifier les goulots d'étranglement et exécuter des scénarios à la demande pour s'adapter au changement.
- Fusionner les approches descendantes et ascendantes de la planification des capacités et de la gestion des ressources.
- Disposer d'une fonction dédiée pour mener les activités de gestion des ressources et de planification des capacités
- Convenez des meilleures pratiques suivantes : établissement des priorités, analyse des hypothèses, adhésion de la direction.
- Bien estimer le projet et avoir de bons processus de soutien en place
- Utiliser le logiciel de gestion de portefeuille de projets pour optimiser leurs ressources
Caractéristique #1 : Les organisations matures ont un aperçu de ce sur quoi les gens travaillent, identifient rapidement les goulots d'étranglement et ont la capacité d'exécuter des scénarios de simulation à la demande pour s'adapter au changement.
La perspicacité et la visibilité sont les fondements de la gestion de la demande et de la capacité. Considérez ceci : Pouvez-vous facilement identifier : les produits ou les projets sur lesquels vos ressources travaillent, leurs compétences, les personnes qui restent sur le banc de touche ou celles qui pourraient se voir confier plus de travail qu'elles ne peuvent en assumer ? Si votre réponse est non, vous n'êtes pas seul.
Selon le rapport, un nombre surprenant d'organisations de produits considèrent le manque de visibilité sur les ressources comme l'une de leurs principales frustrations. Nous avons constaté que la visibilité et la prise en compte de certains domaines spécifiques du processus et de la technologie étaient directement corrélées à l'avancement de la maturité.
Au niveau de maturité le plus élémentaire ou ad hoc, la visibilité est pratiquement inexistante et les gestionnaires sont incapables de voir la charge de travail et les activités du point de vue des ressources ; ils n'ont donc pas une image claire de la capacité ou de la demande. En passant au niveau intermédiaire de l'échelle de maturité, ils obtiennent une visibilité de base sur ce sur quoi les ressources travaillent, mais ils ont une vue limitée sur le moment où les ressources redeviennent disponibles. Imaginez que vous essayez de doter en personnel une ligne de produits complexe et en expansion dans ces conditions (c'est peut-être votre réalité). Ce n'est pas facile et cela conduit à une variété de goulots d'étranglement et de surengagements.
Examinons d'autres pratiques d'organisations plus matures :
- Processus de planification
Les organisations matures disposent d'un processus de planification efficace avec une visibilité sur la demande au niveau des rôles avant que le travail ne soit engagé. Ils ont mis en place les processus et la technologie nécessaires pour permettre à chacun de saisir les informations de manière cohérente et reproductible. En fait, l'absence de processus est la principale cause de cette souffrance, mais elle diminue d'au moins 10-20% à mesure que les entreprises progressent sur l'échelle de maturité. En corrélation, le manque de visibilité diminue de 15-20% pour les entreprises plus matures. Ces processus peuvent inclure la manière et le lieu où les chefs de projet et les gestionnaires de ressources communiquent les informations, l'utilisation de feuilles de temps et l'état d'avancement par rapport aux délais du produit.
- Technologies
Sur le plan technologique, 60% des organisations à faible maturité ont déclaré que la cause sous-jacente de ce problème est leur dépendance à l'égard des feuilles de calcul et des outils de gestion de projet de base qui ne peuvent plus gérer la complexité des ressources auxquelles sont confrontées les organisations de produits d'aujourd'hui. Dans les entreprises à faible maturité, les informations restent dans la tête des responsables du développement de produits et des gestionnaires de ressources ou bien elles vivent dans des feuilles de calcul non intégrées sur leur bureau, offrant peu ou pas de visibilité sur la disponibilité et l'utilisation des ressources.
Alors que près de 70% des entreprises à faible maturité s'appuient sur des feuilles de calcul et des logiciels de projet de base, les entreprises les plus matures ont mis en place un logiciel de gestion de portefeuille de produits (PPM). Les entreprises qui utilisent un logiciel d'entreprise ont connu une amélioration de 27% et 22% de la visibilité sur la capacité et la demande respectivement.
- Gérer face à un changement constant
En lien avec le défi de la visibilité, le principal point douloureux pour 47% des participants à l'enquête est le problème du changement constant . C'est un autre domaine où les entreprises plus matures brillent par rapport au groupe de maturité inférieure. L'entreprise plus mature dispose non seulement d'une visibilité sur les ressources, mais aussi des données à la demande nécessaires pour réaliser des scénarios de simulation, ce qui lui permet de simuler l'impact des changements de priorités et des évolutions du marché sur ses ressources. Par exemple, si un concurrent introduit un nouveau produit sur le marché et que l'entreprise doit réagir, les dirigeants peuvent voir comment les décisions et les changements de ressources auraient un impact sur divers produits ou projets. Trop souvent, ces changements sont effectués sans tenir compte des effets en aval qui peuvent en résulter. Là encore, des approches similaires en matière de processus et de technologie sont nécessaires pour obtenir la visibilité et l'accès aux données en temps réel qui motivent les décisions commerciales.
La leçon à retenir est que la visibilité de est primordiale pour réussir et qu'il est possible d'y avoir un meilleur accès. Pour y parvenir, les entreprises ont besoin du bon logiciel, tel qu'une solution PPM, pour capturer les informations et d'un engagement à mettre en œuvre les meilleures pratiques et processus pour le faire de manière cohérente. Cet investissement est essentiel pour améliorer le délai de mise sur le marché et progresser dans le modèle de maturité.
Citations de participants qui ont bien résumé la situation :
"Lorsque nous avons commencé, nous avions un énorme problème de visualisation des données. Maintenant que nous disposons d'un logiciel et de processus, nous sommes en bien meilleure forme et nous travaillons maintenant à mûrir au-delà de la visibilité."
- Responsable de programme, société de produits de consommation
"Notre plus grand défi est de réagir à l'évolution de la demande, ce qui est très important. Il est en constante évolution et le planificateur moyen doit disposer des bons outils pour le gérer."
- Gestionnaire de programme - Grande organisation de ressources cliniques
Restez à l'écoute pour la #2 Caractéristique des organisations matures : Fusionner les approches descendantes et ascendantes de la planification des capacités et de la gestion des ressources.
J'aimerais avoir de vos nouvelles. Quelles sont certaines des méthodes que vous utilisez pour avoir un aperçu de ce sur quoi travaillent vos précieuses ressources ?
