Lorsque vous réfléchissez à la manière d'élaborer une analyse de rentabilité pour votre projet, vous devez prendre en compte de nombreux facteurs. Les plus importants d'entre eux sont de :
- Soyez concis, évitez d'utiliser trop de jargon et rendez-le intéressant pour votre public.
- Expliquer les objectifs du plan
- Démontrer comment votre projet apportera de la valeur à l'entreprise
- Décrire le processus de mise en œuvre
Gardez votre dossier commercial à portée de main
De nombreuses personnes pensent que l'élaboration d'un dossier commercial doit impliquer d'énormes classeurs contenant des rames de données financières, des analyses de risques et des projections. Bien que ces éléments soient importants, ils ne devraient pas occuper plus de quelques pages. En gros, vous devez être en mesure d'expliquer votre argumentaire en peu de temps, en ne livrant que l'essentiel de ce que les parties prenantes auront besoin de savoir. Si vous ne pensez pas pouvoir élaborer un dossier commercial sans surcharger votre public d'informations ou de jargon inutile, vous devriez peut-être repenser le dossier lui-même. Vous devez chercher à convaincre les parties prenantes en leur présentant les principes de base de l'analyse de rentabilité, et non en les embrouillant.
Une structure standard ressemblerait à ceci :
- Résumé
- Objectifs
- Statut actuel
- Avantages
- Évaluation des risques
- Limitations
- Ressources
- Plan de mise en œuvre
- Évaluation financière
- Gouvernance de projet
Définir les objectifs de votre analyse de rentabilité
Gardez votre public engagé en vous concentrant sur les principaux avantages de votre plan et en répondant aux questions de base. Présentez les points essentiels qui expliquent pourquoi votre analyse de rentabilité peut aider l'organisation et mérite l'attention. Par exemple, si vous avez découvert que le passage à de nouvelles forme de logiciel de gestion de projet pourrait se traduire par une augmentation de la productivité et de la responsabilité, alors vous pourriez vous concentrer sur l'apport à votre public des réponses qu'il recherche.
- Why?
- Les rapports, la mise à jour et la mesure des progrès occupent actuellement 35% du temps de nos chefs de projet.
- Quoi ?
- Les logiciels de gestion de projet basés sur le cloud peuvent augmenter l'efficacité de ces processus.
- Comment?
- Octroyer une licence pour le logiciel et présenter ses fonctionnalités aux membres de l'équipe.
- Quand ?
- À partir de la signature de la licence, le logiciel devrait être entièrement intégré aux équipes dans un délai de deux mois.
Construire un dossier commercial qui apporte de la valeur
La force motrice au moment de décider comment construire une analyse de rentabilité sera de savoir comment démontrer la valeur que votre projet apportera. Il est toutefois important de ne pas exagérer les données financières que vous présentez. La plupart des parties prenantes auront l'habitude de parcourir les rapports financiers pour y trouver les bases de l'analyse de rentabilité ou le résultat final en ce qui concerne la valeur, mais vous pouvez encore leur faciliter la tâche en extrayant les chiffres clés qui soutiennent votre argumentation et en les mettant en évidence sur une page d'analyse sommaire. Ce résumé doit énumérer :
- État actuel des coûts encourus
- Prix d'achat de la solution
- Coûts de la mise en œuvre
- Économies prévues
Définir le processus de mise en œuvre
Les parties prenantes concernées, si elles sont satisfaites de la manière dont vous avez construit votre plan d'affaires jusqu'à présent, voudront savoir comment il va être mis en pratique. Pour montrer que vous avez pensé à l'ensemble du processus, il est important d'avoir une une idée claire des coûts, chronologie et la gouvernance qui seront impliqués.
Savoir comment construire un dossier commercial signifie également avoir foi et confiance dans ce que vous livrez. Si vous êtes certain de vos informations et de votre vision de la manière dont elles aideront l'organisation, cette certitude rassurera votre public. Ainsi, il est essentiel de délimiter les étapes de manière concise pour élaborer un dossier commercial qui sera couronné de succès. Essayez de répondre aux questions suivantes pour votre analyse de rentabilité :
- Quand commencera-t-elle ?
- Qui doit signer ?
- Qui est chargé de superviser la mise en œuvre ?
- Quels sont les paramètres objectifs pour évaluer le succès ?
- À quel stade les rapports de suivi sont-ils dus ?
La plupart des gens, même ceux qui occupent des postes de direction, ne savent pas comment construire un dossier commercial qui réussira sa mission, à savoir convaincre votre public. En allant droit au but, en étant clair sur vos objectifs, en identifiant la valeur que le projet apportera et en expliquant la mise en œuvre avec clarté et confiance, vous serez déjà sur la voie de la construction d'un dossier commercial auquel on peut croire.
