Le monde est plein d'incertitudes et des territoires inexplorés se trouvent juste au prochain coin de rue pour de nombreuses entreprises. Il se trouve que nous sommes en territoire inconnu depuis plusieurs mois alors que le monde s'attaque à la pandémie sanitaire mondiale COVID-19. Le déplacement des ressources pour soutenir les opérations dans le climat actuel est rapidement devenu une nouvelle normalité pour de nombreuses entreprises. Mais dans quelle mesure votre stratégie de gestion des ressources est-elle adaptée à l'incertitude de ce qui vous attend, et soutient-elle toujours votre stratégie de portefeuille ? Que vous disposiez d'un système et que vous cherchiez à le faire évoluer rapidement, ou que vous envisagiez la gestion des ressources pour la première fois, les mêmes enseignements et les mêmes meilleures pratiques s'appliquent.
Rien qu'en considérant la pandémie actuelle de COVID-19, il est difficile de trouver un secteur industriel qui n'ait pas été radicalement touché. Qu'il s'agisse de services de soins de santé luttant directement contre la pandémie ou de services visant à soutenir la vie quotidienne, comme les fournisseurs de denrées alimentaires, les épiceries et les magasins de détail, les restaurants, les lieux de divertissement ou les chaînes d'approvisionnement et la logistique en coulisse, COVID-19 a créé un sentiment de bouleversement dans le monde entier ; laissant les entreprises dans des eaux inconnues et devant prendre des décisions meilleures et plus rapides juste pour survivre, car elles ne peuvent pas se permettre de gaspiller des ressources.
Dans un récent PWC enquête sur l'industrie manufacturière qui ont examiné les impacts du COVID-19, 41% des directeurs financiers ont cité les effets sur la réduction de la productivité des effectifs comme l'une de leurs trois principales préoccupations. Mais la gestion des pénuries de ressources pour soutenir la stratégie de portefeuille en ces temps incertains n'est pas exclusive à la fabrication. Pour faire face à la pénurie de ressources et à l'évolution des portefeuilles, il faut changer la façon de penser à votre stratégie de gestion des ressources et à la façon dont elle permet d'utiliser la technologie pour soutenir au mieux votre personnel.
La gestion efficace des ressources est toujours une tâche complexe : le faire avec des ressources limitées et des outils disparates peut devenir une bataille perdue d'avance, surtout dans le climat actuel. Le maintien des employés et l'affectation des bons projets avec les bonnes personnes au bon moment sont essentiels à la réussite de l'entreprise.
Les portefeuilles ont changé en raison des conditions actuelles
Pour rester dans le même exemple actuel, en réponse à COVID-19, de nombreuses entreprises disent avoir réorienté leurs projets et leurs ressources - en se concentrant sur le travail à domicile (surtout si les lieux de travail virtuels sont un nouveau concept pour leurs équipes). Maintenant que certaines choses semblent être mieux maîtrisées, les entreprises commencent à reprendre leurs activités - même si, en raison de la distanciation sociale, elles travaillent toujours avec une production et des opérations réduites ou suspendues dans certaines de leurs installations. Même si certaines entreprises peuvent reprendre les projets qui étaient stratégiquement alignés, pour beaucoup d'autres, ce sera un processus lent et il faudra envisager des projets plus courts et plus rapides. Cela poussera les équipes à devenir plus agiles pour permettre des changements d'orientation selon les besoins.
Vos ressources peuvent-elles suivre le rythme des projets en cours ?
Si votre entreprise avait des projets en cours avant la pandémie, il peut être presque impossible de les mener à bien avec les personnes dont vous disposez actuellement. Entre les membres de l'équipe en congé, temporaires ou permanents, il est probablement impossible de maintenir les exigences initiales du projet pré-COVID. Nous voyons également des clients et d'autres entreprises libérer leurs entrepreneurs. Ces entreprises réévaluent leurs portefeuilles pour voir ce qu'elles peuvent faire avec les maigres ressources qui leur restent.
Si l'on regarde vers l'avenir, la pandémie et les retombées qui en découlent pourraient avoir des conséquences qui menacent tous les projets dans le pipeline de votre entreprise. De plus, le leadership a, dans l'ensemble, réorienté son attention vers réinvention proactive à travers l'entreprise et ils vont identifier les projets qui peuvent rapidement économiser de l'argent ou augmenter les revenus. Cela entraînera naturellement de nombreux changements dans les priorités des projets et il est compréhensible que certains projets soient complètement supprimés. Lorsqu'il s'agit de prioriser les projets, cela peut être une cible mouvante à court ou moyen terme. Vos employés restants sont probablement déjà mis à rude épreuve, car ils sont ballottés d'un rôle ou d'un projet à l'autre. Une semaine, ils peuvent être une ressource à temps plein sur un projet et la semaine suivante, cette ressource peut être nécessaire sur un projet qui est soudainement devenu critique pour la mission. À l'avenir, au cours des trois mois, des six mois ou de l'année à venir, tout cela peut changer - et changer encore.
Le rôle du leadership dans le soutien des employés à travers les défis
Les sponsors du projet doivent se faire les champions du système de gestion des ressources afin d'encourager les employés à l'adopter, ce qui permet aux employés eux-mêmes d'en devenir les champions également. Le parrainage est essentiel sur les projets - et ceci n'est pas différent. Chaque projet a besoin d'un champion qui dit : "Je pense qu'il est important pour nous d'avoir accès à ce type d'informations, donc je soutiens cette initiative."
La patience et la compréhension sont essentielles pour reconnaître que les circonstances actuelles sont difficiles pour tout le monde. Les dirigeants doivent éviter de faire subir un stress inutile aux employés. Comprenez que chacun fait de son mieux avec des ressources limitées. Les dirigeants peuvent mieux soutenir leurs équipes de micro-projets en ces temps incertains en leur fournissant les bons outils pour augmenter leurs chances de réussite. La seule façon pour votre entreprise de gérer de façon réaliste plus de priorités avec des équipes moins nombreuses et plus petites est d'utiliser une technologie conçue à cet effet, comme les systèmes de gestion des ressources.
Planifier et communiquer une gestion efficace des ressources
Tout comme lorsque vous planifiez des portefeuilles de projets, vous devriez avoir un sponsor exécutif qui se fait le champion d'un système de gestion des ressources. De cette façon, votre sponsor peut aider à communiquer l'analyse de rentabilité, les avantages et le plan stratégique à tous les niveaux de votre organisation.
La création d'un plan de communication et de gestion du changement est importante car vous voulez mettre en évidence la façon dont le système va avoir un impact positif sur votre équipe - et non pas bouleverser leur monde. Vous devez vous assurer qu'ils comprennent que l'objectif est de leur faciliter la vie, et non de leur imposer davantage de stress. Cela aide les membres de l'équipe à comprendre l'importance du système de gestion des ressources. De plus, en s'assurant qu'il y aura des processus clairement définis, personne ne sera confus quant à la façon dont le système fonctionnera pour équilibrer sa charge de travail.
Une autre partie de la planification consiste à s'assurer que vous spécifiez les rôles et les responsabilités de chacun. S'il s'agit d'un gestionnaire de ressources, d'un gestionnaire de portefeuille ou d'un chef de BGP, il voudra savoir "ce que signifie un système de gestion des ressources pour mon rôle" et "quelles sont mes responsabilités dans ce système". Vous devrez être en mesure d'arriver à la table avec des réponses à leurs questions. Enfin, vous devrez établir et planifier la formation nécessaire pour chacun des rôles de vos employés.
La nécessité d'un système de gestion des ressources fonctionnant correctement
Les gestionnaires de projet comprennent ce qui doit être fait ; les gestionnaires de ressources connaissent la capacité de leurs équipes et ce dont ils disposent, et les gestionnaires de portefeuille sont les gardiens qui comprennent les demandes actuelles. Les gestionnaires de ressources sont en première ligne pour les questions difficiles. Ils agissent comme un bouclier pour les membres de leur équipe afin de s'assurer que personne n'est sur-affecté. Plus important encore, lorsqu'on leur pose la question, les gestionnaires de ressources doivent être capables de se projeter dans trois ou six mois et de répondre :
- Sur quoi travaillons-nous actuellement ?
- Quels projets ont été approuvés, mais n'ont pas encore commencé ?
- Sur quoi pouvons-nous travailler à l'avenir ?
Au fur et à mesure que les projets et les priorités changent, les gestionnaires de ressources devront procéder à la planification de scénarios, ce qui implique d'effectuer des analyses de type "what-if" pour améliorer l'allocation des ressources et répondre à des questions telles que :
- Devrions-nous poursuivre ce projet ?
- Qui puis-je garder sur ce projet ?
- Qui devons-nous retirer du projet ?
- Qui est indisponible pour les deux prochaines semaines ?
Un système de gestion des ressources doit être capable d'exécuter rapidement et facilement des scénarios qui aident un gestionnaire de ressources à répondre à toutes les questions relatives au ressourcement. Cela aide les dirigeants à avoir une vue d'ensemble et à prendre des décisions rapides et efficaces - mais une mise en œuvre réussie nécessite le soutien d'un sponsor exécutif.
Principaux avantages des systèmes de gestion des ressources efficaces
Satisfaction des employés
C'est l'un des principaux avantages d'un système de gestion des ressources bien conçu. Lorsque les employés savent sur quoi ils travaillent, ce qui s'en vient et leurs priorités, ils sont plus susceptibles d'être plus heureux et engagés. Tout ce qui concerne leur travail doit leur être exposé. Ils doivent savoir exactement quelles tâches sont prioritaires et peuvent être habilités à dites non aux demandes qui ne sont pas dans le champ d'application. Il est crucial d'établir ce système avec des valeurs et des intentions, afin que les individus de l'organisation n'aient pas l'impression que leurs patrons rôdent par-dessus leur épaule. Si vous aidez votre personnel à comprendre qu'un système de gestion des ressources est là pour fournir des données aux dirigeants afin de maintenir la portée des projets, d'empêcher les gens d'être surchargés de travail et d'améliorer la satisfaction générale au travail, les gens seront plus disposés à adopter un nouveau système.
Visibilité des ressources sans effort
Savoir quels membres de l'équipe sont affectés à quels projets et pour combien de temps est un facteur critique pour une stratégie de gestion des ressources réussie. Les systèmes de gestion des ressources aident également les équipes de projet à devenir plus agiles et à déplacer rapidement les ressources selon les besoins sans risquer de mettre en danger d'autres personnes, priorités ou délais.
Accès à des données fiables et en temps réel
La visibilité en temps réel de données exactes fournit des informations utiles, pertinentes et opportunes et facilite les décisions fondées sur les données. Dans l'un de mes rôles précédents, lorsque nous n'étions pas en mesure d'accéder à la veille économique, j'avais du mal à comprendre combien de temps nous consacrions aux projets par rapport au soutien et à la maintenance ou à déterminer si nous nous concentrions sur les bonnes choses. Les données aident vos chefs de projet et vos cadres à prendre des décisions plus éclairées, y compris les réponses aux questions telles que :
- Votre entreprise dispose-t-elle d'une capacité suffisante ?
- Est-il nécessaire d'augmenter votre personnel pour répondre aux initiatives actuelles ou proposées ?
- Si oui, à quoi cela devrait-il ressembler ?
- Combien de temps consacrons-nous actuellement aux projets ?
Un système de gestion des ressources fait un énorme travail pour que les gestionnaires de ressources puissent mieux gérer toutes les pièces mobiles. De plus, cela leur permet de fournir un meilleur aperçu aux chefs de projet et aux chefs d'entreprise. Ils peuvent rapidement évaluer les heures de ressources nécessaires, les coûts de main-d'œuvre et déterminer :
- S'ils ont trop de personnes dans une zone et pas assez dans une autre
- A quoi ressemble leur pipeline actuel
- S'il y a d'autres projets proposés dans une zone sans ressources suffisantes
- S'ils peuvent commencer à déplacer ou même à former des personnes dans les zones qui n'ont pas assez de capacité
- La façon dont un projet a été financé et réalisé.
Les systèmes de gestion des ressources doivent tenir un inventaire de tout ce sur quoi votre entreprise travaille - le tout regroupé en un seul endroit. Les systèmes de gestion des ressources doivent être un lieu unique pour planifier, identifier, documenter, allouer et gérer toutes vos ressources. Vous ne voulez pas avoir plusieurs feuilles de calcul, avec des listes de projets qui utilisent des sources externes ou devoir utiliser des méthodes manuelles pour lier le tout.
Les plus grands risques de ne pas avoir un système de gestion des ressources
Pour les entreprises qui n'ont pas mis en place un système de gestion des ressources, cela peut s'apparenter à un jeu de massacre. Les chefs de projet n'ont pas une idée claire de ce sur quoi chacun travaille, les employés ne sont pas sûrs de leur rôle ou de ce qui est prioritaire, et il n'y a pas de visibilité sur l'état des projets, les délais ou les coûts. Entre des employés surchargés et démotivés, des gestionnaires de ressources frustrés, une demande supérieure à la capacité des ressources et des projets bloqués ou en retard, le résultat est le chaos avec une insatisfaction des clients hors normes.
J'ai entendu plus de clients qui hésitaient à mettre en œuvre un système de gestion des ressources dire que l'environnement commercial incertain actuel les a incités à le faire maintenant. Les entreprises reconnaissent rapidement qu'elles ne peuvent tout simplement pas avoir des processus compliqués ou qui prennent des mois pour obtenir une approbation. Aujourd'hui, des perturbations telles que COVID-19 ont mis en évidence la nécessité de changer les choses beaucoup plus rapidement si les entreprises veulent survivre, et encore moins être compétitives et prospères.
Avant de poursuivre, il convient de rappeler que la gestion des ressources est déjà une tâche complexe : dans le climat actuel, elle peut devenir une bataille perdue d'avance sans la bonne technologie. La mise en œuvre d'un système de gestion des ressources peut faire toute la différence entre la réussite ou l'échec d'un projet ou d'une entreprise.
Vous envisagez un système de gestion des ressources ? Voici quelques conseils de mise en œuvre à prendre en compte
Avant de vous lancer à corps perdu, envisagez un pilote ou une preuve de concept en sélectionnant quelques projets et équipes pour modéliser les choses - je l'ai fait et d'autres clients l'ont également fait. Nous avons sélectionné quelques équipes dont nous pensions qu'elles pourraient signaler les inefficacités du nouveau système et du nouveau processus et nous aider à résoudre les problèmes avant de le déployer à l'ensemble du département ou de l'entreprise.
Soyez réaliste et donnez à un nouveau système suffisamment de temps pour être correctement évalué. Il peut s'écouler entre trois et six mois avant que vous ne compreniez à quel point il fonctionne efficacement pour votre organisation. Prenez ce que vous avez appris du pilote et apportez les modifications nécessaires avant de le mettre en œuvre dans d'autres groupes. Continuez également à suivre les progrès réalisés chaque trimestre. Veillez à noter ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Dans la mesure du possible, obtenez un retour d'information de la part de différents groupes et de personnes occupant des rôles différents, comme les dirigeants, les gestionnaires de ressources, les chefs de projet et les membres de l'équipe, puis organisez également des formations de recyclage pour les équipes.
Pour gérer efficacement vos ressources afin de soutenir votre stratégie de portefeuille en période d'incertitude, vous devez élaborer un plan solide pour modifier votre portefeuille en fonction des conditions actuelles. Il faut également que les dirigeants soutiennent mieux les employés dans leurs défis en leur donnant accès aux bons outils. Des outils comme les systèmes efficaces de gestion des ressources permettent aux employés d'accéder à des données fiables en temps réel pour équilibrer leur charge de travail. Ces outils permettent également d'accroître la satisfaction des employés et d'augmenter la visibilité des ressources à l'échelle de l'entreprise pour une meilleure prise de décision, notamment en cas de perturbation.
Kerry Good est stratège senior en matière de succès client chez Changepoint depuis avril 2018. Avant de rejoindre Changepoint, elle a passé près de 6 ans en tant que directrice du PMO informatique pour Adtalem Global Education, où elle a planifié, dirigé, suivi, géré les progrès, résolu les problèmes et géré le changement pour les équipes de gestion de projet à travers l'organisation. Au total, Kerry a plus de 20 ans d'expérience en gestion de projet et est titulaire d'un master en gestion de projet informatique de l'université DePaul, où elle a également enseigné la gestion de projet aux étudiants de premier et deuxième cycles.
Son expérience comprend : Faculté auxiliaire à l'Université DePaul ; directeur du PMO informatique chez Adtalem Global Education ; chef de projet senior chez DeVry Education Group (acq. Adtalem) ; et directeur du PMO, et directeur principal du développement des applications à l'Université de Chicago, Booth School of Business.
