En tant que chef de projet, la façon dont vous planifiez le temps est d'une importance capitale. Stratégies de gestion du temps peut tout inclure, de la règle 20/80 à la compréhension de vos employés, en passant par la réduction des tâches, l'évaluation des dépendances et la prise en charge des responsabilités les plus difficiles en premier. Gérer le temps tout en équilibrant un million d'autres tâches est la raison pour laquelle la gestion de projet est un poste aux multiples facettes.
Si vous avez des problèmes avec votre emploi du temps, n'ayez crainte ! Il existe toute une série de techniques qui peuvent être utilisées pour maîtriser votre journée et mieux profiter de votre temps.
Les stratégies de gestion du temps et la règle 20/80 Règle
Concept courant dans la gestion de projet, la règle 20/80 (également connue sous le nom de Principe de Pareto) stipule que 20% du travail produira 80% des résultats. Par conséquent, pourquoi ne pas identifier et vous concentrer sur l'achèvement de cette section du travail en premier ? L'intérêt de ce principe est qu'il vous rappelle de vous concentrer sur les 20% de tâches qui comptent et de ne pas vous laisser distraire par la microgestion.
Connaître son personnel
Avez-vous des freelances ou des personnes travaillant à l'international sur votre projet ? Comment gérez-vous le temps si tout le monde n'a pas le même horaire ? L'entreprise moderne peut être étirée sur tous les terrains, mais ce n'est pas une excuse pour qu'un chef de projet ait de mauvaises compétences en matière de gestion du temps. Comprendre dans quels fuseaux horaires vit tout le monde vous aidera à mieux programmer les réunions, à fixer de meilleurs objectifs de performance et à gérer les attentes.
Tâches réduites pour les stratégies de gestion du temps
Les stratégies efficaces de gestion du temps impliquent également la capacité de décomposer les tâches en bouchées plus digestes. Plus vous consacrez de temps à votre structure de répartition du travail (WBS), plus il sera simple de voir la situation dans son ensemble.
Lorsque le travail est décomposé en petits morceaux, il est plus facile d'estimer le temps qu'il faudra pour accomplir les tâches. Par exemple, si une tâche peut être décomposée en une journée, au lieu d'une semaine, cela facilite la gestion d'un planning autour de cette tâche. Veillez à ne pas trop décomposer les choses au point de prendre plus de temps pour gérer la tâche que pour la réaliser.
Réévaluer les dépendances
Les stratégies de gestion du temps comprennent également la capacité à réévaluer en permanence le calendrier du projet et à déterminer où se trouvent les dépendances. Toutes les tâches ne doivent pas être effectuées dans l'ordre, et certaines peuvent être réalisées conjointement. Passez un peu de temps à travailler sur les dépendances de votre projet et évaluez tout ce qui peut être exécuté simultanément pour gagner du temps. Cela vous permettra également de mieux comprendre vos besoins en ressources à tout moment, ce qui vous aidera à planifier plus efficacement.
Les choses difficiles d'abord
Vérifiez périodiquement votre liste de tâches et essayez de travailler d'abord sur les tâches les plus complexes. Par conséquent, si votre temps est compté, les tâches les plus faciles seront les seules qu'il vous restera à accomplir. De plus, les parties prenantes s'intéressent généralement aux tâches les plus précieuses pour être achevé le plus rapidement possible, donc le respect de cette norme est une double victoire. En général, lorsque les petites tâches sont en retard, les gens sont un peu plus indulgents sur le calendrier.
Les meilleures stratégies de gestion du temps pour les chefs de projet peuvent varier en fonction de ce qui fonctionne le mieux pour vous. Il existe une multitude de méthodes pour gérer non seulement une équipe, mais aussi votre temps personnel.
Lorsqu'il s'agit d'être ponctuel sur un projet, la règle 20/80, l'évaluation des dépendances, la connaissance de votre équipe, la décomposition des tâches et le fait de s'attaquer d'abord aux tâches complexes est un très bon début. En définitive, une gestion efficace du temps est une question de stratégie et de planification. Tant que vous avez le timing quelque part dans votre assiette comme un processus continu, et utilisent un logiciel de gestion de projet d'entreprisevous serez rarement surpris par des retards dans les délais.
