De nombreux départements de marketing et de plus petits groupes fonctionnels sont en train d'optimiser leurs processus pour le travail à distance. Ils sont en mode introspectif, évaluant comment ils peuvent continuer à être productifs et rester connectés sans bureau du siège, salles de conférence ou salle de pause. La transition vers une main-d'œuvre plus éloignée n'est pas un concept nouveau, c'est une tendance dans certaines industries et départements depuis des années maintenant, mais COVID-19 a certainement accéléré cette tendance.
Comme toute initiative de gestion du changement, il n'y a pas de "date de fin" spécifique pour ce type d'exercice. Il s'agit plutôt d'un voyage qui comprend une variété d'approches. Expérimenter de nouvelles technologies, apprendre de nouvelles habitudes de travail ou essayer de nouvelles stratégies. Tout comme les individus se développent par l'apprentissage, les entreprises et les équipes de personnes le font aussi.
Planview AdaptiveWork Go est un système basé sur le cloud, et il est donc bien adapté aux équipes dispersées dans le monde entier et aux effectifs entièrement distants. Cependant, il y a quelques choses que les équipes de marketing peuvent faire avec Planview AdaptiveWork Go pour se mettre en place pour une meilleure productivité et connectivité pendant cette période.
Établir de nouvelles bases
Le meilleur premier pas dans ce cas est un pas en arrière. Cela peut sembler évident, mais prenez un peu de recul et assurez-vous que toute votre équipe a accès au système. Vous pouvez même inviter des "invités" dans votre instance Planview AdaptiveWork Go. Il peut s'agir d'autres parties prenantes du projet en dehors de l'équipe de marketing ou d'entrepreneurs qui participeront aux travaux.
Envisagez de configurer vos espaces de travail Planview AdaptiveWork en plusieurs tableaux, en fonction du groupe fonctionnel qui effectuera les tâches associées. Dans l'exemple vidéo ci-dessus, deux équipes travaillent sur une Newsletter. L'espace de travail de la newsletter est divisé en deux tableaux, un pour le "Contenu" et un pour la "Production". En divisant les tableaux de cette façon, chaque équipe fonctionnelle peut se concentrer sur les tâches auxquelles elle est affectée et en assurer le suivi. Pourtant, en conservant les deux tableaux dans le même espace de travail, les responsables peuvent toujours voir le récapitulatif des tâches pour l'ensemble du projet.
Tirez parti de toutes les fonctionnalités
Les étiquettes dans Planview AdaptiveWork Go sont un excellent moyen de marquer différentes tâches par flux de travail. Une équipe de marketing pourrait étiqueter ses tâches avec des étiquettes telles que Social, Creative, Events et Digital. Considérez-les comme des classeurs de rapports, afin que les directeurs de chaque secteur puissent facilement voir une liste de toutes les tâches assignées à leurs équipes sur tous les projets, et donc voir les performances de leurs équipes.
Vous avez besoin de suivre plusieurs échéances critiques ? Pas de problème ! Vous pouvez utiliser la fonction Jalons pour identifier facilement les tâches qui risquent de retarder votre échéance. Dans l'exemple du bulletin d'information, des jalons ont été fixés pour la conception de la mise en page, la première version prête à être révisée, l'approbation de la copie finale et la publication. Toutes les tâches de l'espace de travail du bulletin d'information, dans les tableaux de contenu & et de publication, sont affectées à 1 de ces 3 jalons. En tirant parti des Jalons, le chef de projet reste informé de l'état d'avancement du projet et identifie les tâches qui nécessitent plus d'attention afin de respecter les délais.
Les listes de contrôle des tâches sont un moyen important et utile d'attribuer des sous-tâches spécifiques à des personnes. Chaque bulletin d'information a besoin d'une mise en page par exemple, il y a donc une tâche principale dans le panneau de contenu pour "Conception de la mise en page". Au sein de cette tâche principale, il y a une liste de vérification des sous-tâches qui doivent toutes être réalisées avant que nous puissions considérer que la tâche principale du Layout Design est terminée. En marquant une personne à chaque sous-tâche, les bonnes personnes sont notifiées chaque fois que la tâche principale est modifiée, et les membres de l'équipe peuvent voir toutes les tâches et sous-tâches dont ils sont responsables sur plusieurs projets et prioriser leur travail quotidien en conséquence.
Remote & Les employés dispersés dans le monde entier n'ont pas le luxe de travailler dans la même pièce que leurs collègues. Ils ne peuvent pas simplement "passer" au bureau d'un membre de leur équipe ou au bureau de leur patron pour poser une question rapide. Cependant, Planview AdaptiveWork Go fournit un flux "Activités" sur la vue des tâches qui permet aux personnes affectées à des tâches spécifiques de collaborer à un plan d'action pour chaque tâche séparément, faisant progresser les tâches vers leur achèvement.
La fonction Activité agit également comme un système d'enregistrement pour toutes les mises à jour opérationnelles liées à la tâche, en capturant non seulement tous les messages envoyés, mais aussi toutes les modifications apportées aux champs de la tâche tels que les étiquettes, les affectations, les dates d'échéance et la priorité.
Intégration d'autres systèmes
Planview AdaptiveWork Go peut être intégré à d'autres systèmes largement utilisés tels que Salesforce (via Zapier) et directement avec Microsoft Teams et Zoom, ce qui renforce les avantages d'une productivité et d'une connectivité accrues lorsque les équipes travaillent à distance.
Microsoft Teams: Cette intégration native permet aux organisations de gérer leur travail directement dans MS Teams, d'effectuer des actions liées aux tâches dans MS Team Chat, et d'envoyer/recevoir des notifications afin que les collègues ne manquent jamais une mise à jour importante.
Zoom: Cette intégration aide les travailleurs à rester au courant de tout leur travail grâce à des mises à jour en temps réel, des captures d'enregistrement et des commandes dans le chat. Les contributeurs du projet peuvent être notifiés lorsqu'il y a des mises à jour des Tâches. Ils peuvent créer une nouvelle tâche Planview AdaptiveWork Go directement depuis Zoom Chat et créer une nouvelle réunion Zoom et l'associer à une tâche spécifique dans un espace de travail spécifique.
