Que vous soyez un chef de projet professionnel ou "accidentel", le fardeau de l'évaluation des solutions logicielles tombera probablement sur vos épaules à un moment donné de votre carrière. Je parle de charge et non de responsabilité, car la pression à fournir est réelle, la visibilité parmi les parties prenantes exécutives est élevée et la gestion du changement est un processus délicat à naviguer.
Alors comment s'engager avec succès dans un processus d'évaluation, de sélection et de mise en œuvre d'un logiciel choisi ?
Évaluation : Échec 60%-70% avec une approche Bottoms Up
Traditionnellement, les personnes dans votre position ont suivi un processus ascendant - s'engageant dans une étude de marché de haut niveau, demandant aux fournisseurs des démonstrations, interrogeant les utilisateurs finaux potentiels et développant des matrices d'exigences exhaustives - avant de s'asseoir avec votre sponsor exécutif pour comprendre le soutien à l'initiative et la faisabilité du budget disponible pour un achat.
Le résultat dominant de cette approche Bottoms Up est une perte de temps considérable et l'absence d'achat de logiciels. Nos statistiques internes montrent un taux d'échec de l'ordre de 60%-70% dans ce type d'évaluations pour l'achat de n'importe quel logiciel, et pas seulement de notre famille d'applications Planview.
La voie la plus fructueuse, décrite dans notre récent webinaire , est une approche descendante qui aligne le parrainage des cadres plus tôt dans le processus. Cette approche jette un regard sur la valeur en fonction des données, aborde ce qui est important pour votre entreprise et évalue le retour sur investissement ou d'autres mesures requises pour un alignement réussi de la direction et des parties prenantes. Ce faisant, vous faites passer vos efforts de la compilation de matrices d'exigences abstraites à la discussion de résultats commerciaux tangibles qui feront avancer votre entreprise.
Sélection des fournisseurs : Les pièges à éviter
Les défis communs à l'évaluation des logiciels comprennent l'identification des besoins les plus prioritaires de votre organisation, l'analyse du marché, la facilitation d'un processus de sélection efficace, l'obtention du financement et l'adoption par l'utilisateur final.
Vous trouverez ci-dessous les pièges recommandés à éviter au cours de votre processus de sélection.
Écueil 1 : Essayer de satisfaire tout le monde
La recherche d'une solution unique conduit souvent à des résultats non optimaux. Les RH, le marketing et les finances ont peut-être déjà un système en place, mais les chances que ce système réponde à vos besoins les plus prioritaires si vous êtes dans l'informatique ou le PMO sont minces.
Pourquoi ? Parce que vous êtes formellement formé à la gestion de projet et qu'ils ne le sont pas.
En outre, si vous vous attendez à ce qu'une solution ITSM fonctionne comme une solution PPM, vérifiez d'abord avec les analystes. Gartner a publié un excellent article intitulé : Be Wary if Buying an ITSSM Tool to Use Beyond ITSM 2.0 pour ceux d'entre vous qui sont poussés à sacrifier les capacités de base de la GPP et de la gestion des ressources parce que certains de vos collègues pensent qu'un système de ticketing ou de help desk peut faire office d'application de gestion de portefeuille, de gouvernance et de ressources.
Piège 2 : Laisser les émotions dicter votre décision
Ne vous laissez pas distraire par les objets brillants ou les interminables "cloches et sifflets" que vos utilisateurs finaux n'utiliseront jamais. Restez simple. Vous devez vous assurer que vous vous en tenez à ce qui est le plus applicable à votre organisation. Concentrez-vous sur les données plutôt que sur les émotions, sur les résultats plutôt que sur les caractéristiques et sur le retour sur investissement plutôt que sur l'interface utilisateur.
Écueil 3 : Réticence à "arrêter" le processus
Il est normal de dire "non" à un vendeur. Vous l'avez entendu ici.
Vous pouvez également interrompre votre évaluation et éviter à vos collègues de perdre un temps précieux s'il n'est pas possible d'effectuer un achat dans un avenir proche. Vous pouvez faire de votre mieux pour créer une lame de fond si tel est votre choix, mais n'oubliez pas que 60%-70% de votre temps et de vos efforts n'aboutiront pas à un achat. Fixez donc des attentes réalistes, tant en interne qu'en externe.
Établir un partenariat avec un fournisseur
Si vous avez un calendrier spécifique à respecter, n'oubliez pas qu'en interne, il y a probablement un processus à suivre (approvisionnement, sécurité, juridique, enregistrement des fournisseurs, allocation budgétaire) en conjonction avec votre sélection de fournisseurs qui aura un impact sur votre objectif de mise en service.
Découvrez comment votre organisation achète des logiciels afin d'avoir une longueur d'avance.
Enfin, lorsqu'il s'agit de s'engager avec les vendeurs, gardez à l'esprit ce que nous, en tant que vendeurs, essayons de déterminer :
- Quelle est la gravité de cette perspective? Nous voulons savoir si votre organisation est en mode éducation ou plus sérieuse quant à l'achat de logiciels.
- Est-ce que ce sera une bonne utilisation de mon temps? Nous allouons également des ressources rares (contrairement à la croyance populaire) et devons, comme vous, tenir compte du coût d'opportunité, des compromis et de l'escalade de l'engagement. Respectez ce fait et recherchez de vrais partenaires qui se soucient de vous et sont prêts à investir du temps pour vous faire réussir.
- Avons-nous un accord? Les vendeurs veulent que vous tiriez profit de votre achat. Nous pensons que vous vous souciez de votre profession et que vous êtes passionné par l'utilisation d'outils qui feront progresser votre carrière et aideront votre entreprise à innover. Plus tôt nous pouvons vous aider à réaliser cette valeur, mieux c'est pour toutes les parties concernées.
Pour plus de détails sur The Art of Evaluating PPM Software, regardez la présentation complète dans notre webinaire à la demande . Ne passez pas des mois à évaluer des solutions que vous n'aurez jamais l'occasion d'utiliser.
