![Adopter des techniques de marketing agiles [Interview] : Planification du sprint, rétrospective, SCRUM](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2016/04/agile-marketing-techniques-scrum-retrospectives-sprint-planning-750x340-750x340.jpg)
Que vous essayiez de lancer un nouveau produit ou de déployer un site Web, vous n'avez guère le temps de chercher dans les courriels ou de planifier des réunions pour faire le point sur l'état des projets et des produits livrables. La demande d'une meilleure technologie n'est plus un luxe, mais une nécessité dans le monde de plus en plus connecté d'aujourd'hui. De nombreuses organisations de marketing adoptent des méthodes de marketing agiles comme la planification de sprint, la rétrospective et SCRUM, ainsi que la bonne solution technologique.
Dans ce billet, j'interviewe le directeur du marketing d'une grande entreprise de logiciels, qui raconte comment son organisation marketing est passée d'un système de tickets offrant peu de visibilité sur le travail et les ressources à une approche marketing agile. Nous discuterons de certains des défis auxquels l'équipe a été confrontée, et des mesures prises pour améliorer l'ensemble de la livraison du projet et de la communication. Commençons.
Où était votre organisation marketing avant l'adoption de la méthode agile ?
"Le marketing avait deux équipes principales, la génération de la demande et les services Web et créatifs. Nous avons utilisé un système de tickets traditionnel pour accepter les demandes de travail de l'équipe de génération de la demande, du marketing d'entreprise et d'autres équipes interdépartementales, notamment les ventes et la gestion des produits. Ces tickets comportaient les détails standard tels que les dates d'échéance et d'autres champs pour nous aider à trier la liste. En général, nous avons 120-150 demandes de tickets - toutes dans une longue liste. Il était difficile de voir et de fixer des priorités, et encore moins de comprendre la charge de travail complète de chaque membre de l'équipe. Les tickets se perdaient lorsqu'ils passaient d'un attributaire à un autre ou d'un statut à un autre. Le demandeur initial a souvent eu du mal à suivre tout ce qu'il avait demandé. Personne ne pouvait voir l'intégralité des travaux demandés. Le simple fait de repousser les dates d'échéance de 100 cartes donnait l'impression que tout devait être précipité en priorité."
"Les tickets arrivaient tous chez un gestionnaire central, qui peaufinait les détails et assignait ensuite des tâches aux membres de l'équipe. Toutes les communications se sont faites par le biais d'emails. L'autre problème était qu'il existait plusieurs styles de documentation et de planification du projet au sein de l'équipe, avec peu de cohérence dans les processus. Nous savions que quelque chose devait changer."
Quelles méthodes cherchiez-vous à utiliser pour améliorer les processus ?
"Nous avons envisagé de créer un ensemble de modèles et de normes à utiliser pour documenter les projets et les campagnes. Nous avons pensé que si nous avions un processus cohérent, cela nous rendrait plus efficaces. Nous avons créé des formulaires SharePoint et des lecteurs réseau partagés pour les documents. Nous avons essayé d'utiliser les calendriers MS Project et SharePoint pour aider à la visibilité. En utilisant la méthode plus traditionnelle de planification en cascade, nous avons créé des plans de projet massifs pour ensuite nous rabattre sur des feuilles de calcul et des tickets. Les listes de contrôle et les tableaux blancs sont devenus le visuel des éléments nécessaires à un projet."
Pourquoi avez-vous choisi une approche de marketing agile ? Quelles sont les caractéristiques qui vous ont attiré ?
"Le marketing agile nous a permis de diviser les projets en segments temporels plus petits, afin de pouvoir planifier ce qui allait arriver et fixer les priorités en conséquence. Cela nous a également donné la possibilité de réaliser des projets par phases. Cela signifie que nous pouvions sortir les choses, voir comment elles fonctionnaient et apporter des changements ou des modifications très rapidement. En utilisant les tableaux Kanban, nous avons gagné en visibilité sur ce qui était nécessaire au cours du prochain sprint de deux semaines. Nous pourrions alors nous concentrer sur les tâches à accomplir. Enfin, le fait de pouvoir voir la progression dans les colonnes d'état pour toute l'équipe nous a donné la visibilité à l'échelle du département dont nous avions besoin pour faire notre travail plus efficacement."
Comment avez-vous commencé à vous occuper de la transition/gestion du changement du marketing agile ?
"Du point de vue de la gestion du changement, il a été utile que notre vice-président du marketing et notre vice-président exécutif des produits soutiennent cet effort de changement et aident à communiquer l'importance de l'adoption de cette nouvelle initiative à travers le marketing. Nous avons également effectué des recherches sur les différents éléments de la méthode agile et fait appel à un expert en développement agile pour discuter des méthodes agiles de base et de la manière dont elles pourraient être mises en œuvre dans une organisation de marketing. Nous avons discuté des options et pris une décision inter-équipes. Nous avons mis en œuvre la méthode agile avec des sprints de deux semaines et avons tenu nos réunions d'examen, de rétrospective et de planification toutes les deux semaines. Nous avons également programmé des réunions SCRUM quotidiennes, ce qui a permis de maintenir l'ordre des priorités et de susciter une meilleure communication."
Comment avez-vous ajusté le processus en cours de route ?
"La rétrospective était notre point central pour les changements de processus. Nous passerions en revue les commentaires précédents pour déterminer si nous avons abordé tous les problèmes. Après avoir passé en revue le dernier sprint, nous faisions le tour et donnions à chacun l'occasion de s'exprimer sur ce qui s'était bien ou moins bien passé. Comment pourrions-nous nous améliorer ? Quels processus devaient être modifiés ? Avec un groupe passionné, nous avons eu des opinions fortes et des discussions animées, ce qui a finalement permis à notre équipe de mieux fonctionner dans son ensemble. Au fur et à mesure que le temps passait et que les sprints se terminaient, chaque rétrospective devenait de plus en plus courte. Il y avait moins de problèmes et tout le monde disait 'cela fonctionne vraiment bien', parce que c'était le cas."
Alors, comment le marketing agile a-t-il évolué et quels sont certains de ses avantages ?
Nous avons commencé par un processus agile plus "formel", puis nous avons développé notre propre style. L'équipe ferait des suggestions et donnerait son avis sur les changements. Nous avons maintenant une meilleure visibilité de la charge de travail totale de l'équipe. Nous pouvons fixer et ajuster les priorités pour répondre aux changements facilement. Notre charge de travail a en fait augmenté, mais le niveau de stress et la lutte contre les incendies d'urgence ont beaucoup diminué. On ne peut pas faire mieux que ça."
Quels sont vos conseils pour une équipe de marketing qui débute avec le marketing agile ?
"Il est important de commencer par votre équipe de direction et d'obtenir le soutien de la haute direction pour ce type de changement. Cela devrait être la partie facile car la plupart des cadres souhaitent une meilleure communication, une meilleure visibilité, une meilleure efficacité et moins de stress. Une fois que vous les avez embarqués, vous devez organiser une réunion de lancement pour présenter les différents éléments d'Agile et enseigner les bases. C'est une excellente idée de faire appel à un expert externe en Agile, si vous en avez un. Soutenir l'équipe de direction avec une voix extérieure donnera de l'importance et de la crédibilité au projet."
"Lors de ce coup d'envoi, je suggère de commencer par discuter du processus et des réunions qui doivent avoir lieu et pourquoi les organiser. Remarquez, je n'ai pas dit de leur indiquer le processus à suivre. Laissez l'équipe imaginer comment le processus agile fonctionnera pour elle. Car plus les membres de l'équipe s'impliquent, meilleurs seront les résultats de l'adoption. Et vous devez toujours garder à l'esprit que, agile étant agile, rien n'est permanent. Faites ce qui fonctionne pour l'équipe et soyez ouvert au changement. Par exemple, nous avons essayé une approche des cartes pour un seul Sprint, lorsque cela n'a pas fonctionné, nous avons arrêté. Vous devriez également consacrer plus de temps au début du processus pour la rétrospective. Prenez beaucoup de notes, partagez-les, examinez-les, proposez des options et personnalisez Agile pour votre équipe - c'est là tout l'intérêt."
Quelle technologie l'équipe utilise-t-elle pour faire du marketing agile une réalité ?
"Nous avons essayé quelques outils en ligne. Certains étaient bons pour les petites choses, mais nous les avons rapidement dépassés. Nous utilisons Planview Projectplace pour gérer nos projets, les mises à jour de statut et les tableaux Kanban pour gérer notre pratique du marketing agile maintenant."
Pourquoi l'équipe a-t-elle choisi un logiciel de collaboration de projet ?
"À tout moment, l'équipe a près d'une centaine de tâches à accomplir - dans le cadre de projets multiples sur plusieurs marchés et dans plusieurs régions géographiques, et nous travaillons avec des parties prenantes internes et externes. ProjectPlace nous donne la plateforme pour collaborer, communiquer et gagner en visibilité afin que nous puissions établir correctement nos priorités. Les membres ont également pu utiliser l'application mobile via leur téléphone ou leur tablette pour vérifier l'état d'avancement d'un projet. Les membres m'ont dit que l'application mobile leur procure la tranquillité d'esprit en sachant que le projet avance, même lorsqu'ils ne sont pas au bureau."
"De loin, les tableaux Kanban sont la partie préférée de l'outil de gestion de projet. Les membres peuvent voir tous les travaux dans lesquels l'équipe est impliquée pour un projet et voir instantanément le statut. Si les priorités changent, nous pouvons déplacer les cartes, ajouter des commentaires ou changer les dates. Nous tenons une réunion quotidienne au cours de laquelle nous passons en revue le tableau, attribuons des cartes si nécessaire et fixons les priorités de la journée. L'important, c'est que nous regardons tous le tableau comme une équipe - une vraie visibilité, un changeur de jeu."
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