En matière de rapports, les organisations ont souvent du mal à élaborer des rapports qui soient à la fois faciles à digérer et très informatifs. Cet équilibre est délicat à trouver, car les équipes veulent être en mesure de communiquer les données qui comptent le plus. Mais siphonner toutes ces données dans des feuilles de calcul peut prendre beaucoup de temps et aboutir à des résultats médiocres. Faire progresser les capacités des rapports complexes pour améliorer la prise de décision est quelque chose qu'Emilie Graveline d'Agropur ne comprend que trop bien, et c'est pourquoi elle est la première à être présentée dans notre série qui met en lumière les femmes leaders dans la technologie.
Dans cette série de blogues, nous présenterons les femmes en technologie de divers secteurs qui font une différence au sein de leur organisation et nous aurons des conversations franches sur leurs réalisations et leurs succès qui font une différence majeure dans leurs entreprises au quotidien.
Pour donner le coup d'envoi de la série, nous nous sommes entretenus avec Emilie Graveline d'Agropur, qui ouvre la voie à l'amélioration des rapports et à une meilleure prise de décision au sein de son organisation. Passons directement à l'interview sur la manière dont elle conduit ce changement.
Quel est votre rôle au sein de l'EPMO ?
En tant qu'analyste du soutien et des améliorations chez Agropur, mon équipe et moi sommes responsables de l'administration générale de Planview® Portfolios- notre solution de gestion de portefeuille et de ressources à l'échelle de l'entreprise - et nous nous assurons qu'elle soutient efficacement nos processus et procédures stratégiques. Nous sommes responsables de l'établissement et de la communication des meilleures pratiques en matière de gestion de projet, de la formation des utilisateurs finaux, ainsi que de la création et du partage de rapports et de tableaux de bord pour chaque niveau de gestion, afin de les aider dans leurs décisions relatives aux projets.
Qui sont vos parties prenantes et comment les faire participer pour comprendre les résultats souhaités ?
Nos parties prenantes ont divers niveaux de maturité en matière de gestion de projet et s'intéressent à divers types de données pour prendre leurs décisions. Certains utilisent les données pour gérer leurs équipes et leur charge de travail à un niveau très granulaire et ont besoin de visuels montrant les tâches du projet et les efforts des ressources pour soutenir leurs réunions hebdomadaires. Certains utilisent des feuilles de temps pour examiner les efforts passés, mais en réservant simplement des ressources sur des projets, il est possible d'obtenir des informations importantes sur notre capacité à réaliser des projets. À l'autre extrémité, nous avons la direction qui demande des tableaux de bord qui montrent un résumé des projets. Nous fournissons des rapports d'une page indiquant les projets à risque, la priorisation des nouveaux projets et l'état de santé des grands projets.
Comment l'organisation utilise-t-elle les données que vous fournissez ?
Nous créons et publions des rapports pour les mettre à la disposition de différents publics. Par exemple, l'EPMO dirige des comités de gouvernance où la priorisation des projets et la gestion des capacités sont examinées. Nous élaborons des rapports pour soutenir l'analyse en temps réel pendant les réunions. Notre analyse KPI du temps de mise sur le marché est un exemple d'informations que nous prenons dans Planview (dates des portes) et que nous transformons pour mettre en évidence les tendances et faire des comparaisons.
Nous procédons également à une analyse croisée des bases de données (car la plupart de nos informations financières sont stockées dans Oracle) pour évaluer l'état des projets d'un point de vue financier. Les rapports PowerBI nous permettent d'avoir une image complète en rassemblant tout cela.
Expliquez l'intérêt de garder les visualisations simples. En quoi le fait de montrer moins de données dans une sortie donnée est-il utile ?
Nous le savons lorsque nous partageons un rapport contenant trop de données, car nous allons recevoir une tonne de questions sur la signification de chaque visuel et sur la provenance des données.
La clé est de se concentrer sur l'action à entreprendre en rapport avec un ICP spécifique. Au lieu de montrer une image complète mais confuse d'un portefeuille, nous préférons mettre en évidence uniquement des aspects spécifiques des projets et nous assurer que les informations principales sont comprises.
Nous avons trouvé qu'il était préférable de séparer les informations par thème sur différentes pages du rapport, afin que chacun comprenne l'objectif du rapport et ce qui doit être fait en fonction des informations qui s'y trouvent.
Comment l'application de la couleur au formatage physique des données améliore-t-elle la façon dont les rapports sont consommés ?
Nous avons découvert que le fait de correspondre à la nouvelle identité de marque et aux couleurs de l'organisation donnait de la crédibilité à nos rapports. Les gens pensent naturellement que les données sont plus à jour et plus fiables lorsqu'elles sont présentées dans un modèle qu'ils ont l'habitude de voir et avec lequel ils travaillent.
Faut-il être un expert pour analyser des données dans PowerBI ?
Vous n'avez pas besoin d'être un expert pour commencer à utiliser PowerBI. Notre équipe n'avait aucune expérience en matière de développement informatique ou de logiciels BI. La plateforme Power BI est conviviale, et si vous avez des difficultés avec les "parties techniques", il existe des options pour vous aider à démarrer :
- Sqlbi.com propose un cours Introduction aux formules DAX . Cette solution est parfaite pour vous si vous devez créer des mesures et dériver des informations à partir des données brutes de Planview.
- Le forum Power Bi est utile lorsque vous rencontrez un message d'erreur ou si vous souhaitez obtenir des conseils et des astuces pour jouer avec les visuels.
- Planview Customer Success Center est un must pour obtenir tout le how-to sur les connexions de données et les façons de partager vos rapports.
Où recommanderiez-vous de commencer avec Power BI et la visualisation de données ?
Vous n'avez pas besoin d'attendre d'avoir une base de données parfaitement propre pour commencer. Commencez par vous demander quelle est la situation que vous voulez mettre en lumière ou à laquelle la direction voudrait donner suite. Ensuite, élaborez un rapport démontrant justement cela et partagez-le avec un groupe dans votre organisation. Il y a de fortes chances qu'ils réagissent comme nos collègues, et vous obtiendrez deux résultats.
1) Les chefs de projet verront des données inexactes et apporteront les modifications appropriées dans Planview Portfolios pour refléter ce qui se passe réellement avec leurs projets.
2) Les chefs de projet verront le type d'informations dont ils disposent et reviendront vers vous avec plus de détails, d'exigences et de besoins. Ensuite, vous pouvez simplement itérer sur cela et le partager avec un nouveau groupe.
Si vous pouviez revenir au début de votre mise en œuvre de PowerBI, que feriez-vous différemment en fonction de ce que vous avez appris et de ce que vous savez maintenant ?
Lorsque nous avons commencé, nous voulions montrer à tout le monde chez Agropur à quel point PowerBI est génial, et nous avons créé des rapports personnalisés pour beaucoup de gens, puis nous avons réalisé la quantité de travail que cela représentait de les maintenir. Maintenant, nous nous concentrons davantage sur la création de rapports qui soutiennent la vue d'ensemble, des rapports qui sont beaucoup plus standard et qui seront utilisés par une majorité. Nous essayons de réduire au maximum les rapports que nous devons mettre à jour manuellement. Nous créons constamment de nouvelles vues et de nouveaux visuels, mais notre objectif est de les construire de manière à ce qu'ils puissent être mis à jour automatiquement par le biais d'un flux de travail ou seulement une fois par mois.
Comment était-ce de mener cette initiative et comment la voyez-vous pour l'avenir ?
Au début, nous utilisions PowerBI pour croquer nos données brutes, mais nous les partagions ensuite avec des captures d'écran dans des présentations PowerPoint. Maintenant, nous donnons aux parties prenantes le pouvoir de l'interactivité qu'offre PowerBI. Nous avons plus de personnes qui veulent l'utiliser pour créer leurs propres rapports et tableaux de bord. C'est remarquable, mais c'est aussi un défi de s'assurer que les informations sont toujours exactes, et que les données sensibles sont sécurisées, peu importe qui est à l'origine du rapport. À cette fin, nous sommes en train d'obtenir un processus de gouvernance standard basé sur les meilleures pratiques d'utilisation de PowerBI. Si vous prévoyez d'ouvrir les portes de la base de données à un public de développeurs plus large, je vous recommande de faire de même.
Qui a été votre plus grand soutien dans ce processus ?
Cassandra Imbeault, précédemment analyste support et améliorations à l'EPMO, car elle a également présenté notre cas d'utilisation de Power BI à Toronto et à Horizons (la conférence des clients de Planview). Elle est ma personne de référence chaque fois que je reçois un message d'erreur que je n'ai jamais vu auparavant ou lorsque je dois fusionner plusieurs requêtes pour mettre mes données en forme pour un visuel spécifique. Sa curiosité et son esprit cartésien ne savent pas ce que signifie impossible et cela se voit dans son travail. Pour améliorer sa compréhension et ses capacités, elle a suivi des cours sur les formules DAX, les modèles de base de données et Power BI au cours des deux dernières années. Elle s'est ensuite assurée de me transmettre une partie de ces connaissances. De plus, elle m'a appris des réflexes et des astuces importants pour obtenir une base de données propre avant de commencer à créer un rapport. J'adore créer des rapports visuellement attrayants, mais ce sont les données qui se cachent derrière qui doivent retenir le plus l'attention.
Comment ce processus a-t-il influencé vos compétences en matière de leadership ?
Étant au début de ma carrière professionnelle, je n'ai jamais vraiment eu à réfléchir à ce que les managers voudraient voir pour faire des appels stratégiques. Le fait d'être impliqué dans le processus de construction de ces rapports m'a permis d'écouter et de participer aux discussions autour de ce sujet. Le directeur de l'EPMO, Joel Bertaud, m'encourage toujours à faire des commentaires sur le type d'informations que je pense devoir fournir à la direction supérieure. Il me laisse ensuite l'autonomie de trouver un moyen de délivrer les informations requises.
Nous vivons à une époque où la connaissance est à portée de main et nous devons en tirer parti. Apprendre à connaître Power BI depuis le début dans ce travail m'a appris que nous ne cessons jamais d'apprendre et que nous devons rester à jour car les technologies évoluent rapidement. Faire partie d'une communauté partageant les mêmes intérêts est parfait pour cela. Je n'oublie donc jamais d'aider les autres qui traversent le même processus d'apprentissage. Mais je dois dire que c'est souvent moi qui pose des questions à mes collègues !
Merci d'avoir partagé votre expérience avec nous, Emilie, et félicitations pour avoir contribué à façonner la façon dont les gens prennent des décisions chez Agropur. C'est étonnant et inspirant ce que vous et votre équipe avez accompli en relevant le défi du reporting des données au sein de votre organisation.
Restez à l'écoute pour notre prochaine série sur les femmes dans le domaine de la technologie, qui reconnaîtra certaines des femmes incroyables de notre base de clients qui gèrent, encadrent et mènent la charge dans leurs industries respectives. Pour en savoir plus sur la façon dont Planview peut vous aider avec votre portefeuille et vos pratiques de gestion des ressources, consultez notre site Web ou regarder une démo.
