Les soi-disant stratégies de gestion du temps ne manquent pas. En fait, il y en a un excès. Mais la quantité n'est pas nécessairement synonyme de qualité, et c'est certainement l'un de ces cas - car le volume écrasant de conseils en matière de gestion du temps se situe quelque part entre l'évidence douloureuse et l'impraticabilité stupéfiante ; une spécialité pour les managers.
Meilleures stratégies de gestion du temps
Heureusement, si vous êtes à la recherche de conseils pratiques et éprouvés, vous êtes au bon endroit ! Vous trouverez ci-dessous cinq stratégies de gestion du temps efficaces qui fonctionnent réellement :
- Ne commencez pas et ne terminez pas votre journée avec des courriels
Si vous faites partie des millions de personnes (peut-être même des milliards à l'heure actuelle) dont le premier geste au réveil est d'attraper votre smartphone et de rechercher de nouveaux e-mails - et le dernier geste avant de vous coucher est de faire la même chose - alors tenez compte de cette sagesse et de cet avertissement : arrêtez !La recherche a montré que cette habitude n'améliore pas votre productivité. En fait, il la mine, car il vous oblige à vous concentrer sur les tâches au lieu des priorités. Naturellement, si vous commencez et terminez votre journée en vérifiant vos e-mails depuis plusieurs années, il vous sera difficile de changer de cap. Mais l'effort en vaut la peine à long terme, et vous donnera beaucoup plus de clarté lorsque vous commencerez votre journée, et beaucoup plus de confort lorsque vous la terminerez (ce qui améliorera la qualité de votre sommeil et vous aidera finalement à être plus productif). Cela peut également vous éviter d'envoyer un de ces "ugh, je regrette de ne pas avoir envoyé ça sans y avoir réfléchi !" très tôt le matin ou tard le soir. emails - ce qui est certainement un bonus bienvenu !
- Ne commencez pas et ne terminez pas votre journée avec des courriels
- Apprenez à connaître la règle 80/20 vraiment, vraiment bien
La règle 80/20 - également connue sous le nom de principe de Pareto - est une théorie d'assurance qualité qui postule que 80 pour cent de la sortie d'une situation ou d'un système est déterminée par 20 pour cent de l'entrée. Qu'est-ce que cela a à voir avec les stratégies de gestion du temps ? Eh bien, la même réflexion peut être appliquée lorsqu'il s'agit de la gestion du travail sur . C'est-à-dire que 20 pour cent du travail produit 80 pour cent des résultats. Ainsi, passez les deux prochaines semaines à vérifier comment vous passez votre temps. Analysez ensuite vos efforts, et voyez si le principe de Pareto fonctionne pour vous, ou contre vous. Si c'est le premier, alors félicitez-vous d'être un maître de la gestion du temps. Mais si c'est le cas (et ce sera probablement le cas dans une certaine mesure), cherchez des moyens pratiques de consacrer moins de temps aux tâches de faible valeur et plus de temps aux priorités de grande valeur. La délégation, l'automatisation et l'apprentissage de l'art de "dire non sans dire non" vous seront tous utiles dans cette digne quête. Comme l'a observé avec sagacité Henry David Thoreau : "Il ne suffit pas d'être occupé, les fourmis le sont aussi. La question est de savoir ce qui nous occupe."
- Apprenez à connaître la règle 80/20 vraiment, vraiment bien
- Identifiez les moments où vous êtes le plus productif
L'un des précieux enseignements que vous tirerez de l'audit de la façon dont vous passez votre temps (comme nous l'avons vu plus haut), est que vous découvrirez également les moments où vous êtes le plus productif. Par exemple, vous pouvez apprendre que vous êtes le plus efficace entre 9:00 et 10:00, et le moins efficace entre 4:00 et 5:00.Naturellement, cela ne signifie pas que vous devez tout programmer pour le matin, et sortir du réseau à exactement 3:59:50 chaque jour. Cependant, cela signifie que vous devriez essayer de programmer les priorités de grande valeur lorsque vous êtes le plus productif. La qualité de votre travail augmentera, de même que votre productivité et votre efficacité.
- Identifiez les moments où vous êtes le plus productif
- Minimisez les interruptions et les distractions
Si vous vous targuez d'être un maître du multitâche, il y a malheureusement une mauvaise nouvelle : . Le multitâche n'existe pas. En réduisant les distractions - ce qui peut signifier désactiver (ou au moins mettre en pause) le flux ininterrompu de notifications d'applications, et ne consulter/envoyer des e-mails qu'à des moments précis de la journée - vous deviendrez un maître de l'omni-tâche, ce qui est bien plus gratifiant. Vous dépenserez moins de temps et d'efforts pour en faire plus, et à un niveau de performance plus élevé.
- Minimisez les interruptions et les distractions
- Adoptez les temps d'arrêt
Croyez-le ou non - et cela peut sembler un peu étrange pour le moment - mais l'un des moyens les plus sûrs d'augmenter votre efficacité n'est pas d'augmenter votre niveau d'activité, mais de le diminuer. En profitant des temps d'arrêt, vous donnerez à votre esprit la possibilité de déballer ses affaires et à votre corps de se recharger. De plus, vous pouvez devenir beaucoup plus inventif. La recherche a révélé que les découvertes créatives se produisent plus souvent chez les personnes qui prennent de courtes pauses par rapport à celles qui courent frénétiquement dans la journée).
Stratégies de gestion du temps pour les managers
Tout comme vous devez suivre la façon dont vous passez votre temps (et vous préparer à être choqué par l'écart entre ce que vous pensez faire et ce que vous faites réellement !), vous devez également suivre ce que votre équipe fait - et ce qu'elle ne fait pas. La façon la plus simple et la plus facile de le faire est de mettre en œuvre le logiciel de suivi en temps réel . Non seulement cela rendra votre équipe plus efficace - ce qui, en fin de compte, vous aidera à devenir plus efficace - mais cela vous permettra de générer des mesures précises de l'avancement, de l'utilisation et des coûts pour divers projets et programmes.
Techniques de gestion du temps : A faire et à ne pas faire
Avant d'adopter toutes ces stratégies et techniques de gestion du temps, voici quelques conseils utiles pour que votre expérience soit enrichissante et non regrettable :
- Utilisez la technologie pour vous aider à devenir plus efficace.
- Planifiez à l'avance et fixez des objectifs - à condition bien sûr qu'ils soient réalistes.
- Essayez de prévoir un "temps tampon" entre deux tâches.
Et maintenant, pour ce qu'il faut éviter :
- Ne dites pas automatiquement "oui" à chaque demande. Rappelez-vous : dire oui à quelque chose signifie tacitement dire non à quelque chose d'autre - comme un temps d'arrêt bien nécessaire.
- N'attendez pas la perfection. Il y aura des jours, voire des semaines, où votre jeu de gestion du temps ne sera pas excellent. Concentrez-vous simplement sur le fait de vous remettre sur les rails aussi rapidement que possible. La gestion efficace du temps est un marathon, pas un ressort.
- Ne procrastinez pas et repoussez sans cesse à plus tard les tâches difficiles ou peu agréables. Il peut être utile de vous promettre une récompense (saine) pour avoir au moins mis un frein à une tâche particulièrement odieuse, mais nécessaire.
La ligne de fond sur les stratégies de gestion du temps
Thomas Edison a dit un jour que "le temps est vraiment le seul capital dont dispose tout être humain, et la seule chose qu'on ne peut pas se permettre de perdre". En adoptant les stratégies de gestion du temps présentées ci-dessus, vous serez sur la voie de l'optimisation de votre temps - ce qui vous récompensera professionnellement et personnellement d'une manière que vous pouvez actuellement imaginer et, probablement, d'encore plus de manières que vous ne pouvez pas imaginer !
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