Cet article ne va pas se concentrer sur une seule solution de gestion des tâches. C'est à vous de trouver et de décider ce qui fonctionne le mieux pour vous, votre projet, votre client, votre équipe de projet et vos besoins généraux en matière de collaboration et de rapports. Mais ce que je peux et vais discuter ici, ce sont mes propres réflexions sur cinq étapes clés pour améliorer la façon de gérer les tâches afin de maintenir les projets sur la bonne voie, de garder les tâches au premier plan des pensées des propriétaires de tâches et de s'assurer que tout le monde est sur la même page.
Ce n'est pas forcément révolutionnaire. La plupart des projets sont gérés par les meilleures pratiques et le bon sens. Les chefs de projet (PM) sont très occupés et sont généralement tirés dans 15 directions différentes chaque jour. Ainsi, être capable de travailler plus intelligemment et non plus durement, être capable d'incorporer du bon sens dans vos tâches et priorités quotidiennes, et être capable de faire preuve de leadership en dirigeant les activités de l'équipe et des clients sont les clés du succès.
Maintenant, considérons ces cinq étapes de pour une meilleure gestion des tâches sur nos engagements de projet :
Organisez des réunions d'équipe hebdomadaires. Au cœur de toute gestion des tâches se trouve la réunion d'équipe en face à face ou la conférence téléphonique. Et cela devrait se faire chaque semaine. C'est là que le gestionnaire de projet peut communiquer avec l'équipe sur les mises à jour hebdomadaires et l'état des tâches à un niveau plus complet, même s'il utilise une solution de gestion de projet entièrement collaborative. Parlez de chaque tâche ; discutez de l'avancement, du pourcentage d'achèvement, des préoccupations, des dates d'achèvement prévues et de tout autre sujet qui pourrait surgir. Ce point de contact hebdomadaire permet de garder tout le monde responsable et sur la même longueur d'onde.
Organiser des réunions hebdomadaires avec le client pour examiner l'état du projet et des tâches. De même, il doit y avoir une discussion hebdomadaire formelle sur le statut du projet avec le client. À l'avance, distribuez un ordre du jour, un rapport d'état du projet pour diriger la réunion, et un calendrier de projet révisé pour diriger la discussion sur l'avancement des tâches et les problèmes pertinents du projet.
Documentez toutes les discussions sur les tâches dans les rapports d'état et les suivis. Après les deux réunions ci-dessus, il est essentiel de faire un suivi par des notes pour s'assurer que tout le monde a la même compréhension des affectations faites, de l'avancement des tâches et de ce qui se passe ensuite. Demandez à chacun de répondre en étant d'accord ou de corriger les erreurs éventuelles et de vous les rendre. Puis redistribuez. Vous ne voulez pas qu'une hypothèse soit incorrecte, qu'une information soit mal comprise ou mal communiquée, ou qu'une de vos mises à jour de tâches soit incorrecte.
Révisez chaque semaine le calendrier du projet avec les affectations et les mises à jour de l'avancement des tâches. Le calendrier du projet n'est pas un outil statique. Il s'agit d'une partie vivante et respirante de l'état d'avancement du projet en cours. Révisez-le avant les réunions et après (s'il y a des changements pertinents), et utilisez-le pour diriger les affectations de tâches, le suivi et les rapports.
Créez et distribuez des rapports personnalisés pour que les personnes chargées de tâches restent sur la bonne voie. Une chose qui m'aide énormément est d'apprendre en détail tout outil de gestion de projet que j'utilise et de créer des rapports personnalisés qui m'aident à rendre compte de l'état du projet et des tâches à l'équipe, au client et à la direction. Si l'outil le permet, j'aime montrer ce qui a été récemment terminé, ce qui est en cours et ce qui va bientôt commencer. Si vous faites en sorte que chacun sache ce que l'on attend de lui, vous maintenez l'appropriation des tâches et les progrès en cours. Ne donnez à personne d'excuses pour être en retard. Faites-leur s'approprier leurs tâches.
Résumé / appel à commentaires
S'assurer que votre équipe - et le client, le cas échéant - s'approprie ses tâches et fait avancer les choses est, bien sûr, essentiel à la réussite du projet. C'est probablement évident pour tout le monde. Mais il arrive que des choses passent à travers les mailles du filet. Il est parfois difficile de garder tout le monde concentré et engagé, même les membres de notre propre équipe de projet, car ils peuvent être tirés dans 15 directions, eux aussi. L'utilisation de ces cinq étapes permet de les garder tous concentrés sur ce que vous voulez qu'ils fassent, et ce dont ils ont besoin. Soyez égoïste, mais attentif. C'est ainsi que vous réussissez.
