Vous vous réveillez en sueur froide et l'horloge affiche 2:09 du matin. Pas encore ! Tout ce à quoi vous pouvez penser est le fait que vous savez que votre projet ne sera jamais terminé, et encore moins dans les temps. Si seulement vous aviez fixé des attentes réalistes en matière de ressources dès le début du projet, vous dormiriez en ce moment au lieu de vous inquiéter. Ecoutez, nous sommes tous passés par là, et il existe quelques stratégies simples pour vous sortir du mode panique et vous ramener au pays des rêves.
Some questions I’ll pose and intend on answering are: Where do you start? How? Why? What will you gain through successful resource planning? What are the minimum inputs and what outputs can I expect to provide?
Vous commencez par lécher votre pouce et le faire glisser dans l'air. Je plaisante, mais si vous avez essayé cela, vous êtes probablement en train de sourire et c'est toujours un bon état d'esprit à avoir quand on commence un projet. Maintenant, sérieusement. Essayez d'imaginer le plan de ressources le plus simple et le plus reproductible.
In my experience, and what I tell customers is this … As a PMO manager and leader you must ensure that projects only get started if the resources are identified and in place before work begins. If there are not enough resources, the project will not move forward.
Let’s face it, if you don’t adhere to this process, your project has little possibility of getting completed on time or on budget. And when that happens, the value of the PMO is minimized in the eyes of the business.
Au lieu de cela, les BGP devraient demander aux gestionnaires de projet de préparer un calendrier préliminaire qui indique les ressources nécessaires et le temps dont ces ressources auront besoin pour mener à bien le projet. Je recommande souvent aux gestionnaires de projets et de ressources de suivre ces cinq étapes simples pour améliorer la planification de la capacité des ressources. Les voici dans un cas d'utilisation de la mission vers Mars.
Step 1: Identifier les rôles et les niveaux de compétences qui doivent être impliqués
You should kick this off by first identifying what types of people you will need. The basic reference you need to make is by skill set or role. Use historical information and or go through resource SWAG exercise and leverage the right tools to evaluate this information. Here’s what this would look like:
- Astronauts
- Scientists
- Mechanical Engineers
- Robotics Engineered
- Technical staff
Sure, this list may seem too simplistic for an expedition to Mars, but you must start somewhere. By trying to achieve the highest level of planning, you will ease the pain as you move through the cycles required for an approved schedule. Spending the time to determine the roles needed means you can easily move to the next step. Don’t worry, this isn’t set in stone, it’s just a first step.
Step 2: Determine percentage or FTE needed against each role
En utilisant les informations historiques dans votre système d'information sur la gestion de projet (SIGP), vous pouvez mieux comprendre les résultats des missions passées et leurs exigences en matière de rôle des ressources. Vous voudrez être aussi réaliste que possible. Avez-vous besoin de dix astronautes, ou pouvez-vous en prévoir huit ? Pour le lancement d'une navette, 25 ingénieurs suffiront-ils ou en faut-il davantage ? Faites des recherches à l'avance et obtenez l'approbation nécessaire pour avoir une navette spatiale réussie.
Step 3: Align actual people with the roles by considering their capacity/availability
Once you know the roles and percentage of those roles you need, you can start identifying the right people to fill them. Give special consideration when identifying whether they can have a junior skillset or will require someone who has 20 years of experience. For example, you know you need 20 volunteer passengers to take this mission to Mars. I don’t think you will find anyone with experience in this area, so no skillset is required.
Step 4: Present the resource plan to the appropriate stakeholders; get buy-in/approval
Bringing your resource plan to the mission’s steering committee will ensure that you get buy-in and the necessary authority to begin working on the schedule. Completing this step is crucial as you will need resources to help with this. Additionally, you will be gaining leadership respect from this team, which is something every project manager wants and needs to ensure future missions are given the same chance to survive and thrive.
Step 5: Begin work on first draft of the project schedule
Now that you have dedicated resources for the trip to Mars, you can start to build the work breakdown structure (WBS) or schedule. I suggest enlisting assistance from your dedicated resources. Gaining formal approval on the WBS will ensure you can effectively execute the project.
En suivant les étapes simples ci-dessus, vous pouvez commencer à dresser une petite liste de projets à réaliser en commençant par ceux qui sont les plus logiques à prioriser en premier. Encore une fois, faites appel aux chefs de projet pour estimer un calendrier de haut niveau et chargé en ressources.
Que vous planifiez une mission vers Mars ou que vous lanciez le prochain produit ou service innovant, il est impératif de s'assurer que vous disposez des bonnes personnes et des bonnes compétences pour y parvenir.
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