En tant que chef de projet, vous connaissez peut-être les 3 leviers de la gestion de projet. Parfois appelée la "triple contrainte", cette théorie stipule que la plupart des projets sont réalisés sous les contraintes suivantes :
- Les projets doivent être livrés dans le cadre du budget prédéterminé.
- Les projets doivent être achevés dans les délais convenus.
- Les projets sont censés fonctionner dans le cadre convenu.
De plus, selon la théorie des trois leviers, les chefs de projet peuvent contrôler deux des leviers, mais ce faisant, le troisième levier se déplace indépendamment des deux autres. En d'autres termes, vous pouvez modifier deux des contraintes, mais la contrainte restante fera souffrir le projet d'une manière ou d'une autre.
La théorie des trois leviers agit comme une sorte de compromis, où l'optimisation d'une partie de votre projet va avoir un impact négatif sur une autre. Par exemple, si vous souhaitez maintenir une portée constante tout en réduisant les coûts, votre délai augmentera. Ou, si vous vouliez augmenter votre portée et réduire votre délai, les coûts du projet vont augmenter.
Quelle est l'efficacité de l'approche des leviers 3 ?
Pendant longtemps, la philosophie des trois leviers a été considérée comme l'un des concepts les plus importants de la gestion de projet. Bien qu'elle ait toujours ses partisans, les critiques sont désormais prompts à souligner les failles de cette théorie.
Pour commencer, supposer que la réussite d'un projet se limite à trois contraintes est une simplification excessive qui réduit la complexité de la gestion de projet. Si le coût, le temps et la portée sont tous des éléments très importants d'un projet, ce ne sont pas les seuls éléments qui déterminent le succès. On pense désormais que les projets comportent des contraintes supplémentaires qui influencent leurs performances et leurs résultats. Certaines de ces contraintes supplémentaires comprennent les avantages, les risques et la qualité.
Il n'y a qu'un seul levier contrôlable
Une autre critique de la théorie des trois leviers remet en cause la notion selon laquelle les chefs de projet ont le pouvoir d'influencer toutes les contraintes. Les critiques affirment que la théorie des trois leviers présente l'illusion du choix, et qu'en réalité, les managers n'ont le contrôle que sur la portée d'un projet.
Le raisonnement derrière cela est que le temps et le coût sont plus rigides, ce qui les rend moins réceptifs au changement que la portée. S'il est certainement possible de modifier le délai et le budget de votre projet à n'importe quel moment de sa durée de vie, le processus est beaucoup plus compliqué qu'un simple ajustement de votre portée.
En effet, les modifications du budget et des délais impliquent généralement un certain niveau d'intervention de la direction, alors que toute personne travaillant sur un projet peut modifier la portée sans faire appel aux parties prenantes. Pour cette raison, le champ d'application est sans doute la contrainte la plus dangereuse à jouer avec, car les changements qui y sont apportés peuvent avoir un impact sérieux sur le temps et le coût de votre projet. Et lorsque vous considérez toutes les conséquences qui découlent de unchecked scope creep, il est facile de comprendre pourquoi les managers doivent faire très attention à empêcher les travailleurs d'élargir inutilement le champ d'application.
Tous les problèmes n'ont pas la même solution
L'un des principaux inconvénients de la théorie des trois leviers est son approche généralisée de la résolution des problèmes. Parce que les projets sont réduits à trois contraintes simples, les trois leviers encouragent les managers à résoudre les problèmes à l'aide d'une équation de base : . En manipulant X et Y, vous modifierez Z.
Prétendez que votre projet dépasse le budget et que, pour garantir la réussite du projet, vous devez trouver un moyen de réduire les dépenses. À l'aide de trois leviers, vous pouvez réduire les coûts en manipulant la portée et le temps. En théorie, en réduisant la portée et la durée de votre projet, vous disposez de plus d'argent.
Malheureusement, ce n'est pas toujours aussi simple. Certains problèmes ne peuvent être résolus simplement en y injectant plus d'argent ou en augmentant les délais. Dans des situations comme celles-ci, l'approche des trois leviers n'offre pas toujours la meilleure solution.
En outre, les experts affirment désormais qu'il existe une quatrième contrainte, la qualité, qui affecte les trois leviers de manière indépendante. Initialement considérée comme faisant partie du champ d'application, certains considèrent la qualité comme un quatrième levier à prendre en compte en examinant les critères de test et d'acceptation lors de la phase de décision du projet.
Utiliser la portée pour gérer votre projet
Comme mentionné ci-dessus, l'ajustement de la portée est la façon la plus simple d'apporter des changements à votre projet. De plus, c'est la seule contrainte sur laquelle vous avez un contrôle total. Les parties prenantes sont généralement chargées de fixer les exigences budgétaires et de déterminer la durée de vos projets. Pour cette raison, il est presque impossible d'apporter des modifications aux coûts et aux délais de votre projet sans impliquer au préalable les cadres dans le processus.
La portée, cependant, est quelque chose qui est sous votre contrôle. En tant que chef de projet, une partie de votre travail consiste à gérer la portée de vos projets afin que les tâches soient menées à bien et que les objectifs de l'entreprise soient atteints. Et comme il s'agit sans doute de la plus "puissante" des contraintes, chaque modification que vous apportez à la portée de votre travail aura un effet tout aussi puissant sur le temps et le coût. Cela signifie qu'au lieu d'utiliser l'approche des trois leviers pour contrôler votre projet, vous pouvez optimiser le temps et les coûts en régulant simplement sa portée.
L'avantage que vous en tirez est que la portée peut être contrôlée sans faire appel à des parties externes. Si vous devez apporter des modifications au budget, vous devrez consulter les parties prenantes et obtenir leur approbation au préalable ; si vous devez modifier la durée du projet, vous devrez expliquer pourquoi aux cadres et aux membres du conseil d'administration, et espérer être suffisamment convaincant pour les faire pencher. Mais la portée est différente : vous avez le contrôle total de la direction et de l'objectif de votre projet, et vous êtes libre d'apporter des changements éclairés comme bon vous semble.
Cependant, avec un grand pouvoir vient une grande responsabilité. Les managers qui adoptent une attitude cavalière en ce qui concerne l'étendue du projet peuvent sérieusement entraver les performances du projet, voire même le faire s'arrêter brutalement alors que la dérive de l'étendue et le manque de direction dévorent le temps et les ressources.
Vous pouvez éviter que cela ne se produise en procédant comme suit :
- Tenez toujours compte des objectifs de votre entreprise lorsque vous gérez la portée d'un projet.
- Ne faites pas l'erreur de donner la priorité aux objectifs techniques sur les objectifs commerciaux.
- Classez vos tâches par ordre de priorité afin de pouvoir attribuer et suivre les ressources plus efficacement.
L'un des plus grands défis auxquels vous pouvez être confronté est la nature toujours changeante des attentes des parties prenantes. Au fil du temps, les parties prenantes sont plus susceptibles de demander des modifications du projet. Cela est particulièrement fréquent dans les projets à long terme où de nouvelles parties prenantes arrivent à bord à mi-chemin du projet. Accueillir ces demandes peut être un exercice d'équilibriste, car certaines peuvent être complètement à côté de la plaque. Pour cette raison, faites preuve de discernement et n'accédez qu'aux demandes qui sont nécessaires pour atteindre les objectifs de votre projet.
Conclusion
Il est important de garder à l'esprit que la portée n'est pas quelque chose qui doit être modifié sur un coup de tête. Lorsque vous utilisez la portée pour gérer vos projets, utilisez-la de manière à vous rapprocher des objectifs de l'entreprise.
La meilleure façon de gérer efficacement l'étendue de votre projet est de garder le doigt sur le pouls à tout moment. Bien que cela puisse sembler difficile à réaliser, une solution de gestion de projet fiable y contribue en éliminant, à l'adresse , tout obstacle entre vous et vos buts et objectifs. Des fonctionnalités telles que les tableaux Kanban et les diagrammes de Gantt ajoutent un niveau accru de transparence, vous aidant à gérer précisément la portée en priorisant les tâches et en vous donnant une représentation visuelle de votre flux de travail et de votre progression. En procédant ainsi, vous avez plus de chances de réussir sans avoir à demander des modifications des coûts et des délais de votre projet.
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