Hobart Alter sagte einmal: "Wenn es Spaß macht, funktioniert es nie. Und wenn es keinen Spaß macht, wird es nie funktionieren." Ähnliche Gedanken wurden von Andy Jordan (genannt in den Toplisten der inspirierendsten und einflussreichsten Personen im Projektmanagement) in unserem jüngsten Webinar- All I Want for the Holidays is Effective Collaboration geäußert. In diesem Webinar teilte Andy interessante Perspektiven zur Projektzusammenarbeit und erläuterte, wie die Projektzusammenarbeit den Projekterfolg verbessern kann.
Es gibt verschiedene Gründe, warum selbst bei besten Absichten Tools schief gehen - dazu gehören fehlende Standards für die Tools und fehlende Verantwortlichkeit. Nun kann man argumentieren, dass ein Tool nur so effektiv ist wie der Aufwand, den man betreibt, aber es muss einen inhärenten Wert in dem Tool oder dem Problem, das es löst, geben, sonst ist es von Anfang an überflüssig. Wir sind uns alle einig, dass die Zusammenarbeit das Kernproblem ist, das wir angehen müssen, und das fehlende Element für kleine und große Projekte. Schauen wir uns einmal an, warum das so ist.
Warum Werkzeuge schief gehen
Oft werden neue Tools mit der Absicht eingeführt, Dinge "besser" oder "einfacher" zu machen, ohne dass ein quantifizierbares Ziel oder Problem identifiziert wurde. Sie werden dann missbraucht, missverstanden oder sie finden keine Zustimmung und werden oft ignoriert. Die Tools, die angenommen werden, sind am Ende zu spezialisiert, zu nischenhaft oder einfach irrelevant. Bevor Sie ein neues Tool speziell für das Projektmanagement einsetzen, sollten Sie zunächst das Problem identifizieren, das Sie zu lösen versuchen, und sich dann überlegen, welche Lösung am effektivsten ist.
Kleine Projekte und Zusammenarbeit
Projekte gibt es überall, in jeder Organisation, auf jeder Ebene. Dabei kann es sich um neue Initiativen handeln, um ältere Initiativen, die überarbeitet werden, um kleine und wiederholbare Wartungsprojekte oder um explorative und innovative Projekte. Unabhängig von der Art und der Kombination der Projekte in Ihrem Unternehmen erfordern sie ein gewisses Maß an Zusammenarbeit, sofern Sie nicht alleine in einem Vakuum daran arbeiten. Teams sind für die Verbesserung und den Erfolg von Projekten von entscheidender Bedeutung. Die Einbeziehung verschiedener Ideen und die Erkundung neuer Optionen führen zu Projekten, die weitaus besser sind als solche, die in einem Silo durchgeführt werden. Deshalb gibt es Teams, die sich dafür einsetzen, Projekte auf Kurs zu halten und immer besser zu werden.
In der heutigen Arbeitsumgebung befinden sich die Teams jedoch nicht immer im selben Raum oder sogar im selben Land. Je unterschiedlicher und verstreuter sie sind, desto mehr kann ein Collaboration-Tool zu ihrem Erfolg beitragen.
Es ist wichtig, alle Projekte systematisch zu verfolgen, denn oft stehen größere und wichtigere Projekte im Vordergrund, während kleinere oder manchmal weniger interessante Projekte vernachlässigt werden. Es ist wichtig, dass kleinere Abteilungsinitiativen nicht durch die Maschen fallen oder aufgrund mangelnder Aufmerksamkeit unvollständig bleiben.
Tools für die Zusammenarbeit können Ihnen bei der Planung helfen, den Arbeitsablauf vor Augen führen, die tägliche Arbeit verfolgen und die Istwerte im Vergleich zum Plan erfassen. Auch die Verwaltung und Berichterstattung ist eine wünschenswerte Funktion. Ein Collaboration-Tool kann als virtueller Projektmanager für kleinere Projekte fungieren, die sonst unvollendet bleiben würden. Wenn das richtige Tool auf die richtige Art und Weise konfiguriert ist und die Mitarbeiter wissen, wie man es effizient einsetzt, dann ist das Tool alles, was Sie für das "Projektmanagement" brauchen! Und wenn Sie in der Lage sind, so etwas zusammenzustellen, machen Sie Ihre Organisation effizienter und letztlich erfolgreicher.
Größere Projekte und Zusammenarbeit
Größere Projekte sind solche, die mehr Zeit und Arbeit erfordern. Ist Zusammenarbeit hilfreich? Auf jeden Fall! Die Grundlagen sind nicht anders. Größere Projekte erfordern eine effiziente und effektive Zusammenarbeit. Sie neigen dazu, formell ernannte Projektmanager zu haben, um den Erfolg des Projekts zu gewährleisten. Wenn jedoch ein Collaboration-Tool die meiste Arbeit erledigen kann, sollte es eingesetzt werden, damit der Projektmanager auf verschiedene Weise nützlich sein kann. Im Idealfall kann sich der Projektmanager auf die Planung, die Personalbesetzung und die Entscheidungsfindung auf der Grundlage des aktuellen Bedarfs konzentrieren und nicht auf administrative Aufgaben, die von einem Tool erledigt werden können.
Siehe unten die fünf Elemente der Zusammenarbeit:
Integrationen: Wenn wir von Integration sprechen, geht es darum, ein effektives Collaboration-Tool zu einer voll funktionsfähigen PPM-Lösung hinzuzufügen, um die gesamte Leistungsfähigkeit dieses PPM-Tools über eine gemeinsame Schnittstelle zu nutzen. Dies ermöglicht auch die Integration mit anderen Systemen wie ERP, HR, Buchhaltung usw.
Planung &Verfolgung: Zusammenarbeit minimiert die Bürokratie. Es ist wichtig, eine Struktur für Projekte zu haben, insbesondere für die wichtigeren. Ein Kollaborationstool ist unerlässlich, um Zeit zu sparen und den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, an anderen Stellen zu arbeiten, an denen sie mehr Wert schaffen und effizienter sein können.
Vorlagen & Dokumente: Wenn mehrere Personen Dokumente überprüfen und aktualisieren, müssen Sie sicherstellen, dass immer die aktuellste Version eingesehen wird. Dadurch werden Projekte in der gesamten Organisation aufeinander abgestimmt.
Problemmanagement: Das PPM-Tool sollte über eine Datenbank mit den in der Vergangenheit aufgetretenen Problemen und deren Ursachen verfügen, so dass wir diese nutzen und die Zukunft planen können.
Meeting Management: Es ist wichtig, einen virtuellen Ort zu haben, an dem sich alle Teammitglieder treffen können. Dieser Raum sollte mit allen Arbeiten, die durchgeführt werden, und den Informationen, die benötigt werden, um effektive und verbesserte Änderungen vorzunehmen, integriert werden.
Ein Collaboration-Tool ist für ein Unternehmen von großem Wert und bringt viele Verbesserungen mit sich. Ein richtig eingesetztes Tool, das auf die richtige Weise und mit der richtigen Unterstützung verwendet wird, ist mehr als nur ein effektives Werkzeug. Es schafft einen Mehrwert und vermittelt Ihnen Wissen, das Sie vielleicht noch nicht kannten. Es wird Ihnen zeigen, was funktioniert und was nicht.
Um zu erfahren, wie Sie die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen nutzen können, sehen Sie sich das vollständige On-Demand-Webinar "All I Want for the Holidays is Effective Collaboration an."
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