Die Software für das Projektportfoliomanagement (PPM) bringt jedem Unternehmen, unabhängig von Größe, Branche oder Reifegrad, mehrere Vorteile. PPM-Software verschafft Ihnen einen besseren Einblick in die Arbeit, die Ihre Ressourcen ausführen, ermöglicht es Ihnen, neue Arbeiten, die angefordert werden, nach Prioritäten zu ordnen, sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen effizienter arbeitet, und steigert letztendlich den ROI Ihrer Projekte, Ressourcen und Anwendungen - was zu einem höheren Geschäftswert führt. Bei der Auswahl einer Lösung und eines Anbieters gibt es mehrere Kriterien, die bewertet werden sollten. Hier sind meine drei wichtigsten:
#1 - Top-Down Portfolio-Ansatz
Ich höre immer wieder, dass CIOs und PMOs Schwierigkeiten haben, den Geschäftswert zu demonstrieren - ein Grund dafür ist, dass sie hyperfokussiert auf die Ausführung sind. Die Ausführung ist wichtig, sie ist sogar sehr, sehr wichtig (mehr dazu später). Ich würde jedoch behaupten, dass eine strategische Planung Ihrer Projekte und Ressourcen noch wichtiger ist, bevor Sie mit der Ausführung beginnen.
Ein Top-Down-Portfolio-Ansatz beginnt mit den Unternehmenszielen oder -initiativen und arbeitet sich dann nach unten zur Ausführung von Projekten und Aufgaben vor. So stellen Sie zunächst sicher, dass Sie die richtige Arbeit zur richtigen Zeit in Angriff nehmen, und kümmern sich dann darum, dass sie pünktlich und innerhalb des Budgets erledigt wird. Es ist ein strategischer Ansatz, der Ihnen bei der Beantwortung wichtiger Fragen hilft und so einen größeren Geschäftswert freisetzt:
- Arbeiten wir an den richtigen Projekten und investieren wir in diese?
- Woran arbeiten unsere Mitarbeiter oder Ressourcen?
- Sind wir auf die Unternehmens- oder Organisationsziele ausgerichtet?
- Was ist unser Beitrag zur Organisation?
Sobald diese Fragen zufriedenstellend beantwortet sind, können sich die Unternehmen auf die Ausführung und Effizienz der Projektabwicklung konzentrieren. Eine echte Top-Down-PPM-Lösung verfügt über einzigartige Funktionen wie flexible Portfoliohierarchien sowohl für Projekte als auch für Anwendungen, unternehmensweiten Ressourcenbedarf und -planung, öffentliche Dashboards für Stakeholder und Unterstützung für Wasserfall- und agile Projekte.
#2 - Fokus auf Ressourcenmanagement
Ressourcen sind das wertvollste Kapital eines Unternehmens und es ist entscheidend, dass sie sich auf die richtige Arbeit zur richtigen Zeit konzentrieren, um den höchsten Wert aus ihren Projekten zu ziehen. Die Ressourcenkapazität ist in der Regel eine der größten Herausforderungen in jeder Organisation. In den meisten Fällen haben wir nicht genügend Ressourcen, um die von uns geforderte Arbeit zu erledigen. Um nachhaltig wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es unerlässlich, sich mit Ressourceneffizienz, Optimierung, Kosteneinsparungen oder einer stärkeren Ausrichtung auf das Geschäft zu befassen. Ein Beispiel: Eine 1%ige Effizienzsteigerung bei 150 Ressourcen führt zu jährlichen Einsparungen von etwa $200,000 oder 3,000 Stunden. Was könnte Ihre Organisation damit anfangen?
Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Ihre PPM-Lösung über robuste Funktionen für das Ressourcenmanagement verfügt - insbesondere für die vorausschauende Planung, die adaptive Ausführung und die Nachverfolgung zur genauen Messung.
Vorausschauende Planung: Sie sind in der Lage, vorausschauende Analysen zu nutzen, um Ressourcen zu analysieren, zu planen, zu terminieren und zu optimieren, um einen maximalen Nutzen oder Wert für das Unternehmen zu erzielen. Eine robuste Planungslösung identifiziert Ressourcenlücken und empfiehlt Projektpläne auf der Grundlage der Ressourcenkapazität.
Adaptive Execution: Sobald Sie einen Plan haben, wird er sich zwangsläufig ändern, weil sich der Markt verändert, die Konkurrenz agiert oder die Kunden (Führungskräfte) einfach ihre Meinung darüber ändern, was wichtig ist. Eine PPM-Lösung sollte es Ihnen ermöglichen, in der Ausführungsphase agil mit den Ressourcen umzugehen. Tools, die Sie bei der Neuzuweisung von Ressourcen unterstützen, Anpassungen des Plans mithilfe von Was-wäre-wenn-Szenarien vornehmen und die Beantragung von Ressourcengenehmigungen vereinfachen, sollten ganz oben auf der Anforderungsliste stehen.
Nachverfolgung / Messung: Wie können Sie sicherstellen, dass Ihr Projektportfolio einen akzeptablen ROI hatte, wenn Sie die tatsächlichen Werte nicht genau messen können? Mit der Möglichkeit, nachzuvollziehen, wie viel tatsächlich für genehmigte Projekte ausgegeben wurde, können PMOs ihren Beitrag nachweisen. Das alles beginnt mit Ihren Ressourcen. Stellen Sie sicher, dass Ihre PPM-Lösung es dem Unternehmen leicht macht, genaue Daten zu erhalten. Fragen Sie Ihren Anbieter, ob er Lizenzen für Gelegenheitsnutzer unterstützt oder ob er eine mobile Lösung für die Zeiterfassung anbietet. Sie mögen klein erscheinen, können aber einen großen Unterschied machen, wenn es darum geht, genaue Daten zu sammeln.
#3 - Interne Implementierung & Integrationsteam
Wenn Sie eine PPM-Software implementieren möchten, haben Sie erkannt, dass Ihr Unternehmen Veränderungen oder Verbesserungen benötigt. Die Implementierung von PPM-Software ist eigentlich ein Change Management-Prozess, denn wenn Sie es richtig machen, werden Sie schrittweise Verbesserungen vornehmen, die Ihrem Unternehmen große Vorteile bringen. Je nach der Kultur Ihres Unternehmens kann dieser Prozess einfach sein oder auch nicht. Wie auch immer, eines ist sicher: Ihr PPM-Softwareanbieter sollte über ein internes Team für Implementierungs- und Integrationsdienste verfügen, das Ihnen bei der Produktanpassung hilft. Die Software ist nur ein Teil der Lösung, der andere Teil sind die Mitarbeiter des Anbieters. Die Mitarbeiter, insbesondere die Serviceorganisation, werden für eine reibungslose und erfolgreiche Einführung Ihrer PPM-Initiative sorgen. Ein paar Fragen, die Sie dem Serviceteam Ihres Anbieters stellen sollten:
- Was ist ihre Philosophie und ihr Ansatz?
- Können sie Ihre speziellen Bedürfnisse nach dem Verkauf unterstützen?
- Haben sie einen bewährten, präskriptiven Ansatz?
- Handelt es sich um eine interne Ressource oder von einer 3rd Partei?
Es gibt zwar keine perfekten Antworten, aber ein paar Dinge, auf die Sie achten sollten, sind ein erfahrenes Team, ein Ansatz, der mit dem Kennenlernen Ihrer geschäftlichen Herausforderungen beginnt, ein Implementierungsprozess, der einem Plan-Configure-Deployment-Ansatz folgt, und Anbieter, die ihre Dienste im Rahmen eines Festpreisangebots bereitstellen - damit Sie nicht am Ende der Kette abgezockt werden.
Warum also nur drei Schlüsselkriterien? Ich habe mich nicht zu sehr auf die Ausführung konzentriert - das wohl wichtigste Kriterium des Projektportfoliomanagements. Die Ausführungsfunktionen einer PPM-Lösung sind ein wichtiger Bestandteil der Tagesordnung. Alle PPM-Lösungen müssen die Verwaltung von Projekten, Aufgaben und Meilensteinen über eine konsolidierte Benutzeroberfläche unterstützen und einige grundlegende Berichte über den Zustand, die Risiken und den Status von Projekten ermöglichen.
Die wahre Stärke von PPM vervielfacht sich, wenn Sie die Elemente der Top-Down-Planung, des Ressourcenmanagements und der Implementierung mit der Ausführung kombinieren. Wenn Sie Ihre Suche nach der idealen PPM-Lösung und dem idealen Anbieter einschränken, denken Sie nicht nur an die Ausführung von Projekten, sondern fordern Sie sich selbst heraus, ganzheitlich zu denken, wenn Ihr Ziel darin besteht, den geschäftlichen Nutzen für Ihr Unternehmen zu steigern.
Wenn Sie mehr über Projektportfoliomanagement-Software (PPM) erfahren möchten, sehen Sie sich unter ein kurzes Demo-Video an.
