Wie versierte PMOs mit Portfolio-Dashboards verwertbare Erkenntnisse gewinnen

Erstellt Ihr PMO Portfolio-Dashboards für Stakeholder und Führungskräfte? Wenn ja, bieten diese Portfolio-Dashboards die richtigen Einblicke und Daten, um Ihre Führungskräfte zu informieren und zu befähigen, schnelle Entscheidungen zu treffen? Hilft es Ihrem PMO, als Werttreiber gesehen zu werden?

In einer 2019 Deloitte-Umfrage unter 1,000 US-Führungskräften gaben 67% an, dass sie sich mit dem Zugriff auf oder der Nutzung von Daten aus ihren Tools und Ressourcen nicht wohl fühlen. Selbst unter denjenigen, die ihr Unternehmen als stark "datengesteuert" betrachten, äußerten 37% noch Unsicherheit.

Das Savvy PMO hat dies erkannt und macht den Zugang zu hochgradig visuellen, nützlichen Daten zu einem Muss, indem es umfassende Portfolio-Dashboards bereitstellt. Dies ist heute besonders wichtig, da die Unternehmen ihre Strategien, Prioritäten und Budgets schnell ändern. Sie müssen die kurz- und langfristigen Auswirkungen verstehen.

In Teil 1 dieser Blogserie haben wir die ersten drei der sechs Sichtbarkeitsbereiche behandelt, die PMOs auf ihrem Weg zu einem strategischeren Berater des Unternehmens entwickeln sollten:

1. Projektstatus und -zustand: Halten Sie Projekte auf Kurs
2. Geplante vs. tatsächliche Werte: Leistung im Vergleich zum Plan anzeigen
3. Aufnahme und Nachfrage: Wählen Sie die richtige Arbeit für sich

Das Savvy PMO baut auf den Berichten auf Projektebene auf, um schrittweise anspruchsvollere Portfolio-Dashboards zu erstellen. Die letzten drei Bereiche konzentrieren sich auf die Erstellung hochwertiger, zeitnaher Berichte und Visualisierungen, die Stakeholder leicht nutzen können, um gute Entscheidungen zu treffen und sicherzustellen, dass die Portfolios die Strategie erfüllen:

4. Transparenz auf Portfolioebene
5. Sichtbarkeit auf Executive-Ebene
6. Echtzeitanalyse

Für jeden Bereich der Sichtbarkeit sollte das Savvy PMO die Zielgruppe, den Zweck, die Ergebnisse und den Nutzen bestimmen. Beginnen Sie mit der Sichtbarkeit des Portfolios und sehen Sie sich die übrigen Sichtbarkeitsbereiche an:

4. Portfolio-Sichtbarkeit: Ausrichtung und Wert steigern

Ein umfassender Einblick in den Zustand des Portfolios ermöglicht es Führungskräften und Portfoliomanagern, die wertvollsten Initiativen im Kontext zu planen und auszuführen und dabei finanzielle und ressourcenbezogene Beschränkungen zu berücksichtigen. Sie können den Fortschritt im Auge behalten und bei Bedarf Kurskorrekturen vornehmen. Im Folgenden finden Sie drei Arten von Informationen, die Sie in Portfolio-Dashboards aufnehmen sollten:

1. Strategische Ausrichtung: Verschaffen Sie sich einen Überblick darüber, wie das Portfolio die strategischen Ziele erreicht. Geben Sie alle genehmigten Projektinvestitionen an, die mit diesen Zielen übereinstimmen. Mit diesen Informationen kann der Programm- oder Portfoliomanager überprüfen, ob alle Arbeiten mit dem strategischen Plan in Verbindung stehen.
2. Finanzwesen: Erstellen Sie umfassende Ansichten von Budgets, Ist-Werten und Prognosen. Zeigen Sie auf, wie sich die Kosten nach Portfolioprojekten, kapitalisierten und nicht kapitalisierten Ausgaben, Innovation, Compliance, "Keep the lights on"-Aktivitäten und mehr aufschlüsseln. Stellen Sie finanzielle KPIs für Stakeholder dar, um Trends zu verstehen, Verbesserungen vorzunehmen und Kapitalausgaben bei Verschiebungen, Verzögerungen oder neuen Möglichkeiten zu optimieren.
3. Status und Projektübersicht: Liefern Sie Visualisierungen des Status und der Leistung des Portfolios auf höchster Ebene. So sehen Sie auf einen Blick, ob Projekte im Zeit- und Budgetrahmen liegen. In grafischen Berichten können Sie Kennzahlen zum Projektstatus wie Zeitplan, Kosten und Ressourcen hervorheben.

5. Sichtbarkeit auf Führungsebene

Das Savvy PMO weiß, dass Unternehmensleiter maßgeschneiderte, leicht verständliche Berichte und Portfolio-Dashboards benötigen, die die richtigen Informationen für ihre Bedürfnisse liefern. Überlegen Sie sich zusätzlich zu den in den Bereichen 1-4 empfohlenen Optionen neue Optionen für Führungskräfte, indem Sie darüber nachdenken, was sie ständig über das Portfolio fragen, z. B:

• Arbeiten wir an den richtigen Projekten, um unsere Geschäftsziele zu unterstützen?
• Verfügen wir über genügend Mitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten, um die Arbeit zu erledigen?
• Halten wir unser Budget ein und erzielen wir die erwartete Kapitalrendite?
• Haben wir die richtige Mischung aus Projekten und Produkten, um unsere strategischen Initiativen zu erfüllen?

Helfen Sie bei der Beantwortung dieser Art von Fragen, indem Sie die folgenden drillbaren Daten zu Portfolio-Dashboards hinzufügen:

Arbeitseingang: Zeigen Sie den Umfang der Nachfrage, die in der Organisation der Führungskraft eingeht, und wo sie sich im gesamten Governance-Prozess befindet.

Ressourcenkapazität vs. Nachfrage: Stellen Sie auf der Grundlage der aktuellen Nachfrage dar, ob das Unternehmen neue Aufträge annehmen kann und wenn ja, wann. Dies hilft den Führungskräften zu verstehen, warum bestimmte Projekte nicht besetzt werden können, und Entscheidungen zu treffen, wie z.B. mehr Mitarbeiter einzustellen oder die Kapazität zu erhöhen, indem andere Projekte zurückgestellt werden.

Gesundheit der Top-Projekte: Verschaffen Sie sich einen Überblick darüber, wie die Top-Projekte des Unternehmensleiters abschneiden. Rote Statusanzeigen warnen die Verantwortlichen vor Problemen oder Risiken. Sie sollten die Möglichkeit haben, ein Projekt weiter aufzuschlüsseln, um offene Probleme, Fertigstellungsgrad, Zeitplan, Kosten und mehr zu sehen.

Arbeitstyp nach Budget: Geben Sie an, ob und wie sich die Arbeit auf Wachstumsinitiativen und laufende Aktivitäten verteilt, zum Beispiel. Klare Erkenntnisse bestätigen, dass das Unternehmen in die richtigen Arbeitsbereiche investiert oder dass Änderungen angebracht sind.

Portfolio-Hierarchie: Passen Sie die Portfolio-Dashboards an den Funktionsbereich jeder Führungskraft an, z. B. des CTO, CFO oder CMO. Geben Sie die zugehörigen Projekte mit allen relevanten Details an.

6. Sichtbarkeit und Echtzeit-Analyse: Ein Spielveränderer

Natürlich arbeiten Führungskräfte selten im luftleeren Raum, vor allem wenn Initiativen immer komplexer und funktionsübergreifender werden. Clevere PMOs integrieren Echtzeitinformationen aus dem gesamten Unternehmen in ihr zentrales PPM-Tool. Mit diesen Daten und Analysen können sie den Stakeholdern helfen, Trends und Abhängigkeiten im gesamten Unternehmen zu visualisieren und zu analysieren.

Um die besten Geschäftsentscheidungen zu treffen, erhalten Sie Einblicke, die über den Status hinausgehen, wie z.B.:

Auswirkungsanalyse: Zeigen Sie Abhängigkeiten zwischen Portfolios, Projekten, Personen und Assets an. Echtzeit-Einblicke in den Status von Ressourcen und Aktivitäten sollten mit strategischen Zielen verknüpft werden. Wenn sich die Prioritäten und Budgets ändern und sich die Ressourcen verschieben, können Portfolio- und Ressourcenmanager sowie die Führungskräfte und die Finanzabteilung die Dominoeffekte erkennen.

KPI-Trendanalyse: Erfassen Sie wöchentliche und monatliche Momentaufnahmen wichtiger Portfolio- und Projektmetriken. Führen Sie Trendanalysen durch, um sicherzustellen, dass alles nach Plan läuft, und ergreifen Sie Korrekturmaßnahmen, falls nicht.

Was-wäre-wenn-Szenarienplanung: Bieten Sie interaktive Visualisierungen an, um die Auswirkungen von Änderungen (z.B. ungeplante Arbeiten) zu modellieren, Kompromisse zwischen vorgeschlagenen Entscheidungen zu vergleichen und die Umverteilung von Ressourcen und Finanzmitteln über verschiedene Zeiträume zu sehen. Vorausschauende Daten erleichtern die Ressourcenplanung und -optimierung, mit Ansichten nach Portfolio, Projekt, Rolle oder Person, die umgeschaltet werden können, um die richtige Mischung zu finden.

Prädiktive Portfolio-Analyse (PPA) und -Optimierung: Erstellen Sie automatisch das Projektportfolio mit dem höchsten Wert auf der Grundlage beliebiger Ressourcen- und Budgetbeschränkungen und vergleichen Sie Portfolioszenarien.  Das spart Zeit bei der manuellen Analyse der Daten (und gibt somit Zeit zurück, die besser für andere Aufgaben und Aktivitäten genutzt werden kann). Wenn sich Ressourcenanforderungen oder Budgets ändern, können Manager das Portfolio einfach neu planen.

Die richtigen Daten und Analysen helfen versierten PMOs und ihren Geschäftskollegen, sicherzustellen, dass die Organisation ihre Strategie umsetzt. Echtzeit-Datenquellen und Feedback-Schleifen sind dafür entscheidend. Idealerweise werden sie in ein PPM-Tool eingespeist, das eine einzige Quelle der Wahrheit für alle darstellt. Sehr anschauliche, maßgeschneiderte Berichte, Analysen, Portfolio-Dashboards und KPIs liefern den Stakeholdern die Informationen, die sie benötigen, und zwar so, dass sie für sie am verständlichsten und wertvollsten sind.

Als guter Verwalter und Vermittler von Informationen kann das Savvy PMO effektive Entscheidungen für das Unternehmen treffen. Sie können fundierte Empfehlungen aussprechen, die sich auf Fakten und Beweise stützen, und so das Profil des PMO bei Führungskräften und anderen Verantwortlichen schärfen. Als Ergebnis kann das Unternehmen seine strategischen Ziele effektiver erreichen, Risiken minimieren und neue Chancen nutzen.

Weitere Details zu allen sechs Bereichen finden Sie im Savvy PMOs Guide to Visibility and Reporting eBook. Sehen Sie sich auch die anderen eBooks der Savvy PMO-Serie an:

1. Savvy PMOs Leitfaden zur Prioritätensetzung eBook
2. Savvy PMOs Leitfaden zur Ressourcenplanung eBook
3. Savvy PMOs Leitfaden für Demand Management eBook

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