Temperatur, Luftfeuchtigkeit, atmosphärischer Druck, Wind, Niederschlag und Bewölkung. Die Kombination dieser sechs Elemente macht das Wetter aus. Ohne die Berücksichtigung aller sechs sind Wetterberichte und -vorhersagen unvollständig.
Das Gleiche gilt für Ihr Projektmanagementbüro (PMO). In jeder projektorientierten Organisation gibt es eine Reihe von Komponenten. Sie sind alle relativ und die Dynamik zwischen ihnen beeinflusst die Ergebnisse Ihrer Initiativen und die Gesundheit Ihres Portfolios. Wenn Sie in der Lage sind, jedes Element im Kontext Ihres PMOs zu überwachen, können Sie das Wetter genauer vorhersagen.
Die sechs Elemente Ihres PMOs:
Die Temperatur: Ihr Portfolio.
Beim Wetter ist die Temperatur das grundlegende Maß, das alle anderen Elemente beeinflusst. Das gilt auch für Ihr Portfolio. Die Bewertung Ihres Portfolios - von kalt bis heiß, von chaotisch bis organisiert - bestimmt andere elementare Verhaltensweisen in Ihrem PMO. Wenn Sie wissen, wie es um die Finanzen und Anlagen Ihres Portfolios bestellt ist, können Sie die Asset Allocation beurteilen und das Risiko gegen die Performance abwägen. Kurz gesagt, Ihr Portfolio ermöglicht es Ihnen, eine Kaltfront oder eine Hitzewelle vorherzusagen und sich darauf vorzubereiten.
Die Luftfeuchtigkeit: Ihre Projekte.
Die Luftfeuchtigkeit ist die quantitative Messung des Wasserdampfs in der Atmosphäre und zeigt die Wahrscheinlichkeit von Niederschlägen an. Die Anzahl der Projekte in Ihrer Pipeline, der zugehörige Umfang und das entsprechende Budget liefern eine ähnliche Messung. Wenn Sie wissen, welche Projekte in der Luft liegen und welche geplant sind, können Sie das Gewicht der Luft erkennen und sich auf einen guten oder schlechten Tag einstellen.
Atmosphärischer Druck: Ihre Ressourcen.
Der atmosphärische Druck, die Messung des Drucks, der durch das Gewicht der Luft ausgeübt wird, ändert sich je nach Ihrem Standort. Dasselbe gilt für Ihre Ressourcen, je nachdem, wo Sie im Portfolio und im Projektplan stehen. Wenn Ihr Projekt höher liegt, stehen weniger Ressourcen zur Verfügung, um neue Initiativen anzustoßen. Wenn Sie sich im Death Valley befinden, suchen Sie nicht nur verzweifelt nach einer Oase, sondern haben auch zusätzliche Ressourcen im Schlepptau, die nach Wasser suchen.
Wind: Ihre Geschwindigkeit.
Beim Wetter ist der Wind die Bewegung der Luft. In Ihrem PMO steht der Wind für die Geschwindigkeit Ihrer Projekte, d.h. für deren Veränderungsrate in Bezug auf einen Bezugsrahmen. Sie wissen besser als jeder andere, dass sich Umfang, Budget und Ressourcen im Laufe eines Projekts ändern können - mit direkten Auswirkungen auf die Geschwindigkeit und den Abschluss des Projekts. Doch mit der Fähigkeit, jedes Element zu messen und zu verfolgen, kommt auch die Fähigkeit, vorherzusagen, wie weit der Wind ein Projekt tragen wird, wenn das Unvermeidliche passiert: Veränderung.
Bewölkung: Ihr Bedarf.
Wie klar ist Ihre Sicht? Verschiedene Arten von Wolken signalisieren unterschiedliche Wetterbedingungen und zeigen das Ausmaß des Niederschlags an. Ein klarer Himmel ist großartig, aber Wolken sorgen für die Niederschläge, die das Land braucht, um gesund zu bleiben. Für Ihr PMO stellen die Wolken den Zustand Ihrer Nachfrage-Pipeline dar. Welche Art von Wolken (Projekten) werden kommen? Cirrocumulus, Altostratus, Cumulonimbus, um nur einige zu nennen. Was bedeutet das für das PMO? Wenn Sie verstehen, wie sich die einzelnen Wolken bzw. Projekttypen und Zeitpläne auf Ihr PMO auswirken, wird sich die Qualität Ihrer Wettervorhersage verbessern.
Niederschlag: Ihre Ergebnisse und Vorteile.
Niederschlag ist jedes Produkt der Kondensation, das unter der Schwerkraft fällt. Im Sinne dieser metaphorischen Übung ist der Niederschlag eine gute Nachricht für Ihr PMO. Es zeigt an, dass die Pipeline ausreichend gesättigt ist, um eine Form von Niederschlag zu produzieren, die gemessen werden kann. Eine Hitzewelle trocknet das Land aus und führt zu Wasserknappheit, während das richtige Maß an Niederschlägen das Land gesund hält und wachsen lässt. Denken Sie an den Nutzen, den Sie aus einem Projekt ziehen, oder an das Sprichwort: "Der Regen im April bringt die Blumen im Mai". Ein erfolgreiches Projekt sollte messbare Vorteile bringen, die sich in Ihrem gesamten Unternehmen bemerkbar machen.
Also, wie ist das PMO-Wetter?
Die Kombination dieser sechs Elemente - Portfolio, Projekte, Ressourcen, Geschwindigkeit, Analysen und Nutzen - ist das, was Ihr PMO-Wetter ausmacht. Aber kleine Veränderungen in jedem Element können die gesamte Vorhersage verändern. Wie können Sie also jede Variable dynamisch messen, um eine genaue Wettervorhersage zu erstellen?
Meteorologen verlassen sich heute auf eine Kombination aus Instrumenten und Technologie, um das Wetter zu analysieren. Mit der Verbesserung der Technologie hat sich auch die Genauigkeit der Wettervorhersagen verbessert. Das Gleiche gilt für jedes PMO. Wenn sich Ihr Unternehmen auf manuelle oder veraltete Instrumente verlässt, um jedes bewegliche Teil in Ihrem Projektportfolio zu verfolgen, ist das Maß an Genauigkeit gefährdet. Deshalb verlassen sich viele PMOs heute auf die Software project portfolio management (PPM), um den Lebenszyklus von Projekten und Portfolios zu verwalten.
Der größte Vorteil einer PPM-Lösung ist die Transparenz, die sie für alle beweglichen Teile und Komponenten bietet. Mithilfe von Echtzeitdaten für Dashboard-Rollups und Berichte erhalten PMOs die Informationen, die sie benötigen, um das Wetter zu überwachen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Diese Analysen und Berichte führen zu einer besseren Portfolio-Planung und zu besseren Ergebnissen für Ihr Unternehmen. So wissen Sie immer, wie Sie sich dem Wetter entsprechend kleiden müssen.
