I det moderna företaget avgörs framgången av organisationens förmåga att anpassa sig till en snabbt föränderlig marknad - ett begrepp som kallas affärsrörlighet. Utan förmågan att leverera aktuell och relevant information där den behövs som mest kan organisationer inte reagera på interna och externa möjligheter och hot när de dyker upp.
Business agility is often constrained by the agility of an organization’s IT Operations, which builds and maintains the systems that deliver information. The unpredictable “firefighting” nature of IT Ops work makes it difficult for teams to maintain a consistent flow of value-adding work — work that would improve agility, and prevent fires from occurring in the first place. This catch-22 often causes discord between the IT organization and the business, rooted in a lack of visibility and understanding.
Lean IT ger en möjlighet att bryta ner murarna mellan dessa två delar av verksamheten. Det skapar en grund för hållbar IT-driftskompetens genom att förbättra insynen i IT-Ops-organisationen, vilket möjliggör bättre kommunikation och snabbare leveranser i hela företaget.
IT-drift och affärsverksamhet: Att tala olika språk
Att anpassa IT-driftens behov till verksamheten är avgörande för att verksamheten ska lyckas, men det verkar ofta som om de två parterna talar olika språk. I sin bok Lean IT beskriver Mike Orzen dessa motstridiga prioriteringar mellan IT-organisationen och verksamheten: För affärsverksamheten är IT-Ops komplex, fragmenterad, missriktad (fokuserad på att lösa tekniska frågor snarare än affärsproblem), långsam och kostsam att förändra.
Samtidigt kämpar IT Ops för att bli hörd och förstådd. Många av de problem som IT-verksamheten står inför ärvas faktiskt: De kommer ofta in i samtalet efter att affärs- och taktiska beslut redan har fattats - vilket innebär att de inte har någon röst vid bordet för att påverka positiva, hållbara förändringar.
Utan stöd, vägledning och förståelse från verksamheten kan IT-Ops inte bygga och underhålla ett omfattande och effektivt informationssystem: Ur IT-Ops-perspektivet tvingas ofta Ops-teamen att anta trasiga system och måste utveckla ohållbara lösningar som bara skapar mer teknisk skuld. IT-operatörerna byts ofta ut mellan olika projekt, vilket leder till omställningskostnader, förlorad produktivitet, kvalitetsproblem, frustration och trötthet, vilket ytterligare förvärrar fragmenteringen i systemet.
Lean IT-verksamhet
För att denna missanpassning ska kunna åtgärdas måste vi omformulera IT-driftens roll - det är där Lean IT kommer in i bilden. Enligt Orzen stöds dessa delar av ett Lean-ledningssystem vanligtvis av delade IT-tjänster och ger unika möjligheter för Lean IT Ops:
- Kommunikation
- Kunskapshantering och samarbete
- Resultatmätning och företagsinformation
- Utnyttjande av strategin
- Lean redovisning
Dessa delade tjänster ger en möjlighet för en Lean IT-organisation att stödja och främja förbättringar av affärsprocesser i hela organisationen. Så här gör du: I ett Lean-företag arbetar tvärfunktionella team i partnerskap med IT för att förbättra affärsprocesserna, vilket i sin tur innebär att IT:s bidrag går från att stödja till att driva utvecklingen av innovativa lösningar.
I sin bok förklarar Orzen hur Lean IT-organisationer kan förbättra samarbetet mellan värdeflöden genom att:
- "Uppmuntra en systemansats för problemlösning.
- Att ge en förståelse för underliggande informationssystemfunktioner och inbördes relationer som är dolda för de flesta användare.
- Att utnyttja sin position utanför silos för att se hur informationen flödar från början till slut och därigenom kunna upptäcka svagheter bättre."
Särskilt IT-verksamheten kan spela en viktig roll för att skapa ett smidigt IT-flöde. Lean IT-tänkare uppmanar IT-Ops att "agera som ett företag" och positionera sig som en tjänst snarare än en silo. De tjänster de erbjuder kan vara allt från helpdesk-tjänster till arkitektur och säkerhet, men alla bör vara förankrade i målet om holistisk processförbättring.
Om IT Ops kan göra övergången från silo till tjänsteleverantör kan de få den plats vid bordet som de behöver för att göra hållbara förbättringar och förbättra verksamhetens smidighet. ITIL-ramverket kan ge Lean IT Ops den struktur som behövs för att omvandlas till en serviceorganisation.
ITIL: En lean metod för hantering av IT-tjänster
ITIL (Information Technology Infrastructure Library) är ett allmänt använt ramverk för hantering av IT-tjänster som ligger nära många Lean-principer och -metoder. Det grundläggande värdet av ITIL är att det ger ett Lean-ramverk för förändringshantering, utan vilket ett Lean IT-initiativ kanske aldrig kommer igång.
Kontinuerlig förbättring, en av pelarna i Lean, är också kärnan i ITIL. Den genomförs på flera olika sätt:
- Genom att använda den vetenskapliga metoden PDCA (Plan-Do-Check-Act) för att identifiera, lösa och förebygga problem på ett hållbart sätt kan Lean IT Ops-team arbeta systematiskt med både reparationer och planerat projektarbete.
- Standardiserade arbetsmetoder minskar arbetets komplexitet eftersom de hjälper till att reglera förändringar och fel i systemet när de inträffar, och gör det möjligt att göra en grundorsaksanalys för att förhindra att samma fel upprepas.
- Lean IT-konceptet med kvalitet vid källan minskar kostnaderna för omarbetning och efterlevnad.
En av de mest användbara produkterna i ITIL är skapandet av en tjänstekatalog, som beskriver de värdeskapande tjänster som IT-organisationen tillhandahåller sina kunder (interna eller externa). Denna effektiva kommunikation, mätning och återkoppling möjliggör anpassning, innovation och smidighet. IT-kunderna kan identifiera exakt vilken tjänst de behöver be om - dvs. tala Lean IT-språket - och föreslå nya tjänsteerbjudanden. Med tiden kan användningen av ITIL för att implementera Lean IT bidra till att eliminera kronisk instabilitet och ersätta den med lagarbete, pålitlighet och förtroende.
Lean IT-verksamhet
Genom att implementera Lean IT Ops får man ett mer stabilt, pålitligt och effektivt IT-driftssystem med högre arbetsmoral och snabbare leverans av värde. Lean IT uppmuntrar IT Ops att gå från en funktionell silo till en värdeskapande tjänsteleverantör. Med ITIL som ram kan IT-driftsteam implementera Lean IT på ett sätt som främjar snabba och förutsägbara leveranser.
Genom att ge IT-Ops möjlighet att hantera sitt arbetsflöde kan de fatta smartare beslut om prioriteringar. Det gör det möjligt för dem att återfå en plats vid bordet och bli involverade i de processförbättringar som gör att de kan erbjuda mer värde tillbaka till verksamheten.
Om du vill veta mer om hur IT-Ops kan använda Lean och Kanban för att leverera värde snabbare kan du läsa mer på 10 Styrelseexempel för IT-drift och utveckling.
![En global plan för hantering av samarbetsarbete [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/07/A-Global-Collaborative-Work-management-blueprint.png)
