Har du som PMO-ledare någonsin tittat på en lista över projekt i ditt företag? Jag menar, har du verkligen tittat på dem? I projekten beskrivs vanligtvis vad som ska göras, men inte nödvändigtvis vilket värde det innebär att göra det. Motsvarande projektbeskrivningar och affärsidéer är ofta mycket mer detaljerade när det gäller genomförandet och kan beskriva fördelarna ur ett finansiellt perspektiv, men saknar ofta strategiska resultat.
Låt inte projekten bli en icke-strategisk att-göra-lista för PMO. Se istället till att du förvaltar investeringar som driver strategin och ger mervärde till verksamheten.
Låt oss gå igenom ett verkligt scenario som kan kännas bekant. Projekt tar ofta steget till lösningen innan de tydligt identifierar vilka resultat de vill uppnå, oavsett lösning.
Exempel på ett projekt: Företag A vill "förbättra PMO-processerna".
Är verkligen projektet? Det är det inte. I det här projektexemplet utgår man från lösningen snarare än problemet.
Fråga dig själv: Varför skulle verksamheten vilja att PMO förbättrar sina processer? Kanske känner de att de investerade sin tid och sina pengar i fel projekt förra året och att de inte levererades i tid eller gav avkastning för den gjorda investeringen. Att förstå vad de försöker lösa hjälper till att definiera de önskade resultaten. Verksamheten vill att PMO ska hjälpa dem att fatta bättre beslut om var de ska investera sina pengar, hantera dessa beslut i förhållande till kapaciteten och i slutändan skapa affärsvärde snabbare via projekt.
Ja, "förbättra PMO-processerna" kan möjliggöra dessa resultat, men jag rekommenderar att projektet börjar och förblir grundat på de resultat som ger mervärde för verksamheten.
Gartner kallar detta för "att härleda strategi" och föreslår att en strategiförklaring utformas på följande sätt:
"Om vi ska förbättra PMO-processerna för att se till att rätt projekt levereras snabbt, stöder vi vår företagsstrategi för ... (fyll i det tomma fältet)."
Detta är en fantastisk övning som du kan använda när din organisation har svårt att hantera strategisk planering uppifrån och ner eller bara förstå vad verkligen behöver göras.
Du kan nu byta namn på ditt projekt från "Förbättra PMO-processerna" till "Investera i rätt projekt och leverera dem snabbare". Därefter kan du bekräfta med verksamheten att ditt projekt för PMO är att:
- Utveckla metoder för portföljhantering som hjälper verksamheten att fatta bättre beslut om vilka projekt som ska investeras i och som kommer att förverkliga strategin.
- Säkerställa att alla potentiella projekt har en strategi som kan användas.
- Välja och godkänna projekt som kommer att leverera strategiska mål.
- Överväga kapaciteten innan du godkänner projekt för att undvika att ta på dig för mycket arbete i förhållande till tillgängliga resurser, vilket i slutändan förbättrar genomströmningen (snabbare).
- Övervaka och mäta projektet i förhållande till strategideklarationerna och andra KPI:er för att identifiera projekt som bör avbrytas eller försenas tidigare.
- Aktivera en kontinuerlig process för att utvärdera pågående och nya projekt för att kontinuerligt förbättra de beslut som fattas i samband med projekten.
Så nästa gång du tittar på en lista över projekt som föreslås eller som redan pågår i din organisation, fråga dig själv: Har dessa projekt en strategi? Definierades varför före vad? Kommer någon i branschen att bry sig om dem när de har levererat något? Har projektgruppen fastnat i kraven och tappat bort vad de försöker göra? Kommer de att leda till önskade resultat?
Om inte, då är det dags att gå tillbaka till det du försöker åstadkomma med PMO:n. Skriv om filmen. Se till att PMO fortfarande är stjärnan.
För mer information, se videon Bygga upp PMO:s partnerskap med finansavdelningen.
