Motivation, ledarskap, struktur, resurser och system: alla dessa faktorer måste vara närvarande för att projektgruppen ska kunna prestera så bra som möjligt.
Men hur viktiga de än är, räcker de inte till. Det finns ytterligare en bit som är oumbärlig i pusslet för teamets prestationer. Och överraskande nog är det också den del som många projekt förbiser. Öppenhet.
Öppenhet gör det möjligt för projektgruppens medlemmar att förstå projektet som en helhet, så att de kan se hur deras individuella bidrag inte bara är viktiga utan även avgörande för det övergripande målet.
Öppenhet underlättar feedback, förslag och bidrag från de personer som ofta är de mest kvalificerade (och ändå försummade) intressenterna i ett projekt: de som utför arbetet!
Öppenhet uppmuntrar till kunskapsutbyte - särskilt kring problemhantering - vilket hjälper projekten att dra nytta av möjligheter och undvika fallgropar och bakslag. Samtidigt får man också med sig yrkesverksamma från närliggande avdelningar och enheter, t.ex. IT och forskning och utveckling (R&D), som kanske inte deltar i projektgenomförandet, men som definitivt är intresserade av den vishet som projektmedlemmarna upptäcker när de marscherar fram mot mållinjen.
Och lika värdefullt är att öppenhet skapar "buy in" hos individer och team, vilket kan verka som en abstrakt, känslig sak som inte är så viktig, men som alla erfarna Project Manager kommer att berätta för dig, gör det stor skillnad för om ett projekt klarar sig när det ställs inför en svår utmaning - eller om det börjar falla sönder i sömmarna.
Det är alltså uppenbart (utan ordvitsar!) att öppenhet är viktigt för att maximera projektgruppens resultat. Men vad som inte är lika tydligt är det mest effektiva sättet att uppnå det.
Ärligt talat har de flesta projektledare inte lyxen att personligen utbilda - eller ens välja - vem som ska arbeta med ett visst projekt. Med tanke på projektens karaktär är det dessutom möjligt (ibland troligt) att vissa gruppmedlemmar som deltar i startmötet inte är samma personer som skålar på avslutningsfesten. Omsättningen på projekt är sällan bra, men det ligger i sakens natur.
Projektledarna behöver dock inte utbilda projektgruppens medlemmar i värdet av öppenhet, och sedan upprätthålla denna medvetenhet under hela projektet. Istället kan de välja rätt programvara för projekthantering.
Helt enkelt (och ja, det är verkligen så här enkelt) är rätt programvara för projektledning i grunden utformad för öppenhet. Det vill säga, den har inbyggda system och verktyg som gör det enkelt och effektivt för projektgruppens medlemmar att:
- Se projektets "helhetsbild" när som helst och från vilken internetansluten dator, surfplatta eller smartphone som helst.
- Skicka feedback och spela en viktig roll inte bara i arbetet med ett projekt utan även i styrningen av det.
- Dela kunskap och information med gruppmedlemmar (och få många high-fives från IT och R&D).
- Få det viktiga "buy in" som motiverar dem att göra sitt bästa när det går bra och när det går mindre bra.
