Spårning av tid - Hur ska min organisation göra det?

När en ny kund registrerar sig hos Innotas och börjar arbeta med sin Customer Success Manager, är ett av de första ämnena som diskuteras tidshantering. De flesta kunder vill spåra tid för sina IT-resurser, men de vet inte alltid vilka typer av aktiviteter som ska spåras, hur detaljerade de ska vara eller vilka fördelar de kan få genom att spåra tid. I resten av det här inlägget kommer vi att diskutera fördelarna med och några grunder om olika sätt att registrera tid.

Innotas Customer Success Managers hjälper kunderna att få igång spårningstiden som en del av deras implementering av IT Governance för att ge en eller flera av följande fördelar:

• Ge en uppdelning av den tid som lagts ner på projekt, underhåll/applikationsstöd och administrativ verksamhet.
• Hjälpa till att identifiera system som tar för mycket resurser i anspråk för att underhållas och som kan behöva läggas ned.
• Historiska vyer över var IT-resurserna spenderar sin tid gör att du kan flytta resurser till aktiviteter med högre prioritet och högre värde.

När kunden väl har bestämt vilka fördelar som är viktiga är nästa steg att bestämma vilka aktiviteter som ska användas för att spåra tiden. De flesta kunder väljer en, två eller tre av dessa kategorier:

• Projektarbete - detta är dina strategiska projekt och andra mindre projekt som har ett definierat start- och måldatum.  Resurser kommer att tilldelas delar av projektet eller enskilda uppgifter för detaljerade projektplaner.  Nästan alla kunder spårar projektarbete eftersom det är det mest diskretionära arbetet (även om det ger högst värde) som utförs.
• Underhållsarbete - detta kallas vanligen för "Keep the lights on (KTLO)" och omfattar allt från att arbeta med helpdeskärenden, serviceförfrågningar, driftsuppgifter och aktiviteter för att bryta/korrigera program.  De flesta organisationer planerar inte att spåra detta till en början, men inser snabbt att den största delen av deras arbete utförs här och att detta område har den största potentialen för optimering.
• Administrativt arbete - detta omfattar möten, semester, semester osv. Kunderna är splittrade när det gäller detta - vissa rapporterar om det och andra sänker helt enkelt resursernas tillgängliga kapacitet för att ta hänsyn till detta (till exempel, istället för en kapacitet på 40 timmar/vecka, sätts kapaciteten till 36 timmar/vecka).

Det sista steget är att bestämma hur detaljerad tidsuppföljningen ska vara i förhållande till hinkarna ovan. Några av de frågor som Innotas Customer Success Managers använder för att hjälpa till att avgöra detta är listade här:

• Projektarbete - När det gäller projekt kan du vanligtvis spåra tid på projekt-, sammanfattnings- eller uppgiftsnivå.  Varje nivå innebär en något större mängd inställningar, så det är inte alltid det bästa valet att bara välja uppgiftsnivån eftersom den är mest detaljerad.  Några frågor för att hjälpa till att fastställa nivån:
  • Hur detaljerade är mina projektplaner?
  • Hur detaljerade är mina resurstilldelningar till projekten?
  • Är mina projektplaner konsekventa?  Använder jag mallar för projektplaner?
  • Aktiverar jag projekt eller delar av projekt?  Aktiverar jag baserat på specifika uppgifter eller arbetsmoment, eller baserat på en procentandel per resurstyp?
• Underhållsarbete - För underhållsarbete spåras tiden vanligtvis på applikationsnivå med flera hinkar för att fånga de olika typerna av arbete (t.ex. förbättring, reparation, support osv.).   Vissa kunder frågar också om tidsspårning för enskilda serviceförfrågningar eller helpdeskbiljetter.  Det finns egentligen bara en fråga för detta område - vad ska du göra med de data du får tillbaka?  Svaret på den frågan kommer att vara avgörande för hur du utformar dina tillämpningar.  Det är viktigt att förstå hur mycket tid som spenderas på att åtgärda och avbryta en viss applikation, men att förstå hur mycket tid som spenderades på varje åtgärd för att avbryta och åtgärda en viss applikation är kanske inte så viktigt (och det kan leda till onödig belastning på dina resurser).
• Administrativt arbete - För administrativt arbete registreras tiden nästan alltid i en uppsättning kundgemensamma hinkar.  I likhet med underhållsarbetet ska du fråga vad du planerar att göra med uppgifterna.

Du är välkommen att kommentera eller ställa frågor för att hålla diskussionen igång.

Relaterade inlägg

Produktportföljshantering, projektportföljshantering, arbetsledning för team Gör undersökningen: Delta i marknadsundersökningen om projektsamarbete. January 29, 2018

Projektportföljhantering, visioner och trender, arbetshantering för team Värdet av att kombinera robust PPM med lättviktig arbetsutförande [Video] March 23, 2018

Projektportföljhantering, visioner och trender Tre fördelar med tidsuppföljning June 19, 2017