Vad är Top Down Portfolio Management?
Portföljhantering uppifrån och ner är ett sätt att genomföra projektportföljhantering programvara som bidrar till att minimera organisatoriska förändringar och främja antagandet av lösningar. I motsats till den nedifrån och upp-strategin för PPM, som fokuserar på att förbättra genomförandet av enskilda projekt genom detaljerad uppgiftshantering, fokuserar top-down portföljhantering på att förbättra portföljplaneringsprocessen och förbättra projektgenomförandet och värdet genom bättre planering.
För organisationer som är nyare på portföljhantering är toppstyrning ofta den metod för PPM som rekommenderas av ledande branschanalytiker.
Tre anledningar till varför en toppstyrd strategi för portföljhantering främjar ett framgångsrikt PPM-implementering
1. Säkerställer bättre projektavstämning
[pullquote]Top down portfolio management betonar att definiera en systematisk process för hur projekt prioriteras och väljs ut.[/pullquote]
Portföljhantering uppifrån och ner betonar att man definierar en systematisk process för hur projekten prioriteras och väljs ut. Genom att förbättra processen för granskning och urval av projekt kan du garantera att din organisation fortsätter att fokusera på de mest värdefulla initiativen och förbättra värdet av projektportföljen som helhet. Genom att införa en sådan här process kan man minimera enstaka arbetsförfrågningar och se till att organisationens resurser fokuseras på rätt områden, vilket i sin tur förbättrar projektleveransen.
2. Minimerar organisatoriska förändringar
Den uppifrån och ned-orienterade metoden för PPM minimerar organisatoriska förändringar genom att inledningsvis fokusera på att bara samla in projektets KPI:er som är kritiska mätvärden för rapportering och planering. Ofta kommer organisationer som tillämpar en toppstyrd portföljmetod inte att samla in någon information på uppgiftsnivå utan bara spåra KPI:er för projekt på hög nivå (det är också vanligt att spåra information om uppgifter på milstolpe- eller fasnivå). Genom att spåra projektinformation på en hög nivå säkerställs att projektresurserna kan ägna sin tid åt att faktiskt utföra projektarbete och inte lägga all sin tid på att hålla PPM-verktyget uppdaterat!
3. Bättre planering leder till bättre genomförande
Bättre planering leder till bättre genomförande, och en av de största anledningarna till att projekt misslyckas är att projekten var dåligt planerade och schemalagda utan hänsyn till den bredare portföljen. Begränsningar i fråga om resurskapacitet och efterfrågan är ofta det största hindret för att slutföra projektarbetet i tid och enligt budget, och ofta kämpar PMO:er för att få insyn i hur resurserna fördelas mellan projektarbete och annat arbete. Den traditionella, nedifrån och upp-strategin för resurshantering, som betonar schemaläggning av enskilda resurser på uppgifter, kan vara mycket tidskrävande och ger ofta en onödig detaljnivå, särskilt när projekten befinner sig i ett skede före genomförandet. En top-down-strategi för resurshantering fokuserar på att tilldela resurser på projektnivå för en procentandel av resursens tid och är ett mycket effektivare sätt för projekt- och portföljchefer att utföra resursplanering, särskilt för dem som är nya inom PPM. Att anta en top-down-strategi för resurshantering är ett utmärkt sätt för nyare organisationer att förbättra insynen i resurskapacitet och efterfrågan, utan att det krävs en överdriven mängd arbete för att mata in data. Att skapa en översikt över resurskapacitet och efterfrågan på hög nivå kan dramatiskt förbättra portföljplaneringen, vilket underlättar projektplaneringen, förenklar prognostiseringen av personalstyrkan och förbättrar det övergripande projektgenomförandet.
