Företag upptäcker snabbt fördelarna med virtuella team - det vill säga team där nästan alla medlemmar arbetar på distans. Dessa team minskar kostnaderna, skapar en mycket större pool av potentiella sökande och ger en flexibilitet som är svår att hitta någon annanstans. Dessutom finns virtuella team i många olika former och storlekar.
I många fall finns det aldrig någon bestämd kontorsort, eftersom många gruppmedlemmar flyttar och bor runt om i världen. Denna otraditionella miljö medför sina egna utmaningar, och att leda ett team i en sådan miljö kräver en särskild förståelse för förfaranden som skiljer sig från vad som gäller i en vanlig kontorsmiljö. Här är några tips för att lyckas med att hantera ett virtuellt team, från vikten av videosamtal till att använda ett verktyg för projekthantering.
Rutinmässiga möten är ett måste
Se till att alla samordnade möten och konferenssamtal äger rum vid samma tidpunkt och samma dagar. På så sätt blir teamet bekant med arbetsflödet och kan ta sig an sitt arbete på ett mer meningsfullt sätt och med mindre stress. Ett bra sätt att uppnå målet med rutinmässiga möten är videochatt, vilket också är ett bra sätt att lära känna din distansanställde på ett mer personligt plan. På tal om videosamtal...
Videosamtal är viktiga
E-post och chattrum kan skapa fler missförstånd än de kan förhindra, och en virtuell atmosfär kan förvandla ett enkelt meddelande till en katastrofal telefonlek. Videosamtal är bra för virtuella team eftersom de minimerar risken för missförstånd och möjliggör en mer personlig kontakt mellan teammedlemmarna. Som vi nämnde i föregående punkt bör du se till att videosamtalen sker vid en tidpunkt som passar alla - det sista du vill göra är att råka ringa ett videosamtal till en fjärranställd mitt i natten.
Verktyg för projektledning är viktiga
Verktyg för projekthantering är viktiga för att kontoret ska fungera effektivt, särskilt på distansarbetsplatser. En av användningsområdena är övervakning av kommande tidsfrister, ett annat är att skicka påminnelser om viktiga uppgifter till de teammedlemmar som uppgifterna har tilldelats och ännu ett annat är att spåra tid för att se till att varje fjärranställd använder sin tid på ett klokt sätt.
Samarbete är nyckeln
Eftersom många team inkluderar intressenter utanför företaget, t.ex. leverantörer och ledningsgrupper, är det viktigt att ha ett effektivt sätt att samarbeta. I en tid då konceptet samarbete på arbetsplatsen, både inom företaget och med kunder, blir alltmer populärt, bör företag och projektledare kunna dela med sig av det som är relevant samtidigt som de skyddar immateriella rättigheter. Det är här Planview AdaptiveWork kommer in i bilden - oavsett om du samarbetar med kunder eller en extern leverantör gör Planview AdaptiveWork det enkelt att bara dela med sig av det som är nödvändigt när du samarbetar.
Ha tydliga mål och definierade arbetssystem
Med så många olika människor kan saker och ting lätt bli röriga. Därför är det viktigt att ha tydliga mål med definierade parametrar. Genom att fastställa och upprätthålla dessa standarder kommer teamet att bli bättre på att slutföra uppgifter inom en bestämd tidsram. Se till att du standardiserar systemet när du väl har bestämt dig för att främja produktiviteten. Dessutom bör du se till att systemet är anpassat till dina virtuella medarbetares behov, eftersom det är de som kommer att använda det dagligen.
Säkerställa professionalism
Se till att den virtuella arbetsplatsen är fri från distraktioner och kräv att de anställda bär lämplig klädsel - inget arbete hemifrån i pyjamas! Dessa standarder bidrar till en kultur av professionalism och effektivitet och gör det lätt för dina medarbetare att sätta sig in i rätt tänkesätt.
Överlappande timmar
Det är troligt att du kommer att ha några olika gruppmedlemmar som befinner sig i olika tidszoner. Oavsett detta bör du se till att det finns minst tre timmar i schemat där alla är närvarande samtidigt. Detta kommer att bidra till att skapa band mellan grupperna, uppmuntra dem att samarbeta och troligen lära dem några saker som de inte redan visste om olika aspekter av deras dagliga uppgifter.
