Julen är något som nästan alla ser fram emot, lite festlig glädje bland vinterns tråkiga och kortare dagar, en chans att träffa vänner och familj, njuta av mat och åtminstone bara koppla av.
Det finns dock en grupp i samhället, även om den är relativt liten, som inte ser fram emot julen, är de som arbetar med projektledning. Inte för att dessa människor nödvändigtvis är mer antiroliga än resten av befolkningen, utan för att det kan vara en mardröm att försöka leda ett projekt och hantera de många problem som uppstår när människor tar semester och störs i sina scheman.
Om du letar efter några tips om projektledning för att avlasta dig så att du också kan njuta av julhelgen, kan vi rekommendera följande.
Samla in så mycket information som möjligt
Innan du skapar en plan måste du veta vad du vill uppnå med den. Ett av de bättre tipsen för projektledningI den här situationen är det bäst att fråga dina leverantörer, kunder och intressenter vad de har för planer, så att du kan börja göra dina egna planer. Om alla tog ledigt skulle det gå bra, men det är missförhållandena som är problemet, när arbetet fortfarande måste utföras men ingen finns i närheten för att göra det. Om du har en helhetsbild av vad som måste levereras och eventuella luckor kan du planera effektivt.
Bygg upp en bank av arbete som kan göras hemifrån
Ur en PM:s synvinkel är en bra sak med semestern att man vet när den kommer. För att utnyttja detta till din fördel kan du skapa ett arbetsschema med uppgifter som kan utföras hemifrån och be teammedlemmarna om input om deras egna personliga scheman. Bygg upp denna arbetsbank inför semestern så att om du erbjuder medlemmarna möjlighet att arbeta hemifrån finns det en rad uppgifter som inte påverkas av att de utförs utanför kontoret.
Att vara generös hjälper också moralen
Beroende på när semestern infaller kan det ibland vara vettigare att ge folk ledigt, så att de faktiskt kan få en hel semester i stället för att dra in dem en eller två dagar i veckan. Även om du kanske förlorar produktivitet under dessa dagar, kan du få en längre rast och veta att ledningen faktiskt bryr sig om dig, vilket bör leda till ökad produktivitet under projektets gång.
Börja tidigarelägga så mycket arbete som möjligt under månaderna innan
Det kanske inte verkar så roligt just då, men om du lägger ner extra timmar under veckorna och månaderna före semestern kan du minska arbetsbördan avsevärt under den perioden. Samarbeta med dina leverantörer och kunder för att se vad som kan flyttas fram och prata med ditt team om vad de vill ta på sig för att garantera mindre stress under semestern.
Informera intressenterna om eventuella förseningar.
Om du bestämmer dig för att ge teamet extra lediga dagar eller om du bara inser att de överenskomna tidsfristerna helt enkelt inte kommer att kunna hållas med tanke på störningarna under julen, är en av de viktigaste åtgärderna att se till att dina intressenter är informerade. De kanske inte är nöjda, men du tog åtminstone ansvar för att erkänna det och försöka hitta en lösning i stället för att bara skylla på oförutsedda omständigheter.
Det är mycket enklare att planera ditt och teamets arbetsschema för semesterperioden när du använder den mest kraftfulla molnbaserade projekthanteringsprogramvaran som finns tillgänglig. Planview AdaptiveWork har en rad funktioner som kan ge dig fullständig klarhet om vilka uppgifter som ska utföras och vilka resurser som finns tillgängliga, med möjlighet för ditt team att lägga in sina egna uppgifter i realtid.
