Programvara för projektportföljhantering (PPM) ger flera fördelar för alla organisationer, oavsett storlek, bransch eller mognad. PPM-programvara ökar insynen i det arbete som dina resurser utför, gör det möjligt för dig att prioritera nytt arbete som begärs, gör din organisation effektivare och ökar i slutändan avkastningen på dina projekt, resurser och applikationer - vilket resulterar i ett större affärsvärde. När du väljer en lösning och leverantör finns det flera kriterier som bör utvärderas, här är mina tre viktigaste:
#1 - Top-Down Portfolio Approach
Jag hör gång på gång att CIO:er och PMO:er kämpar med att visa på affärsvärde - en av anledningarna är att de är hyperfokuserade på genomförande. Genomförande är viktigt, faktiskt är det mycket, mycket viktigt (mer om detta senare). Jag skulle dock vilja påstå att det är ännu viktigare att strategiskt planera projekt och resurser innan du börjar genomföra dem.
En top-down portföljstrategi börjar med organisatoriska mål eller initiativ och arbetar sedan nedåt mot genomförande av projekt och uppgifter - först säkerställer du att du påbörjar rätt arbete vid rätt tidpunkt, sedan oroar du dig för att få det gjort i tid och inom budget. Det är ett strategiskt tillvägagångssätt som ger dig mer affärsnytta genom att hjälpa dig att besvara viktiga frågor:
- Arbetar och investerar vi i rätt projekt?
- Vad arbetar vår personal eller våra resurser med?
- Är vi anpassade till företagets eller organisationens mål?
- Vad är vårt bidrag till organisationen?
När dessa frågor har besvarats på ett tillfredsställande sätt kan organisationerna fokusera på genomförande och effektivitet i projektleveransfasen. En verklig toppstyrd PPM-lösning kommer att ha en unik uppsättning funktioner, t.ex. flexibla portföljhierarkier för både projekt och applikationer, resursbehov och planering för hela organisationen, offentliga instrumentpaneler för intressenter och stöd för vattenfalls- och agila projekt.
#2 - Fokus på resurshantering
Resurser är en organisations mest värdefulla tillgång och det är viktigt att de fokuserar på rätt arbete vid rätt tidpunkt för att leverera högsta möjliga värde från sina projekt. Resurskapacitet är vanligtvis en av de största utmaningarna i alla organisationer. Oftast har vi inte tillräckligt med resurser för att slutföra det arbete som begärs av oss. För att upprätthålla konkurrenskraften är det absolut nödvändigt att se allvarligt på resurseffektivitet, optimering, kostnadsbesparingar och ökad anpassning till verksamheten. Ett exempel: en effektivitetsökning på 1% för 150 resurser ger ungefär $200,000 eller 3,000 timmars årlig besparing. Vad skulle din organisation kunna göra med det?
Det är viktigt att din PPM-lösning har robusta resurshanteringsfunktioner - särskilt förutsägande planering, adaptivt utförande och spårning för noggrann mätning.
Prediktiv planering: Förmåga att utnyttja prediktiva analyser för att analysera, planera, schemalägga och optimera resurser för att uppnå maximal nytta eller värde för organisationen. En robust planeringslösning identifierar resursbrister och rekommenderar projektplaner baserade på resurskapaciteten.
Anpassningsbart genomförande: När du väl har en plan kan den komma att ändras på grund av marknadsförändringar, konkurrensåtgärder eller om kunderna (cheferna) helt enkelt ändrar uppfattning om vad som är viktigt. En PPM-lösning bör göra det möjligt för dig att vara flexibel med resurser i genomförandefasen; verktyg som hjälper dig att omfördela resurser, göra justeringar av planen med hjälp av scenarier för vad som händer om och förenkla för dig att begära resursgodkännanden bör stå högt upp på kravlistan.
Spårning/mätning: Hur säkerställer du att projektportföljen har haft en acceptabel avkastning på investeringen om du inte kan mäta de faktiska resultaten på ett korrekt sätt? Genom att ha möjlighet att spåra hur mycket som faktiskt spenderades på godkända projekt kan PMO:s visa sina bidrag. Allt börjar med dina resurser. Se till att din PPM-lösning gör det enkelt för organisationen att få fram korrekta data. Fråga din leverantör om de har stöd för licenser för tillfälliga användare eller om de har en mobil lösning för att användarna ska kunna registrera och logga tid. Dessa kan verka små, men kan göra stor skillnad när det gäller att samla in korrekta uppgifter.
#3 - Internt genomförande & Integrationsteam
Om du funderar på att implementera PPM-programvara har du insett att din organisation är i behov av förändring eller förbättring. Faktum är att implementeringen av PPM-programvara egentligen är en förändringshanteringsprocess, för om det görs på rätt sätt kommer du att göra stegvisa förbättringar som kommer att resultera i stora fördelar för din organisation. Beroende på din organisations kultur kan den här processen vara enkel eller svår att genomföra. En sak är säker: Din leverantör av PPM-programvara bör ha ett internt team för implementering och integrering för att hjälpa till med produktövertagandet. Programvaran är bara en del av lösningen, den andra delen är säljarens personal. Personalen, särskilt tjänsteorganisationen, kommer att säkerställa en smidig och framgångsrik lansering av ditt PPM-initiativ. Några frågor som du bör ställa om leverantörens serviceteam:
- Vad är deras filosofi och tillvägagångssätt?
- Kan de stödja dina specifika behov efter försäljningen?
- Har de en beprövad, normativ metod?
- Är de en intern resurs eller kommer de från en 3rd part?
Det finns inga perfekta svar, men några saker att leta efter är ett erfaret team, ett tillvägagångssätt som börjar med att lära sig mer om dina affärsutmaningar, en implementeringsprocess som följer en planerings-, konfigurerings- och implementeringsmetod och leverantörer som tillhandahåller tjänster i ett fast anbudsförfarande - så att du inte blir lurad i slutändan.
Varför då bara tre nyckelkriterier? Jag har inte fokuserat alltför mycket på genomförandet - som utan tvekan är det viktigaste kriteriet för projektportföljförvaltning. Utförandemöjligheterna i en PPM-lösning är en viktig fråga. Alla PPM-lösningar måste stödja hantering av projekt, uppgifter och milstolpar från ett konsoliderat gränssnitt och möjliggöra viss grundläggande rapportering av projekthälsa, risker och status.
PPM:s verkliga kraft multipliceras när man kombinerar element som planering uppifrån och ner, resurshantering och genomförande med genomförande. När du begränsar ditt sökande efter den perfekta PPM-lösningen och leverantören bör du tänka längre än att bara genomföra projekt och utmana dig själv att tänka holistiskt om ditt mål är att öka affärsvärdet för din organisation.
Om du vill veta mer om programvara för projektportföljhantering (PPM) kan du titta på en kort demovideo på här.
