Tiden går fort, särskilt när det gäller projektledning. Det är ofta en kamp för PM:s att hålla reda på varje enskild teammedlems arbete, vilket leder till att de inte kan övervaka produktiviteten på ett effektivt sätt och hålla sig till budgetar och tidsfrister. Innan de vet ordet av blir projekten alldeles för dyra och det visar sig att tiden inte fördelas på rätt sätt. Det är uppenbart att förändringar måste göras, men finns det en lösning på problemet? Ja - tidsuppföljning.
Lyssna på mig innan du misskrediterar denna lösning. Du kanske tänker att det finns för många hinder för att införa det här systemet, till exempel att skaffa mer sofistikerade programvaror eller att få alla chefer att delta fullt ut. Kanske är du inte övertygad eftersom du är orolig för en kulturkrock eller potentiella reaktioner från anställda som kan känna sig mikrostyrda. Innan du drar dessa slutsatser ska vi avslöja en hemlighet för dig - de är alla relativt lätta att övervinna. Dessutom är fördelarna långt större än de eventuella initiala hindren.
Om du vill läsa mer om hur du övervinner dessa vanliga hinder, t.ex. hur du förklarar tidsuppföljning för de anställda, rekommenderar jag att du laddar ner whitepaper, Don't Go Up in Flames: Navigate Time Tracking Acrobatics Within the Enterprise. Låt oss nu fokusera på slutresultatet. Tidsuppföljning kan gynna din organisation på tre sätt:
- Främja ansvarsskyldighet: De anställda skapar sina egna bevis på hur lång tid vissa uppgifter tar, vilket gör att de kan förbättra sina prestationer. Effektivare arbetskraft innebär ökad konkurrenskraft och snabbare marknadsintroduktion.
- Ge insikt utöver projekten: Mät hur saker som miljön påverkar produktiviteten och fastställer i sin tur möjliga förbättringar inom organisationen.
- Säkerställande av efterlevnad: Följ de mandat som kräver noggrann, uppdaterad och granskningsbar registrering genom tidsuppföljning av projektuppgifter.
För att inte tala om att PMO kommer att ha bättre möjligheter att korrigera när uppskattningar och faktiska värden inte stämmer överens, vilket gör det möjligt för dem att se till att projekten håller tidsplanen och budgeten. Detta kommer att gynna inte bara PMO utan alla nivåer i organisationen. Din PMO bör inte behöva fortsätta att flyga i blindo genom att arbeta utan ett Project Portfolio Management (PPM)-system när bristen på synlighet är ett av de enklaste problemen att lösa. I slutändan kan du inte hantera det du inte kan mäta, vilket gör tidsuppföljning inte bara till en tillgång utan till en nödvändighet. Läs allt om det i whitepaper: Don't Go Up in Flames: Navigera tidsspårningsakrobatik inom företaget. Jag skulle vilja höra från dig. Har du infört tidsuppföljning i ditt team? Om så är fallet, dela med dig av några av de fördelar som du fått genom att lämna en kommentar nedan.
