De flesta organisationer befinner sig på någon form av förändringsresa, även Planview. Det kan vara en utmaning att utvidga agila metoder till att omfatta fler än IT- och utvecklingsteam. Planview har åtagit sig att hjälpa våra kunder med denna övergång och därför presenterade jag och Patrick Tickle, Chief Product Officer, nyligen ett webbseminarium om "Leading an Agile Transformation".
Webbseminariet anordnas av CITF, Storbritanniens ledande medlemsorganisation för teknikspecialister, och innehåller våra insikter och rekommendationer om att utvidga agila metoder. Dessa baseras inte bara på vår professionella expertis, utan även på vår erfarenhet av att genomgå en egen Agile-omvandling på Planview.
Här kommer jag att sammanfatta några av våra tankar och tips genom flera bra frågor som ställdes av deltagarna. Webbseminariet är on-demand, så jag uppmuntrar dig att titta på det för att få alla detaljer.
För det första, varför skalar man Agile överhuvudtaget?
Varför göra en omvandlingsresa?
Under webbseminariet påpekade Patrick att nästan alla organisationer som han talar med vill driva agilitet i hela verksamheten. Ledningsgrupper har sett hur agila metoder kan hjälpa organisationer att öka hastigheten, ändra snabbt och effektivt när det behövs och leverera högkvalitativa resultat i enlighet med strategin.
Behovet av att gå snabbare beror på flera sammanfallande faktorer: Företagen har att göra med en frenetisk affärstakt som kännetecknas av till synes ständiga störningar, konkurrenshot, ändrade kundkrav och mycket annat.
En annan faktor är övergången från projekt till produkter, där fokus ligger på att leverera kundvärde stegvis, snabbare och med högre kvalitet. De fortsatta effekterna av pandemin, t.ex. hemarbete, har också ökat behovet av att arbeta annorlunda. Samtidigt kan våra traditionella planeringsprocesser inte längre hålla jämna steg eller stödja oss: Den årliga planen är mest strategisk den dag du avslutar den. Patrick har döpt detta fenomen till "strategiatrofi". För varje kvartal som går blir planen mindre relevant.
Det är svårt att reagera snabbt på förändringar när dina planer och budgetar är fastlagda. Det senaste året har sedan gjort att alla har fått en hel del att tänka på. Vi undrar om många företag ens gjorde en årlig planering för 2021: Hur många organisationer arbetar fortfarande med den plan de skapade i 2019?
Det är därför som det är så viktigt att göra en omvandlingsresa mot smidighet.
Hur du startar din egen omvandlingsresa - Frågor och svar från webbseminariet
Var börjar du? Vad behöver förändras? På en övergripande nivå är det viktigt att börja planera oftare som företag. En kontinuerlig planering - kvartalsvis, månadsvis eller till och med veckovis - gör det möjligt för organisationer att vara redo att agera snabbt när förändringar inträffar eller nya möjligheter dyker upp vid horisonten.
Ökad smidighet beror på mer frekvent planering. Läs vidare för att få svar på några av de frågor som ställdes under webbseminariet och några av våra andra rekommendationer.
Fråga: När man börjar skala upp Agile blir vissa av dess byggstenar - öppenhet, samarbete och ständiga förbättringar - mycket svårare. Hur upprätthåller ni en gemensam vision och hur upprätthåller ni den när ni skalar?
S: En sak som fungerat bra för oss är att börja i liten skala utanför IT. Vi började med våra go-to-market-team och bestämde oss för att använda metoder från Scaled Agile Framework (SAFe), som håller på att bli standard i alla branscher. SAFe har en mekanism för kontinuerlig planering som kallas Program Increment eller PI-planering.
Varje 10 vecka gör vi PI-planering för nästa kvartal. PI-planering skapar mer synergi och öppenhet om vart vi är på väg och varför vi gör saker och ting. Vi får denna synlighet genom att använda vår egen Enterprise Kanban programvara, Planview AgilePlaceTM .
När du kombinerar agila metoder med insyn i arbete, resurser, ekonomi, status med mera under flygningen, påskyndar processen leveransen av affärsresultat enligt strategin. Genom att skapa en Kanban-tavla på portföljnivå får du den här möjligheten genom att visualisera de episka arbeten som ska levereras av teamen. Patrick sa att detta är framtiden för portföljhantering och en viktig del av en förändringsresa.
F: Hur strukturerar ni stora planeringsmöten för programinkrementer - virtuellt?
Svar: Det är viktigt att få lite coachning om detta, särskilt eftersom vi arbetar på Zoom och i olika tidszoner. Vi anlitade ursprungligen en entreprenör som blev en Agile coach på heltid. Han äger inte bara processen för PI-planering utan även logistiken, verktygen och agendan.
Hans ledarskap har gjort vår process smidig. Varje gång vi genomför PI-planeringen nu tänds fler glödlampor. Människor börjar bli mer bekväma med processen och ser fördelarna med den.
Vi inledde processen före pandemin, så vi hade fördelen att kunna genomföra våra första PI-planeringsmöten personligen. Att byta till Zoom var en utmaning, men vår tränare har hjälpt oss mycket. Vi planerar också möten med olika delar av verksamheten utifrån lokala tidszoner, så att ingen behöver vara på Zoom på udda tider.
F: Jag tycker att SAFe:s struktur är lite för normativ om jag ska vara ärlig, så vi har haft svårt att översätta den till våra förhållanden. Jag undrar om någon har erfarenhet av detta.
S: För att citera den brittiske statistikern George E. P. Box, "Alla ramar är felaktiga, men vissa är användbara". Det är inget fel med att bara välja vissa delar av SAFe för att implementera i din organisation, och det finns många andra agila ramverk att lära sig av också. Den viktigaste delen vi använder från SAFe är PI-planeringen, tillsammans med några agila ceremonipraktiker och principer för leverans av teamwork, och det har påskyndat vår omvandlingsresa dramatiskt.
Fråga: Var är det vanligast att organisationer misslyckas med denna omvandling? Vad ska vi tänka på?
Det finns flera fallgropar att undvika på din omvandlingsresa. Det är viktigt att ändra tankesätt och följa agila metoder - inte bara följa PI-planeringsprocessen och ritualer.
Det kan vara frestande för PMO:er att hålla sig till traditionella PPM-strategier som lyfter fram ledning och kontroll över allt annat. Men om du inte anpassar dig till och stöder de olika sätt som team arbetar på idag kommer du att begränsa den smidighet som du försöker uppnå. PMO:er måste arbeta i en hybrid miljö och ge team möjlighet att arbeta med olika arbetsmetoder, t.ex. traditionella projekt, hybridprojekt, iterativa projekt, Lean-Agile-projekt och samarbetsprojekt.
På samma sätt bör dina retrospektiva undersökningar eller efteranalyser leda till åtgärder. Processen blir dålig när idéer om förbättringar ignoreras. Att falla tillbaka på mätvärden som "i tid" och "enligt budget" motverkar dessutom syftet med Agile.
Uppfostra företagets smidighet i stor skala
Börja din resa med oss. Patrick och jag ger mycket mer detaljer i webbseminariet, bland annat hur vi organiserade Planview för agil planering och leverans, PMO:s roll i att skala Agile och utvecklingen till lean portfolio management. Bonus: Du får se oss på video!
Se hela webbseminariet här:
