Som vi har berättat tidigare är projektledning och produktledning två olika saker. Men ibland överlappar deras uppgifter varandra - utvecklingen av en ny produkt kan mycket väl spegla de processer som krävs för att slutföra alla andra typer av "projekt". Genom att undersöka dessa överlappningar kan vi lära oss mycket om varje område.
Idag talar vi om vad projektledare kan lära sig av hur produktledare hanterar en mycket viktig utmaning: prioritering av uppgifter.
Vi kommer särskilt att prata om RICE-poängmodellen för prioritering och hur du kan lägga till den i din arsenal av projektledarkunskaper.
Prioritering inom projektledning
Att veta hur man prioriterar uppgifter går långt utöver produkter. Alla projektledare som har kämpat med att ta fram en projektplan vet detta.
Och det är en utmaning för alla. Oavsett vilken projektledningsmetod du använder kommer du att tillbringa åtminstone en del av planeringsfasen med att prioritera uppgifter. Se bara några exempel:
- Scrum - Du måste prioritera de viktigaste uppgifterna för att slutföra från din backlog och/eller i varje sprint.
- Kanban - Du måste prioritera vilka uppgifter du ska ta itu med först för att minimera pågående arbete.
- Alla metoder - Du måste bestämma vilka uppgifter som är viktigast i förhållande till dina resurser och din budget .
Vad bör PM:arna tänka på när de prioriterar uppgifter?
Erfarna projektledare känner förmodligen att de har koll på hur man prioriterar uppgifter. Och de har förmodligen rätt! Men även den mest erfarna PM är sårbar för förutfattade meningar och fördomar som han eller hon kanske inte ens är medveten om. Med andra ord består prioritering av uppgifter vanligtvis av följande:
Subjektiva överväganden: Dessa överväganden, som ofta är omedvetna eller omedvetna, kan bero på dina personliga styrkor och svagheter, dina uppfattningar om teamets kapacitet, dina teammedlemmars eller intressenters uppfattningar eller andra fördomar om projektet och dess potentiella inverkan på ditt företag eller dina intressenter.
Objektiva överväganden: Dessa överväganden är ofta baserade på data och kan ha att göra med ekonomiska resultat för ditt företag, kundernas upplevelse och/eller något annat som kan mätas och testas.
Ingen projektledare är komplett utan ett system för att prioritera uppgifter. System hjälper till att minimera några av de mer subjektiva delarna av prioriteringen, vilket kan stärka dina affärsidéer och leda till bättre resultat för alla intressenter.
RICE-poängningsmodellen
Ett föredraget system i produkthanteringsvärlden är RICE-poängmodellen. Som Intercom och Lazaro Ibanez påpekar står namnet för:
R = Reach (räckvidd). Detta är en uppskattning av antalet personer som kommer att nås av insatsen. Inom produkthantering är detta vanligtvis ett antal kunder. I andra typer av projekt kan det fortfarande vara kunder - t.ex. de som nås av en viss marknadsföringskampanj eller uppdatering av en tjänst - men du kan behöva omdefiniera detta beroende på sammanhanget.
I = Impact (påverkan). Detta kan vara kvantitativt eller kvalitativt - till exempel ett antal kunder som konverterade efter att ha nåtts av kampanjen, eller en förbättrad användarupplevelse efter en omarbetning av webbplatsen. Lazaro Ibanez rekommenderar att man använder en numerisk skala där den högsta siffran (t.ex. 5) representerar den största effekten och vice versa.
C = Förtroende. Detta bör vara en procentsats för att ta hänsyn till subjektiviteten respektive objektiviteten i de två föregående uppskattningarna. Om du är 100% säker betyder det att du förmodligen har massor av data som stöder dina uppskattningar av räckvidd och effekt. En lägre procentsats kan betyda att du baserar dina tidigare uppskattningar på intuition snarare än på bevis. Du multiplicerar detta med de två första uppskattningarna.
E = ansträngning. Detta är den mängd arbete som du måste lägga ner för att uppnå önskad effekt och räckvidd. Den mäts vanligtvis i "personmånader", dvs. det antal resurser som krävs för en gruppmedlems arbete under en månad. Eftersom du dividerar R x I x C med E kan du se att ju högre värdet på E är - dvs. ju mer ansträngning en uppgift kräver - desto lägre blir räckvidd och effekt per arbetsmängd.
När du sätter ihop allt ska det se ut så här:
(räckvidd x effekt x förtroende) / ansträngning = RICE-poäng
Helst skulle du använda RICE-formeln för varje uppgift som du vill prioritera. Du kan sedan rangordna alla poäng från högsta antal (högsta effekt per ansträngning) till lägsta (lägsta effekt per ansträngning).
Nu några kommentarer om för- och nackdelar med RICE-modellen för projektledning:
RICE är flexibelt
RICE är smidig till sin natur. Betyder det att du inte kan använda det om du inte arbetar med Agile-projekt? Absolut inte! Det hjälper bara att förstå principerna bakom designen.
Agilitet handlar om att leverera högsta kvalitet i snabbast möjliga takt och med största möjliga effektivitet. Som du nu har sett är RICE-formeln utformad för att mäta effekten med en faktor som motsvarar ansträngningen. Matematiskt sett innebär en större ansträngning att effekten blir mindre. Denna logik passar bra in i många agila projekt och kan vara precis vad du behöver om du försöker göra din verksamhet mer agil. Men du bör alltid ta hänsyn till dina särskilda projektbehov.
RICE är heltäckande
RICE-modellen är relativt enkel, men den är utformad för att användas för varje enskild uppgift när det inte finns någon tydlig prioriteringshierarki. Det fungerar därför bra för stora, komplexa projekt där prioritering är särskilt utmanande.
Om du genomför ett relativt enkelt projekt - låt oss säga att du migrerar data från en programvara till en annan i ett par omgångar - är RICE förmodligen mer komplicerat än vad det är värt.
Prioritering är enkelt med rätt verktyg
Oavsett vilken bransch du tillhör eller vilka färdigheter du har som projektledare är projektledning mer än någonsin beroende av bra programvara. För att ta reda på hur Planview AdaptiveWork-sviten av projektledningsverktyg kan hjälpa dig att få arbetet gjort i exakt rätt ordning, boka en live-demo idag.
