Är det hållbart (eller vågar jag säga smart) att planera kapitalinvesteringar på miljontals dollar med hjälp av kalkylblad och manuella processer? Enligt en ny undersökning av 125 finanschefer med ansvar för kapitalplanering är svaret nej. Faktum är att 49 % av de tillfrågade säger att deras största problem i samband med kapitalplanering är den manuella processen med kalkylblad och dess komplexitet. Nästan hälften uppgav att de största riskerna är oförmågan att spåra rådighet och ROI och maximera möjligheter, resurser och budgetar. När jag tänker på dessa siffror slår det mig att det är ohållbart att fortsätta med status quo för kapitalplanering med hjälp av kalkylblad.
I de kommande blogginläggen kommer jag att gå närmare in på vad vi upptäckte i studien och varför flera relaterade fenomen bör vara ett bekymmer för dem som är involverade i planeringen av kapitalinvesteringar. För att inleda samtalet kommer det här inlägget att ta upp en viktig slutsats, nämligen att dagens företag nästan ständigt planerar.
Ett ständigt planeringsstadium
Vi känner alla till mästare i kalkylblad; människor som kan utföra komplexa funktioner med makron som gör kalkylbladet till ett mycket kraftfullt verktyg.
Jag älskar kalkylblad och till och med mina barn vet att en snabb analys i ett kalkylblad hjälper dem att förhandla med mig. Låt oss dock gräva lite djupare i varför vårt favoritverktyg kanske inte längre är hållbart för att möta de utmaningar och krav som ställs på finansiell planering av kapitalet i dagens affärsvärld.
Ett av målen med studien var att fastställa hur snabba förändringar i verksamheten påverkar den finansiella planeringen och vi fann att frekvensen av kapitalplaneringen förändras mycket.
Tidigare hade de flesta företag en årlig kapitalplanering med mindre justeringar varje kvartal. I dag är företagen i ett nästan konstant planeringsläge på grund av ekonomiska påfrestningar och snabba förändringar. Som framgår av diagrammet nedan planerar 25% av de svarande kontinuerligt och 51% kvartalsvis. Även de företag som fortfarande hade traditionella årliga budgetcykler var mer benägna att revidera sina planer oftare.
Vi misstänkte ursprungligen att resultaten skulle visa att planeringen är en pågående process, men vi blev förvånade över att se hur mycket planeringsprocessen har förändrats. Följaktligen måste företagen kontinuerligt utveckla disciplinen portföljförvaltning. Detta börjar med att planerarna har tillgång till data. I denna dynamiska miljö måste företagen minimera tiden för att samla in och förbereda data och istället ägna mer tid åt att analysera mätvärden och information på begäran. De kritiska frågorna blir: "Hur mycket tid går åt till att samla in data i kalkylblad?", "Hur mycket tid tar det åt sig av finansresurserna?" och "Hur effektiv är den?"
Enligt alla indikationer i studien är tillgången till exakta data på begäran begränsad och planerarna har inte möjlighet att göra scenarier och modellering av vad som händer om. Den främsta punkten är den manuella karaktären hos planeringen och dess komplexitet, vilket är särskilt akut i denna miljö. Det är direkt kopplat till de största riskerna med att inte kunna mäta investeringarna och att vara orolig för att rätt investeringar görs från början.
Slutsatsen är att företag som ständigt planerar behöver bättre informationstekniska verktyg för att hantera sin kapitalplaneringsprocess.
Vi har fortfarande en hel del intressant information att ta fram från denna forskning. Nästa gång hör vi Madison Laird berätta om hans tankar och insikter om "nivå av struktur" i kapitalplanering, dess inverkan och mycket mer.
Vill du läsa hela rapporten? Hämta The State of Capital Planning och upptäck hur du kan förbättra din kapitalplaneringsprocess.
