Hittills i den här bloggserien har vi definierat strategi, behandlat grunderna för strategisk planering och diskuterat vilka som ska ingå i ditt strategiska planeringsteam. Om du behöver en repetition av de två första faserna av detta räddningsuppdrag kan du läsa igenom delarna 1 och 2 nedan:
- Del 1: Att misslyckas med att leverera strategin... långsamt
- Del 2: Börja leverera strategi... snabbt
Även om den strategiska planen kan användas i de årliga planerna för att se till att tillräckligt mycket av årsbudgeten avsätts för strategin, ligger det verkliga värdet i att skapa en kontinuerlig planeringsprocess som skapar strategisk smidighet för att i slutändan leda till snabbare framgångar. Varför är detta viktigt?
Ja, det krävs årlig planering för att få fram budgeten, men det finns ingen anledning att lägga ner den tid som går åt till det i dag. En strategisk plan gör det möjligt för dig att ge näring åt den årliga planen (snarare än att detaljerade projekt ger näring åt den årliga planen - det kommer att förändras).
Låt den pågående strategiska planen ge näring åt en kontinuerlig planeringsprocess som gör det möjligt att mäta framsteg mot mätvärden, ta hänsyn till kapacitetsbegränsningar och kontinuerligt fatta prioriteringsbeslut med hjälp av den mest aktuella informationen. Detta gör din nuvarande tidskrävande process till en process som gör det möjligt för organisationen att enkelt reagera på förändringar på vägen. När du utvecklar din organisations strategiska plan kan vi gå igenom några enkla steg för att lägga till dessa två andra element.
Steg 1: Börja med strategin
I de två första bloggarna i den här serien beskrevs visionen i början av strategin, där man definierar mätvärden för att mäta framgång. För att uppdatera dig: Strategi är organisationens hjärta, som består av allt som den vill vara. Det är dock fyllt av okända faktorer och kan vara ganska överväldigande. Det första steget innebär att du måste ta strategin, något som är mycket stort, och bryta ner den till en plan som går att genomföra (teamet som du samlade i del två kan hjälpa dig i den här processen). När du har skapat denna strategiska plan kan du lättare gå vidare till steg 2.
Steg 2: Inför den årliga planen
Börja minska smärtan med den årliga planeringen genom att övergå från en plan nedifrån och upp till en plan uppifrån och ner. Även om detta kontrolleras av finansavdelningen kan du påverka genom att utnyttja kontinuerlig planering för att förbättra mätningen av hur finansieringen har använts och vilket värde den har gett under hela årscykeln. Det kan ta tid att övertyga dem, men om du har en kontinuerlig finansieringscykel kommer de att lyssna. Ekonomi handlar om finansiell kontroll. Om du kan det, har du finanserna på din sida:
- Ange faktiska investeringar som använts för att mäta mätvärden;
- tillhandahålla prognoser för ökade investeringar för kommande finansiering, och
- Skapa en kontinuerlig finansieringscykel som visar att du levererar snabbare och förkortar leveranscyklerna.
Kontinuerlig planering kan vara svårt att genomföra, men inte om du har en lämplig lösning för strategisk planering. Att ha allting samlat på ett ställe förbättrar inte bara din förmåga att effektivt skapa en kontinuerlig plan och reagera på förändringar under året, utan gör det också möjligt för din organisation att bättre utbilda varje avdelning om strategiska mål och hur strategisk planering kan gynna just dem. När du har kopplat den strategiska planen till den årliga planen har du förbättrat tilldelningen av medel till strategin, avdelningarnas förståelse för de strategiska målen och anpassningen av varje avdelnings behov till planen, vilket gör det lättare för finansavdelningen att mäta de faktiska resultaten.
Steg 3: Införliva kapacitetsplanering
Det sista steget är att koppla in din kapacitetsplan. Detta är den plan som allokerar resurser, i motsats till ekonomi, till strategin och som ofta involverar resurser som sträcker sig över hela organisationen. På grund av dess bredd påverkas ofta ytterligare verksamheter och prioriteringar i hela organisationen, vilket gör det ännu viktigare att koppla den till den strategiska planeringen. Redovisa resursfördelning och resursanvändning i den strategiska planen - om du använder rätt lösning för strategisk planering, i motsats till kalkylblad och olika system, kan du göra den här processen smidig.
Varför är allt detta så viktigt?
Strategisk planering ger dig möjlighet att göra en ny prognos under året, övervaka framstegen och göra justeringar vid behov. Detta ger ledningsgruppen värdefull information ur ett finansiellt och strategiskt perspektiv. Det gör det möjligt för dig att börja förändra beteendet i organisationen så att strategin sätts först och att du kan leverera oftare, vilket skapar smidighet. Det skapar möjligheter till innovation och förmåga att ta sig an de "svåra sakerna". Det ger också möjlighet att fokusera på förändringshantering och operationalisering av aktiviteter från ett projektledningsperspektiv, samtidigt som besluten och det dagliga genomförandet sköts av teamen. För många organisationer är möjligheten att helt enkelt mäta och spåra planen under hela året enormt viktig, särskilt om de hittills har använt kalkylblad.
Tänk på vad det kommer att betyda för resultatet om du kan uppnå fler interaktioner med kunderna snabbare. Och med varje iteration och interaktion samlar du in värdefull information som du kan använda i nästa version och skapa en bättre kundupplevelse, vilket leder till fler kunder och förbättrade kundrelationer. Det är att använda digital teknik för att påverka resultatet!
Är du inte övertygad om att strategisk planering kommer att hjälpa dig att ligga steget före konkurrenterna? Läs vidare på del 4 av denna serie , där jag förklarar exakt varför organisationer är så dåliga på strategisk planering (vilket är ett ännu större skäl till varför din organisation borde vara så bra på det). Se till att ladda ner whitepaper, "The Four Key Elements of a Strategic Plan," och registrera dig för en gratis demo av Planviews lösning för strategisk planering.
