Portföljinstrumentpaneler är ett fantastiskt sätt att följa mätvärden och framsteg i hela organisationen. De ger insikt i projektstatus, ekonomi och färdplaner, för att nämna några exempel. I slutändan är målet med instrumentpaneler att ge en helhetsbild av hur det dagliga arbetet överensstämmer med företagets strategiska mål och målsättningar. Utan denna kunskap är det omöjligt att se till att företaget rör sig i den riktning som det behöver. Dashboards ska berätta om projekt och portföljer, förmedla ett konsekvent budskap till en bred publik och ge synlighet åt dem som annars kanske inte skulle få det.
Misstag #1: Informationen är inte användbar.
Det är inte svårt att skapa en instrumentpanel, men det kan vara svårt att skapa en användbar och viktig instrumentpanel. Instrumentpaneler är avsedda att stödja och vägleda rätt samtal. När du presenterar en instrumentpanel för en publik är den samarbetsdiskussion som informationen ger upphov till fördelarna med instrumentpanelen. Därför är varje rapport i instrumentpanelen viktig för att tillhandahålla data för varje affärsbeslut som diskuteras och fattas. Business Intelligence-delen är tänkt att ge någon som inte har daglig kunskap om informationen tillräckligt med data för att kunna föra en diskussion och dra en slutsats. Alltför ofta lägger vi in mätvärden och KPI:er som verkar vara till hjälp, men som inte bidrar till att föra diskussionen framåt. Uppgifterna ska användas för att driva debatten och i slutändan fatta viktiga beslut.
Misstag #2: Din instrumentpanel är gammal.
Det enda som är konstant i livet är förändring, så varför använda samma instrumentpanel år efter år? När världen förändras runt omkring oss bör även samtalen förändras. Det som var relevant förra året kanske inte är det i år. För att se till att dialogen fortsätter att styra affärsbeslut måste även instrumenttavlorna ändras. Om organisationens mål har ändrats bör instrumenttavlorna uppdateras för att visa data som följer dessa mål. Eftersom varje rapport ska besvara en fråga, ska du se till att det fortfarande är frågor som behöver besvaras. Om de inte längre behövs, ta bort dem.
Andra områden som kan behöva finjusteras är målgruppen och frekvensen för instrumentpanelerna. Har folk gått vidare till andra positioner eller avdelningar inom företaget? Om ja, behöver de inte längre vara en del av samtalet och bör tas bort. Om diskussionerna som följer på instrumentpaneler tenderar att bli långa och engagerade, kan du överväga att gå över till instrumentpaneler och dialoger som publiceras oftare. Detta förkortar mötena och ger snabbare uppdaterad information.
Misstag #3: Du har för mycket eller för lite detaljer.
Att börja i liten skala när det gäller datainsamling är ett bra sätt att se till att teamen vänjer sig vid att samla in och rapportera data. Detta är dock också ett område som bör omprövas regelbundet. Behövs det fler detaljer för att kunna föra en ordentlig diskussion? Det som en gång var en bra början kan nu hindra beslutsfattandet. Om det behövs fler detaljer, låt teamet veta i förväg så att de kan arbeta för att alltid ha dem tillgängliga och klara.
Tänk på vilka uppgifter du behöver för att besvara frågorna och gå inte längre. Kom ihåg att målet med en instrumentpanel är att underlätta samtal och dela data med andra. Om publiken tenderar att hålla konversationen på hög nivå bör uppgifterna också vara på hög nivå för att stödja detta. Om du lägger till för många detaljer eller ovidkommande komponenter kan det leda samtalet på avvägar. Det kommer åtminstone inte att bidra till några beslut som måste fattas och kan förvirra ämnet i fråga.
Misstag #4: Du skapar instrumentpaneler manuellt varje gång.
Var klokare! Detta är appens ålder. Och gissa vad? Det finns en app för det! Många av Project Portfolio Management (PPM) lösningar har mobilappar utöver ett webbgränssnitt som gör det ännu enklare att skapa, underhålla, hantera och distribuera dina instrumentpaneler.
Det är vanligt att börja med att skapa instrumentpaneler manuellt, men det är varken skalbart eller bekvämt. I takt med att PMO växer i mognad, storlek och förväntningar måste instrumenttavlorna anpassas i enlighet med detta. Det bästa sättet att underlätta detta är att använda en PPM-lösning med starka rapporteringsfunktioner. Det finns många olika alternativ, men det finns några viktiga funktioner att titta på. Ett bra användargränssnitt gör denna till synes svåra uppgift enklare. Leta efter lösningar som har en assistent som hjälper dig, eller åtminstone en som är intuitiv för att vägleda dig. När vägledning behövs är en robust hjälpmotor som är inbyggd i lösningen avgörande om det är för dyrt att kontakta leverantören eller om den inte är tillgänglig. Se till att det inte finns några begränsningar för vad som kan rapporteras.
Alla samtal är inriktade på de uppgifter som presenteras i instrumentpanelen. Oavsett om du förbereder projektinstrumentpaneler som projektledare eller portföljinstrumentpaneler som PMO-chef är det viktigt att tänka på vad som presenteras. Det bästa sättet att börja organisera instrumentpanelen är att utgå från de frågor som kommer att dyka upp i samtalet. Håll den relevant genom att anpassa den ofta så att den växer med gruppen eller kommittén och fortsätter att beskriva helheten. I slutändan är nyckeln till en lyckad instrumentpanel att göra den lätt att komma åt och visa meningsfulla data. När dessa kriterier är uppfyllda är du på god väg mot en konversation som bara leder till informerade, datadrivna beslut.
