Som erfarna projektledare vet och som nya projektledare lär sig - ibland ganska smärtsamt - är det naturligtvis viktigt att utveckla de mest omfattande planerna och robusta tidsplanerna, men det är definitivt inte hela sanningen. När ett projekt väl är igång är det viktigt att kontinuerligt utvärdera projektets resultat och hälsa. Det är här som programvara för projektrapportering kan göra hela skillnaden mellan ett projekt som är minnesvärt av alla rätt skäl eller, tyvärr, av alla fel skäl.
Vad är en programvara för uppföljning av projektledning?
I princip gör programvara för spårning av projektledning det möjligt för projektledare (och alla andra relevanta och auktoriserade teammedlemmar eller enheter, t.ex. PMO) att övervaka framsteg i fråga om budgetanvändning, faktiska och planerade framsteg, uppfyllda/icke uppfyllda milstolpar, resursanvändning och andra nyckeltal för prestanda. Denna information används sedan för att uppnå fyra viktiga mål:
- Informera gruppmedlemmarna om deras olika arbetsuppgifter.
- Optimera projektplanen för att hålla den på rätt kurs.
- Håll intressenterna uppdaterade och hantera förväntningar.
- Skapa ett omfattande projektarkiv för framtida användning.
Informera gruppmedlemmarna
Det första målet med programvaran för projektrapportering är att hålla teammedlemmarna informerade, så att de vet vad som har gjorts, vad som görs nu och vad som planeras att hända härnäst - och mer specifikt när (och ibland var) de måste vara för att utföra sina tilldelade uppgifter.
Optimera projektplanen
Det andra målet med programvaran för projektrapportering är att ge projektledare data för att jämföra uppskattningar med faktiska värden och optimera projektplanen i enlighet med detta.
Håll intressenterna uppdaterade
På Project Management Institute(PMI) konstateras att "att uppfylla intressenternas förväntningar" är ett av de viktigaste målen för alla projekt. Det tredje målet med programvaran för projektrapportering är att hålla intressenterna uppdaterade, vilket kan bidra till att identifiera och åtgärda problem, missförstånd och meningsskiljaktigheter innan de blir svåra, kostsamma och riskabla problem.
Skapa ett rikt projektarkiv
Ett av de mest värdefulla resultaten av ett projekt är ett dokument om "lärdomar" (som kan ha olika namn i olika organisationer). Det här dokumentet upprättas i slutet av ett projekt och innehåller information om vad som gick bra och vad som gick fel. Den delas sedan med projektledare i hela organisationen. Programvaran för projektrapportering genererar de centrala data som gör denna analys möjlig och värdefull.
Att välja den bästa programvaran för projektrapportering
Den bästa programvaran för projektrapportering är den som har alla följande egenskaper:
- Integrerar alla projektdata.
- Molnbaserad
- Omfattande rapportering
- Mallar för rapporter som är färdiga att användas
- Anpassningsbara instrumentpaneler
- Flera diagramalternativ
- Lätt att använda
Integrerar alla projektdata
Välj en lösning som integrerar programvara för tidsuppföljning och budgetuppföljning i en enda, centraliserad plattform. Detta säkerställer att alla data är synkroniserade och korrekta.
Molnbaserad
Molnbaserad (dvs. Med SaaS-mjukvara för projektrapportering kan teammedlemmarna skicka in tidsuppgifter och annan relevant projektinformation från vilken enhet eller plats som helst. Det håller också externa intressenter informerade, vilket, som nämnts ovan, är ett centralt krav.
Omfattande rapportering
Robust rapportering är kärnan i programvaran för projektrapportering. Sök efter en lösning som stödjer att vrida data på flera olika sätt, vilket gör det enkelt att skapa insikter i realtid om prestanda och nyckeltal.
Mallar som är färdiga att användas
För att få ett försprång i rapporteringen kan du välja en programvara för projektrapportering som erbjuder flera färdiga rapporter. Rapporterna bör innehålla (men inte begränsas till):
- Alla uppgifter överskrider budgeten
- Budgetutnyttjande kontra framsteg
- Projekt med kostnadsöverskridanden
- Projektets lönsamhet
- Status för projektets tidsplan
- Antal projekt per projektledare
- Alla uppgifter i projektet
- Alla uppgifter som börjar inom ett visst tidsintervall
- Utnyttjande av projekt
- Arbetade timmar för varje resurs
- Alla projekt i riskzonen
- Alla arbetsmoment med en specifik resurs
- Alla ärenden som ska lösas i ett projekt
- Tillgänglighet till resurser
- Resursbelastning
- Överbelastning av resurser
- Underutnyttjande av resurser
Observera att detta bara är några av de många rapporter som programvara för projektrapportering bör ha stöd för.
Anpassningsbara instrumentpaneler
Dashboards konsoliderar rapporter mellan olika objekt och visar dem i flera olika format på en enda sida. Slutanvändarna bör kunna anpassa sin individuella instrumentpanel utifrån sina specifika informationsbehov.
Flera diagramalternativ
Det har sagts att "en bild är värd 1000 ord". Ibland kan ett bra diagram spara projektledare timmar av förklaringar och övertalning. Den bästa programvaran för projektrapportering har flera diagramalternativ, till exempel:
- Gantt
- Bar (staplade och kluster)
- Horisontell balk (staplade och kluster)
- Paj
- Spridning
- Starburst (ett unikt radiellt spridningsdiagram)
- Bubbla
- Mätare
- Linje
- Blandad
Dessutom bör projektledare och andra interna/externa intressenter kunna göra en djupanalys i diagrammen för att få en närmare och tydligare bild av specifik information.
Användarvänlighet
Sist men inte minst är det bästa programmet för projektrapportering intuitivt och lätt att använda för både administratörer och slutanvändare. Vikten av denna aspekt kan inte underskattas. Det spelar ingen roll hur rik och omfattande en lösning än är om den inte antas och används.
Slutsatser om programvara för projektrapportering
Med hjälp av programvara för projektspårning kan projektledare noggrant övervaka projektets resultat, så att de kan informera teammedlemmarna, optimera projektplanen, hålla intressenterna uppdaterade och skapa ett innehållsrikt projektarkiv. Som vi nämnde i början kan alla dessa faktorer vara viktiga och göra hela skillnaden mellan ett projekt som är minnesvärt av alla rätt skäl - i stället för av fel skäl!
