Som ledare för ett team inom delade tjänster eller kompetenscenter undrar du kanske hur du kan visa upp teamets affärsnytta på ett lika påtagligt sätt som försäljningssiffror gör. Det är viktigt att formulera ett tydligt och mätbart värdeerbjudande för ditt team, vilket kan underlätta budgetdiskussionerna avsevärt. Låt oss utforska strategier för att definiera teamets påverkan i kvantifierbara termer och göra era bidrag lika tydliga och övertygande som ekonomiska resultat när det är dags för budgetering.
Behandla ditt team som ett företag inom ett företag
Du kanske tycker att det är självklart, men enligt vad jag har sett är det alltid bra att påminna sig själv om att ditt team a) kostar pengar och b) skapar värde. Och om du gör det på rätt sätt är det värde du tillför bevisligen högre än dina kostnader.
Hur mycket ditt team kostar kan i allmänhet beräknas genom att svara på två frågor:
- Hur mycket är den sammanlagda kostnaden för dina anställda?
- Hur mycket kostar programvaran eller andra tjänster som ni hanterar eller tillhandahåller?
Om du lägger ihop dessa kostnader kommer du att ligga ganska nära den kumulativa kostnaden.
Men värdedelen av ekvationen är ofta (mycket) svårare att fastställa för en organisation med delade tjänster. Enligt min erfarenhet är det mindre sannolikt att personer i ett team för delade tjänster av någon anledning tänker på att det de gör har ett monetärt, kvantifierbart värde.
Så upprepa efter mig: "Min organisation, om den vore en fristående verksamhet, är värd att investera i."
Beräkna värdet av de tjänster du tillhandahåller
Med tanke på de olika roller och ansvarsområden som team för delade tjänster har är det nödvändigt att skräddarsy värdeberäkningarna efter den specifika situationen. Här är några tips som hjälper dig att komma igång.
1. Förstå vilka dina kunder är och vilka mål de har
Ja, du har kunder. De är sannolikt dina kollegor i andra team inom din organisation. Försök därför att förstå deras mål.
Här är några exempel på interna kunder och deras mål.
- Försäljning: Deras främsta mål är helt enkelt att öka försäljningen. Det innebär bland annat att försäljningsprocessen påskyndas, att större affärer kan slutföras och att tiden för förhandlingar minskar. Det är också värt att notera att säljteam inte har obegränsade resurser när det gäller bemanning. Därför är det avgörande att hantera personalstyrkan effektivt.
- Programvaruteknik: Deras mål kommer i allmänhet att kretsa kring effektiv leverans av programvara. Det handlar om att minska leveranstiden och minimera tidsåtgången - och framför allt den mentala omvälvningen - för ingenjörerna.
- Analystjänster till andra grupper: Vet vad dessa tjänster används till. Vilka syften uppfyller de? Tänk på hur era interna kunder skulle påverkas om vissa tjänster inte var tillgängliga. På vilket sätt skulle en sådan frånvaro hindra dem från att uppnå sina mål?
Det är viktigt att ha en djup förståelse för deras mål för att tydligt kunna formulera hur ditt arbete kompletterar deras. Du måste visa att dina bidrag är till nytta och förbättrar deras arbetslivserfarenhet.
2. Använd språk och begrepp som är relevanta för dina kunder (både interna och externa)
Att kommunicera effektivt med kunderna är avgörande eftersom det överbryggar klyftan mellan teamets tjänsteleverans och kundens förståelse och uppskattning av det värde som levereras.
Genom att använda språk och begrepp som är bekanta och relevanta för dina kunder visar du empati och en tydlig förståelse för deras utmaningar och mål.
Denna skräddarsydda kommunikation främjar en samarbetsrelation och säkerställer att tjänsterna inte bara tillhandahålls utan också erkänns som en integrerad del av kundens framgång. Det leder till bättre anpassning av era tjänster till deras behov, uppmuntrar deras engagemang och buy-in, och i slutändan stärker det det upplevda värdet och effektiviteten hos de delade tjänsterna inom organisationen.
Tänk på ett kundteam som en intern kund. Ditt team för delade tjänster kan hantera programvara och erbjuda en rad olika typer av support som hjälper dem på olika sätt. När du genomför analyser för att mäta dina kunders hälsa är målet vanligtvis att behålla och utöka både enskilda kunder och den totala kundportföljen.
Vad är värdet av att känna till kundens hälsa?
Om vi vet att de är vid god hälsa är de mer benägna att köpa ytterligare tjänster, och dina försäljningsinsatser kan användas mer effektivt. Om de däremot har det tufft kan du identifiera problemet och fördela resurserna strategiskt för att se till att de stannar kvar.
Effektiv resursallokering har ett värde, och det är relativt kvantifierbart. Som ett shared services-team som tillhandahåller denna insikt får du inte bara ta åt dig äran för denna effektivitetsvinst, utan jag skulle vilja hävda att du bör se dig som skyldig att ta åt dig äran, åtminstone så att ett välgrundat beslut kan fattas om och hur dina fortsatta ansträngningar på denna front ska finansieras.
Planview Hub förbättrar till exempel effektiviteten hos dina kundteam genom att eliminera överflödiga uppgifter och göra det möjligt för dem att koncentrera sig på värdefulla aktiviteter istället för rutinmässig registerföring i olika verktyg. Dessutom ger det snabb tillgång till status för en supportförfrågan eller utvecklingen av en ny funktion utan att behöva logga in på andra verktyg för att få denna information.
3. Berätta om ditt teams framgångar
Slutligen, och kanske viktigast av allt, är det viktigt att aktivt kommunicera värdet av ditt team med alla dina kunder. Jag föreslår att vi skickar ut ett kvartalsbrev, ett "Dear Sales, I hope you're well. Här är några höjdpunkter på vad vi har tillhandahållit dig under de senaste tre månaderna och deras värde..." typ av meddelande.
Kom ihåg att om du gör saker rätt så är dina framgångar också deras framgångar. Även om dina interna kunder kanske är fokuserade på andra saker kommer de att uppskatta att du lyfter fram det värde som ditt team tillför. Detta hjälper dem att förstå vilka tjänster som finns tillgängliga, deras värde och hur viktigt ditt team är för deras fortsatta framgång.
Sammanfattningsvis är det av största vikt att se till att era interna kunder förstår det värde som ert team levererar. När de inser hur mycket ditt team bidrar till deras framgång blir de förkämpar för din sak. De kommer att vara mer benägna att stödja fortsatt finansiering när de diskuterar budgetar med sin ledning och finansavdelning. I slutändan är detta en win-win-situation som vi alla strävar efter.
