Övergången från årlig till kontinuerlig planering för att möjliggöra smidighet [Webinar]

Se om det här låter bekant: organisationens strategiska plan utformas på ledningsnivå, delas upp i en årlig plan som leds av finansavdelningen och sedan operationaliseras av PMO och andra grupper i organisationen. Men så snart du börjar ta reda på exakt hur planen ska genomföras sker förändring. Jag skulle kunna säga att man alltid ska "förvänta sig det oväntade", men förändring är oundviklig - den är förväntad. Så hur kan du hantera förändringar som nya konkurrenter eller ny teknik utan att din årliga plan spåra ur? Svaret är kontinuerlig planering.

50% av de planer som organisationer genomför är nya jämfört med vad de ursprungligen började med.

För att införa kontinuerlig planering måste du ha en robust portföljhanteringsprocess - du vill se till att du fokuserar på rätt saker. Du måste ha möjlighet att ta emot alla förändringar, anpassa din årliga plan för att ta hänsyn till dem och sedan återföra dem till din övergripande planeringsprocess, och denna process ska vara smidig.

Faktum är att årlig planering alltid kommer att finnas, och det är troligt att finanserna alltid kommer att vara ansvariga. Alla i organisationen är dock pressade att leverera produkter till marknaden oftare och snabbare- finanssektorn vill att du ska tänka på nästa år medan du fortfarande försöker lösa det här året. Den goda nyheten är att om din organisation tidigare har haft årlig planering kan du använda de redan formade processerna för att övergå till kontinuerlig planering.

Den årliga planeringen är din utgångspunkt.

Som jag nämnde kommer den årliga planeringen alltid att finnas och är troligen något som din organisation känner till. Den ger dig en utgångspunkt för att övergå till kontinuerlig planering. Men om din organisation missade sitt fönster med den årliga planeringen behöver du inte oroa dig. Du kan istället börja med dina processer för hantering av efterfrågan.

1. Identifiera de berörda personerna (både de som ansvarar för att samla in information och de som ansvarar för att använda uppgifterna). Denna grupp ser olika ut för varje organisation, men det är viktigt att förstå vem som är involverad för att planeringen ska bli framgångsrik.
2. Förstå din organisations process. Detta innebär att du måste undersöka hur lång tid dina planeringsprocesser tar, hur smärtsamma de är osv. Det är först då som du kan göra de mest effektiva förändringarna.
3. Analysera och förstå data. Fokusera på att samla in de uppgifter som är viktigast i stället för att slösa tid på investeringar som aldrig kommer att godkännas. På så sätt kan du minska den tid det tar att samla in och konsolidera data, vilket resulterar i information som är bättre lämpad för att fatta beslut.
4. Definiera din process för hantering av efterfrågan. Tänk på de 50% av projekten du måste samla in som inte ingår i den årliga planen och förstå vad exakt som levereras ur ett strategiskt perspektiv.
5. Skapa en upprepningsbar prognosprocess. Att ha en regelbunden period som gör att du kan mäta värdet i förhållande till ny efterfrågan är otroligt värdefullt, eftersom det inte är störande när det mäts i förhållande till den årliga planen och gör att du kan prognostisera på regelbunden basis.

Sju steg för att gå från årlig till kontinuerlig planering.

Nu när du vet hur du kan komma igång genom att antingen titta på din nuvarande årliga planering eller dina processer för efterfrågestyrning, ska vi titta på de specifika stegen för att övergå till kontinuerlig planering:

1. Utnyttja din organisations prognosprocess;
2. Mät den mot den årliga planen;
3. kunna utvärdera nytt arbete mot pågående arbete, och
4. Skapa scenarier och förstå avvägningar.

För att upptäcka de återstående tre stegen för att övergå till effektiv kontinuerlig planering bjuder jag in dig till för att titta på hela webbseminariet. Alla sju stegen tillsammans ger dig den information du behöver för att komma igång redan idag.

Du har följt stegen, nu är det dags att skörda frukterna.

Nu kommer den roliga delen. Vad exakt kan du vinna på att följa ovanstående steg och tips? För det första kommer du att få gåvan tid, eftersom en mer flexibel organisation ökar produktiviteten. Denna smidighet är den andra fördelen, eftersom den minskar cykeltiden för att prognostisera och analysera konsekvenserna av beslut från dagar/veckor till timmar. Slutligen kommer du att ha bättre möjligheter att förverkliga strategin genom att förhindra att strategi och innovation går förlorad till förmån för investeringar med lägre prioritet och genom att förbättra din förmåga att mäta och övervaka nyckelinitiativ.

Om du vill veta mer kan du titta på hela webbsändningen "Continuous Planning: " och se till att kolla in de andra delarna i den här serien, som finns listade nedan:

• Del 2: Bränsle för beslut med data genom att göra PMO till en strategisk partner [Webinar]
• Del 3: Programvara för projektledning för att öka din PMO till hyperfart [Webinar]
• Del 4: 4 Steg för att effektivt genomföra strategin [Webinar]
• Del 5: 3 Steg för att dominera digitala störningar 

Är du redo att börja din resa mot kontinuerlig planering? Registrera dig för en demo av Planview Portfolios idag! Det ger dig möjlighet att skapa scenarier som leder till kraftfulla samtal, vilket i slutändan gör det möjligt för dig att omprioritera och fatta bättre beslut om avvägningar både ur ett finansierings- och kapacitetsperspektiv.

Relaterade inlägg

Projektportföljhantering, visioner och trender Bränslebeslut med hjälp av data genom att göra PMO till en strategisk partner [Webinar] September 27, 2018

Projektportföljförvaltning, visioner och trender Avmystifiering av arbets- och resursförvaltning 1 december 2017

Projektportföljhantering, visioner och trender Nio viktiga ingredienser för att skapa värde för PMO- framgång February 15, 2018