Som ett professionellt tjänsteföretag är vinsten det viktigaste.
Med höga vinstmarginaler kan du utveckla din verksamhet och tillgodose nya kundbehov när du vill.
Utan vinst är du i en ständig kamp för att hålla dig flytande. Men du har inte heller råd att ha en tunnelseende. Vid sidan av vinst måste du upprätthålla en hög tjänstekvalitet, innovation och kundtillfredsställelse.
I den här artikeln tittar vi på några av de faktorer som hindrar tjänsteföretag från att balansera dessa faktorer på ett effektivt sätt - och vad du kan göra för att vända utvecklingen.
Den verkliga kostnaden för ineffektiva processer
För ett tjänsteföretag är tid lika med pengar. Din förmåga att öka intäkterna är direkt proportionell mot din förmåga att arbeta fler fakturerbara timmar.
Tidsregistrering och fakturering - dvs. intäktsredovisning - är viktiga komponenter i din verksamhet. Att ha robusta processer för dessa komponenter har därför högsta prioritet. Men så här är det. En stabil intäktsredovisning kommer bara att hjälpa dig så långt om dina andra projektledningsfunktioner är svaga.
Ineffektiv projekthantering, som ofta beror på att arbetet hanteras i skilda silos, innebär att ditt tjänsteföretag utsätts för allvarliga risker, bland annat:
- Över- eller underutnyttjande av viktiga resurser.
- Inkonsekventa servicenivåer
- Slöseri med debiterbar tid
- Användning av gissningar för att fatta beslut i stället för data
- Otillfredsställda kunder
...och andra allmänt oönskade resultat.
Å andra sidan, effektiv Projektledning ger en mängd fördelar:
- Hjälper dig att tilldela rätt resursnivå till varje uppgift eller projekt.
- Säkerställer att teamets tid används på ett effektivt sätt.
- Ger dig tid att fokusera på projektet och affärsresultat.
- Sparar kundansvariga från att behöva argumentera om projektets omfattning.
- Eliminerar överraskningar i slutet av projektet genom att hålla alla på samma sida.
Det garanterar också att dina team har mer tid att ägna åt saker som gör kunden nöjd. Vad kan vara mer logiskt än så?
För många tjänsteföretag finns det tyvärr ett stort hinder som står i vägen.
Förbannelsen över miljontals kalkylblad
Det genomsnittliga serviceföretaget har en massa olika kalkylblad, tidrapporter, siloade system för uppgiftshantering och gud vet vad mer. Dessa processer slösar dyrbar tid och resurser på varje kundbemötande. Föreställ dig vad det blir på ett år.
Vi arbetade med ett globalt företag för professionella tjänster som upptäckte att de använde över en miljon kalkylblad för att hantera kundprojekt. För att ge ett perspektiv, det var över 1,000 kalkylblad per anställd.
Hur tror du att det påverkade deras förmåga att leverera högkvalitativ och effektiv service? Eller för att veta när de når viktiga milstolpar så att de kan fakturera kunderna så tidigt som möjligt?
Detta är ingen isolerad händelse. Ditt tjänsteföretag kanske inte har en miljon kalkylblad, men har du tillgång till dina interna system och processer? Eller bromsar de dig och hindrar din utveckling?
För många tjänsteföretag är det det sistnämnda fallet.
Det handlar inte bara om intäktsredovisning
Jag har en fråga till dig: Om tid är pengar (och låt oss inse det, det är det är), hur mycket kostar ineffektiva processer ditt företag?
Det beror på processen. Det kan vara mycket. Det kan vara nästan vad som helst.
Om du upprepar denna process för varje engagemang hos kunderna - kanske till och med flera gånger per engagemang - det blir en mycket verklig ekonomisk kostnad för ditt företag. Om det är en process som utförs varje dag... av varje person i din organisation... kan kostnaden vara stor.
Den uppenbara kandidaten för förbättring är intäktsredovisning, eftersom det är där gummit möter vägen. Ju bättre tidsuppföljning och faktureringssystem du har, desto lättare kan du tjäna pengar.
Det är dock lätt att överfokusera på dessa faktorer.
Väl utformade system och processer kan hjälpa ditt företag att öka effektiviteten på följande sätt Varje steg i tillhandahållandet av tjänster., inte bara intäktsredovisning. Dessa system kan hjälpa dig att optimera resurserna och maximera projektresultatet samtidigt som du balanserar kommande behov med redan pågående arbete och undviker risken för överbelastning av viktiga resurser.
Samtidigt kan en klok användning av mallar och automatisering hjälpa dig att förbättra kvaliteten och konsekvensen i ditt arbete. Detta hjälper dig att maximera kundnöjdheten och (förhoppningsvis) återkommande affärer.
Men för att verkligen få ut fördelarna - och inte bara löftet - av dessa system behöver du ytterligare en sak.
Hur du fattar snabbare och bättre beslut
En av de största utmaningarna med ineffektiva projektledningssystem är den effekt de har på synligheten.
Om dina resurs- och ekonomidata är bundna i silosystem (eller om data finns i hundratals eller tusentals kalkylblad) finns det helt enkelt inget sätt att veta hur kunduppdragen utvecklas förrän efter uppdraget är slutfört. Och då finns det inget du kan göra åt saken.
Det finns inte heller något sätt att veta var och när viktiga resurser används. Utan denna grundläggande information kan du inte fatta välgrundade beslut om personalresurser och känna dig säker när det gäller att hantera nya kundåtaganden.
Tänk nu på alternativet. Hur mycket effektivare och mer strömlinjeformad skulle inte din verksamhet vara om du visste exakt hur det går för varje enskild klient vid vilken tidpunkt som helst? Vad sägs om att alla, från projektgrupperna till de högsta ledarna, kunde beräkna de ekonomiska konsekvenserna av varje enskilt projektbeslut baserat på exakta data i realtid?
Synlighet i realtid av data om ekonomi och projektresultat kan hjälpa ditt företag:
- Reagera snabbt på förändrade förhållanden
- Se till att arbetet är anpassat till målen - både dina och kundens.
- Se statusen för alla kunduppdrag, inklusive budgetar, framsteg och potentiella problem.
- Se till att projektarbete och resurser är anpassade till budgetar och affärsmål.
- Planera proaktivt för framtiden
- Svara snabbt och korrekt på frågor, t.ex, "Vad kan vi åta oss nästa månad med utgångspunkt i befintliga åtaganden av nyckelresurser?" eller . "Var kan vi minska våra kostnader utan att det påverkar kundernas resultat negativt?"
Teknik som hjälper, inte hindrar
Det vi hittills har behandlat är enkelt. Tjänsteföretag måste:
- Rapportera om sin tid och fakturera kunderna korrekt
- Optimera hela processen för tillhandahållande av tjänster
- Betona synlighet i realtid för att fatta bättre och snabbare beslut.
Och det är bra. Men hur gör du gör det? Vi talade tidigare om de skador som orsakas av ineffektiva system, men vad är alternativet?
Svaret är enkelt. Du behöver teknik som underlättar de tre krav som anges ovan. Det vill säga teknik som är tillräckligt flexibel för att dina team ska kunna arbeta på det sätt som de vill, samtidigt som de kan dra nytta av automatisering, processförbättringar och synlighet i realtid.
Minns du den globala tjänsteverksamheten som vi nämnde tidigare? Den som har över en miljon kalkylblad?
De omvandlad deras verksamhet - och överträffade Alla KPI:er för branschen, inklusive lönsamhet - genom att implementera teknik och processer som gjorde det möjligt för dem att fatta datadrivna beslut om varje kundinteraktion... i realtid. Faktum är att över 40,000 användare loggar in på Planview AdaptiveWork dagligen för att göra detta möjligt.
Du kan göra samma sak för ditt tjänsteföretag. Med en modern Professional Services Automation (PSA)-lösning - en lösning som stöder hela livscykeln för tillhandahållande av tjänster - kan ditt företag glädja sina kunder. och se till att varje uppdrag är lönsamt.
Hemligheten bakom lönsam tjänsteleverans
I den här artikeln har vi behandlat grunderna för att balansera vinst och innovation som tjänsteföretag. Men i verkligheten har vi knappt skrapat på ytan.
Om du vill ha en fullständig genomgång kan du anmäla dig till vårt kommande webbinarium på Mars 18th at 8:00 am PST att lära sig:
- Varför det är viktigt att hantera projektkostnader i realtid för att maximera kundernas lönsamhet - och hur man lyckas med det i verkligheten.
- Hur tekniken kan hjälpa ditt företag att öka effektiviteten i varje skede av tjänsteleveransen - inte bara i intäktsredovisningen - genom att optimera resurser och maximera projektresultatet samtidigt som man balanserar kommande efterfrågan mot befintligt arbete.
- Hur integrering av din PSA-lösning med CRM-, HR-, ekonomi-, fakturerings- och andra system kan ge total synlighet i realtid inom alla delar av din verksamhet.
