Vi är tillbaka med den spännande avslutningen på vår bloggserie om resurshantering i 3 delar. Vi har redan tittat på att lägga en grund och kartlägga vår nuvarande arbetsbelastning. I det här inlägget kommer vi att undersöka hur vi optimerar och anpassar vår projektportfölj för att få ut mesta möjliga effektivitet ur våra medarbetare. Oroa dig inte - vi kommer inte att pressa för hårt.
När vi väl har kommit längre än bara till en aktuell bild av vår arbetsbelastning kan saker och ting snabbt gå överstyr. Det finns ständigt inkommande förfrågningar om arbete, projektledare som behöver personal till sina projekt och vi måste naturligtvis se till att vi tilldelar människor till projekten på rätt sätt (t.ex. tar det här projektet verkligen 10 timmar av en DBA:s tid?). Vi måste hantera allt detta. Tur för dig att Innotas är redo.
Vi kommer att titta på några områden:
- Hantera inkommande projektförfrågningar
- Scenarioplanering
- Fånga upp faktiska värden
Vi ska hålla detta kortfattat och gå rakt på sak, så låt oss dyka in.
Hantera inkommande projektförfrågningar
Bara för att vi har lyckats få bukt med vår nuvarande arbetsbelastning betyder det inte att vi aldrig kommer att få mer arbete, men det betyder att vi kan planera för det på lämpligt sätt och ställa upp förväntningar på de som begär det.
När nya ansökningar kommer in till oss måste de gå igenom en ordentlig godkännandeprocess som inkluderar en poängsättningskomponent. Innotas tillhandahåller funktioner för hantering av förfrågningar och konfigurerbara poängprofiler. Vi fokuserar inte på poängsättning här, men i vår e-bok om poängsättning och prioritering finns många detaljer på detta område. Poängsättning hjälper oss att hålla oss i linje med en allmänt accepterad ram för projektpoäng, vilket hjälper oss att välja rätt arbete för genomförande.
När dessa förfrågningar kommer in måste vi registrera rollkraven för att se hur de kommer att påverka vår resurspool. Detta inkluderar:
- Roll (projektledare, affärsanalytiker etc.)
- Beräknad start- och slutdatum för rollen
- Beräknat antal timmar eller antal anställda/FTE som behövs för varje roll
Innotas gör det möjligt att skapa dessa projekt i ett planeringsstadium så att vi kan uppskatta resursbehoven och, som vi kommer att se i nästa avsnitt, förstå vad som händer när dessa projekt går in i processen.
Planering av vad som händer om
Nu när vi har bestämt vilka projekt vi ska gå vidare med baserat på vårt ramverk för poängsättning och prioritering och även fångat upp rollkraven för dessa föreslagna projekt, måste vi förstå vilken inverkan de kommer att ha på vår nuvarande arbetsbelastning. När kan vi ta emot dem? Vem är tillgänglig för att arbeta med dem? Vi vill inte göra detta med de faktiska uppgifterna eftersom vi kommer att spela med flera scenarier. Vi behöver en arbetsbänk för att kunna spela med dessa data och förstå dem.
Innotas tillhandahåller en kraftfull What-If Workbench som låter dig göra några saker:
- Exkludera och inkludera projekt i den aktuella portföljen
- Förskjuta projektets tidslinjer och de roller och resurser som tilldelats.
- Tilldela resurser till projekt
- Visa kapacitet och efterfrågan från ett projekt-, roll- och resursperspektiv tillsammans med levande uppdaterade diagram.
- Skapa flera scenarier för att ge oss alternativ.
Här är den i aktion:
What-If-arbetsbänken kommer att göra det möjligt för oss att optimera våra resurser i förhållande till efterfrågan på arbete nu och i framtiden. Det kommer att hjälpa oss att planera vår färdplan för projekt och hjälpa oss att förstå effekterna av den inkommande efterfrågan och de förändringar som kan behöva ske för att vi ska kunna ta oss an högre prioriterat arbete.
Det här är fantastiskt hittills. Vi har lagt en grund för vår verkliga kapacitet, lagt vår nuvarande arbetsbelastning mot den och nu hanterar vi inkommande efterfrågan och omprioriteringar. Hur kan vi bli ännu bättre? Låt oss ta en titt på att fånga upp de faktiska siffrorna.
Registrering av faktiska värden
Hittills har vi bara tittat på uppskattningar av hur lång tid det tar att utföra ett arbete. Även om vi är ganska bra på att göra dessa uppskattningar vill vi bli bättre på det. Det enda sättet vi kan göra det på är att registrera den faktiska tiden för det arbete som vi har lagt upp, oavsett om det är ett projekt eller en verksamhet.
Innotas ger dig möjlighet att spåra tiden mot alla de objekt som vi hittills har ställt in. När vi går vidare kan vi se hur väl vi uppskattar våra projekt och om vi ligger lite fel kan vi korrigera dessa uppskattningar för att få en ännu bättre bild av vår verkliga kapacitet.
Slutsats
Detta är slutet på vår serie om resurshantering i 3 delar. Vi hoppas att detta åtminstone har gett dig något att tänka på när du tar initiativ till din egen resurshantering.
