När Waze, trafik- och navigationsappen, kom ut i 2009 förstod jag inte varför den behövdes. På den tiden fanns det ett överflöd av personliga navigationsapparater (PND) som var mycket effektivare än traditionella papperskartor. Jag kunde inte förstå varför det behövdes ytterligare en sådan apparat, än mindre en som krävde ständig tillgång till Internet.
Idag är Waze världens största communitybaserade trafik- och navigationsapp. Jag använder Waze ständigt, inte bara för att navigera på okända vägar. Jag använder Waze i mycket välkända områden: i min hemstad, på väg till jobbet eller när jag besöker vänner och familj.
Waze erbjuder en unik tjänst som andra navigationsappar inte levererar. Waze använder information om trafik och hinder i realtid för att hjälpa mig att hitta den mest optimala rutten för att nå mitt mål, med ständiga uppdateringar av min förväntade ankomsttid. När trafikförhållandena ändras eller när jag fattar beslut om navigering räknar Waze omedelbart om kursen och ger mig en uppdaterad rutt och ETA. Trafiken förändras ständigt. Ofta kommer jag inte fram till den beräknade ankomsttiden när jag åkte. Ändå kommer jag alltid fram till den förväntade tiden, eftersom Waze ständigt uppdaterar min ETA. Därför kan jag informera mina vänner om att jag kan vara tidig eller sen och jag kan anpassa mitt schema därefter.
Planview AdaptiveWork gör samma sak för projektledning. Planview AdaptiveWork utnyttjar molnets kraft för att tillhandahålla övervakning i realtid som hjälper mig att navigera projektet och hålla mina intressenter och kunder i full överensstämmelse. Innan jag använde Planview AdaptiveWork trodde jag inte mycket på projektledningsverktyg. Fram till dess var projektledningsverktyg ett sätt att ta fram Gantt-diagram för styrkommittéer och regelbundna rapporter. Traditionell PPM var som vanliga navigationsappar - statisk och avskärmad från verkligheten. För att hålla mitt traditionella PPM-verktyg uppdaterat var jag tvungen att arbeta hårt för att samla in information och mata odjuret. Med traditionell PPM arbetade jag faktiskt för verktyget i stället för att verktyget arbetade för mig.
Samarbetshantering har helt förändrat mitt sätt att arbeta. Med Planview AdaptiveWork spenderar jag knappt någon tid på att samla in information och ingen tid på att förbereda rapporter. Jag kan nu använda min värdefulla tid till att observera, tänka, analysera, ifrågasätta, förnya och umgås. Jag har tid och utrymme att leda projektet i stället för att administrera det.
Med hjälp av samarbetsbaserad arbetshantering på kan planering och uppföljning delegeras och delas i hela organisationen. Om du bygger upp en effektiv projektorganisation med tydliga mål, roller och ansvarsområden blir uppbyggnad och uppdatering av arbetsfördelningsstrukturen en naturlig samarbetsövning.
Samhällsbaserad trafiknavigering och samarbetsbaserad arbetsledning har alltså mycket gemensamt. Men det finns två viktiga skillnader mellan de två:
1) Trafiknavigering följer välkända och ofta använda vägar. Informationen kommer från andra förare på samma rutt, före dig. Arbetsledning handlar om innovation. Varje projekt är unikt på ett eller annat sätt, och projekten banar nya, okända vägar. Annars skulle de inte vara projekt. De skulle helt enkelt vara pågående, repetitiva verksamheter som massproduktion, stödtjänster, schemalagt underhåll och flera andra former av arbete som följer en rutin.
2) I trafiknavigeringens värld samarbetar förarna passivt, hands free. En förare kan frivilligt lämna information om ett visst hinder eller en viss kontrollpunkt, men systemet är inte beroende av förarnas aktiva deltagande. Förarna kör bara, Waze sköter resten. Samarbetsledning kräver aktivt deltagande i utarbetandet av projektplaner och uppdatering av framsteg.
Så hur kan Planview AdaptiveWork tillhandahålla navigation i realtid i en värld av okända rutter, och hur kan vi uppmuntra användarna att delta?
I projekt är planen, dess arbetsfördelningsstruktur med milstolpar, uppgifter och beroenden, vår navigationskarta. Under trafiknavigering visar kartan verkliga befintliga vägar. Inom arbetsledning är planen en grafisk representation av idéer, förväntningar och antaganden. Planen är endast en referens, ett navigeringshjälpmedel, som inte ska tas på allvar. Med John Lennons ord: "Livet är det som händer medan du är upptagen med att göra andra planer." Planview AdaptiveWork låter oss navigera genom projektet och ständigt kontrollera oss själva i ljuset av vår "karta över förväntningar", så när "livet händer" kan vi identifiera förändringarna omedelbart, omräkna vår kurs och/eller omjustera våra förväntningar.
Självklart bygger samarbetshantering på användarnas deltagande. Människor gillar av naturen inte att fylla i rapporter. I framtiden kanske datorsystemen kommer att kunna förutse vår produktivitet och våra framsteg, precis som Google övervakar och förutser våra sökmönster. Tills det sker är aktivt deltagande en avgörande framgångsfaktor för att hantera samarbete i arbetslivet.
Så hur kan en organisation stimulera deltagande och användning?
1) Lead by Example - När cheferna litar på Planview AdaptiveWork för att få klarhet och anpassning kommer organisationen att följa och delta.
2) Effektiv delegering - Effektiv delegering innebär att underordnade har frihet att fatta beslut och agera utifrån dem. De matar inte bara systemet med uppgifter för sina överordnade, utan använder dem för sin egen analys och sitt eget beslutsfattande. Chefer på alla nivåer förlitar sig därför på Planview AdaptiveWork för att få klarhet och uppmuntra ett brett deltagande för att producera korrekta och tillförlitliga data för sig själva.
3) Enkelhet och användbarhet - Med Planview AdaptiveWork är enkelhet och användbarhet en självklarhet. Kortfattad rapportering i ett enda steg och ett fullt konfigurerbart grafiskt gränssnitt ger en användarvänlig samarbetsupplevelse, vilket gör att organisationen slipper oändliga och vardagliga statusmöten.
Samarbetsbaserad arbetsledning förändrar vårt sätt att arbeta, precis som gemenskapsbaserad trafiknavigering, som Waze, förändrade vårt sätt att pendla. Ny teknik gör det möjligt för oss att ersätta traditionella, centraliserade, mötesbaserade ledarstilar med snabba, smidiga och superproduktiva arbetsgemenskaper. Men det är inte bara en teknik. För att kunna anta detta utmanar samarbetsbaserad arbetsledning oss att utmärka oss som chefer - att bygga upp arbetsrelationer som bygger på delegering, öppenhet och förtroende.
