Om du är frustrerad över att försöka förstå skillnaderna mellan projektledning och programledning, kan du vara säker på att du inte är ensam. Det finns ett par orsaker till denna ständiga förvirring. Den första är att många yrkesverksamma arbetar med både projekt och program - om inte nödvändigtvis samtidigt, så samtidigt (t.ex. efter att ha avslutat ett projekt använder de sina talanger till ett program). Det andra är att det finns en betydande överlappning mellan projektledning och programledning.
Låt oss börja med att packa upp project management vs. program management genom att belysa de viktigaste likheterna, och sedan kan vi fokusera på de viktigaste skillnaderna.
Projektledning kontra programledning: Likheter
I huvudsak finns det fyra grundläggande områden som är gemensamma för projektledning och programledning:
- They are aligned with strategic organizational priorities, such as increase brand awareness in the marketplace, increase the speed of software development, improve customer experience, reduce customer churn, etc. Projects or programs that fail to clearly and convincingly answer the questions “why are we doing this?” and “what meaningful results will we get from this investment and activity?” should be revised, re-invented, or shut down.
- They are temporary. This may come as a surprise to those who believe that all projects are temporary, and all programs are ongoing (i.e. endless). In fact, programs are composed of multiple projects and managed in a coordinated manner. When these projects come to an end – ideally after having achieved their intended outcome – then the program will also come to end. With this being said, many programs do indeed last for years (or even decades). However, this is because the underlying projects continue in one form or another.
- They involve a degree of uncertainty. This is another overlapping aspect that may come as a surprise, as some people believe that projects are uncertain (and become more certain through iteration and progressive elaboration), and programs are established and known initiatives. While it is true that projects can— and often do – involve a heightened degree of uncertainty compared to programs, the fact is that both are inherently risky. This is why articles, videos, courses and books on project management best practices and program management best practices wisely spend a considerable amount of time focusing on risk management.
- De förlitar sig på teknikbaserade verktyg, t.ex. Programvara för portfölj- och projektförvaltning (PPM) och programvara för uppgiftshantering. De flesta organisationer har infört, eller håller på att införa, molnbaserade lösningar för att öka synligheten, transparensen, tillgängligheten och integrationen samt dra nytta av kostnadsbesparingar, skalbarhet, kontinuitet och säkerhet.
- They are aligned with strategic organizational priorities, such as increase brand awareness in the marketplace, increase the speed of software development, improve customer experience, reduce customer churn, etc. Projects or programs that fail to clearly and convincingly answer the questions “why are we doing this?” and “what meaningful results will we get from this investment and activity?” should be revised, re-invented, or shut down.
Projektledning kontra programledning: Skillnader
Nu när vi har tittat på de gemensamma aspekterna för både projektledning och programledning kan vi byta fokus och titta på skillnaderna. De viktigaste områdena är: omfattning, varaktighet, mål, förändringshantering och hantering av intressenter.
Omfattning
Såsom nämnts ovan i avsnittet om likheter mellan projektledning och programledning är projekt unika i den meningen att de har en definitiv omfattning: det finns ett tydligt startdatum, ett förväntat slutdatum och specifika leveranser som bör uppnås genom att följa en rad planer (ordet "bör" används här eftersom de flesta projekt avviker från de ursprungliga förväntningarna - och som diskuteras av Project Management Institute misslyckas ganska många av dem i någon grad). Alternativt är programhantering en metod för att hantera flera projekt som ingår i en sammanhängande, sammanlänkad strategi. Om ett projekt är ett flygplan är ett program en transportknutpunkt.
Varaktighet
Som vi konstaterade ovan i avsnittet om likheterna mellan projektledning och programledning är båda typerna av initiativ tillfälliga. Projekt är dock vanligtvis kortsiktiga projekt, medan program vanligtvis är långsiktiga projekt. Av denna anledning ser många människor program som pågående, när deras existens och varaktighet i själva verket bestäms av en uppsättning sammanhängande projekt (som vanligtvis har olika start- och slutdatum och varaktighet, och som alla leds av en utsedd projektledare).
Mål
Det grundläggande målet för projektledning - och i princip det som är det viktigaste i projektledning - är att slutföra alla uppgifter i tid och inom budget. Det grundläggande målet för programhantering är att uppnå affärsresultat. Ett annat sätt att se på saken är att projekt fokuserar på resultat, medan program fokuserar på fördelar. Som tidigare nämnts måste dock både projektresultat och programfördelar anpassas till strategiska organisatoriska prioriteringar.
Förändringshantering
Eftersom projekt fokuserar på att uppnå specifika leveranser är målet vanligtvis att minimera förändringar och följa planen (med detta i åtanke kan vissa projekt gå överstyr och betydande förändringar är oundvikliga). Inom programförvaltningen finns det i allmänhet en större tolerans och flexibilitet när det gäller förändringar, eftersom målet är att uppnå affärsnytta. En organisation kan till exempel genomföra ett program som är utformat för att på ett mätbart och hållbart sätt öka Net Promoter Score (NPS). För att uppnå denna strategiska fördel kan programledaren och andra beslutsfattare göra betydande justeringar av resurser, taktik, budgetar och mål löpande på grund av förändrade variabler och faktorer.
Hantering av intressenter
Även om både projektledning och programledning innefattar hantering av intressenter finns det vanligtvis en betydande skillnad mellan dem, som tyvärr inte går förlorad för programledare som ibland önskar att de vore projektledare (eller något annat för den delen!). Helt enkelt är intressenthantering i ett programhanteringssammanhang generellt sett mycket svårare än inom projektledning, eftersom många - och ibland alla - affärsfördelar kommer att realiseras i framtiden. Projektledare har också den här utmaningen, men de kan peka på framsteg enligt projektplanen som ett sätt att visa på pågående framgång (dvs. så länge saker och ting görs i tid och inom budget finns det ingen anledning för intressenterna att bli oroliga). Programansvariga har ofta inte den här möjligheten eller lyxen, eftersom de vanligtvis har att göra med flera projekt som utvecklas i olika faser med en fördröjning mellan när arbetet är färdigt och när affärseffekterna blir tydliga. Därför är det lätt att förstå varför effektiv och konsekvent hantering av intressenter ses som en mycket viktig process för programhantering.
Slutsatser
Diskussionen ovan om projektledning respektive programledning ger en solid grund för likheter och skillnader. När det gäller frågan "Vilken är bäst?" finns det inget korrekt svar. Båda har sin plats och sitt syfte och är viktiga för att hjälpa organisationer att prestera, uppnå och lyckas.
