Skulle det inte vara trevligt om vi kunde bryta ner projektledning (PM) till enkla grunder? Finns det några viktiga metoder att följa som skulle förenkla våra liv som projektledare och göra upprepbara framgångar mer sannolika framöver? Vänta lite! Jag vet svaret på den här frågan. Det kan vi göra.
Det kallas bästa praxis för projektledning.
Jag tror att de bästa metoderna är lite olika från projektledare till projektledare, och de kommer att skilja sig från organisation till organisation och kanske till och med från kund till kund. Projektkundernas preferenser påverkar ofta hur en projektledare hanterar och rapporterar om projekten. Men de bästa metoderna för PM bör i sin enklaste form åtminstone innehålla dessa grundläggande funktioner:
- Regelbunden rapportering om projektets status. I sin enklaste form bör projektledning handla om att rapportera projektstatus korrekt och regelbundet. Helst i ett gemensamt format som används varje vecka under hela projektets gång, som ger rätt information som alla viktiga intressenter behöver veta och - för att göra det enklare för projektledaren - i ett komplett och informativt format som uppfyller allas grundläggande informationsbehov... eftersom ingen gillar att laga tre olika måltider för att tillfredsställa allas kräsna aptit. I stället är det bättre att laga en större måltid med rätter som tillfredsställer alla.
- Granskning och revidering av projektplanen. En konsekvent och regelbunden översyn och revidering av projektplanen är ett måste. Särskilt som förberedelse inför de veckovisa kundmötena med projektgruppen och kunden. Du kommer att engagera var och en av dessa parter oftare än så, men ett formellt veckomöte för att granska projektstatus, gå igenom projektstatusrapporten i detalj och granska projektets tidsplan (åtminstone på en hög nivå) är en mycket bra PM-praxis. På så sätt kan alla inblandade, från intressenter till teammedlemmar, hålla sig på samma sida och hålla projektet på rätt spår.
- Veckovis engagemang för kunderna genom statusrapportering och möten. Som nämnts är veckomöten för att se över projektets status ett måste. Även om det inte finns så mycket att ta upp under en vecka, bör ni ändå träffas för att se till att inte någon liten fråga faller mellan stolarna. När problem missas eller förbises kan de växa och bli till hinder som stoppar ett lovande projekt. Håll mötena regelbundna och håll statusrapporterna korrekta och regelbundet distribuerade för att hålla din upptagna projektkund fullt engagerad under hela projektet. Det ligger i ditt eget intresse att hålla dem "på plats" och tillgängliga för dig för information och beslutsfattande.
Sammanfattning / uppmaning att lämna synpunkter
Dag efter dag finns det vissa saker som ständigt måste ske för att projekten ska vara friska och gå framåt. Det är ingen raketforskning, men projektledning är svårt. Det är tufft, det är utmanande, det är stressigt, det är nervöst, det är halsbrytande ibland. Men sunt förnuft, logik och rutiner kan användas för att upprätthålla ordningen. Dessa två saker bör faktiskt utgöra grunden. Och när det gäller PM innebär det att ge alla som är involverade i projektet en viss öppenhet.
De tre punkterna ovan är bara några av de bästa metoder som du kan införa. Om du gör det har du bättre möjligheter att ligga steget före, vilket ofta är svårare än du kanske tror om du inte är en erfaren veteran inom projektledning (i så fall vet du precis vad jag pratar om).
Hur är det med dig? Vad finns på din lista för att komma ner till det grundläggande? Håller du med om ovanstående? Vad skulle du ändra eller lägga till och varför?
