Följande innehåll är baserat på vitboken "Bigger Than a Breadbox: 10 Tips for Better Project Estimates, Part 1", skriven av Jerry Manas. För att göra det lättare för dig att läsa har vi beslutat att ge den ett evigt liv här på bloggen.
På samma sätt som en GPS använder satellitinformation om trafikmönster för att beräkna den återstående tiden på resan, hjälper projektskattningsmetoder dig att hålla en realistisk projektplan. Bidragsberäkningar, förtjänat värde och förtjänade tidsplaner förstärks av Project Portfolio Management (PPM), vilket ger dig insyn i hela organisationen och gör det möjligt att göra mer exakta planer. Man kan nog säga att det är GPS för uppskattning.
Innan du läser vidare rekommenderar vi att du läser de tidigare delarna i denna serie, som finns listade nedan:
- Del 1: Förbättra projektuppskattningar och undvik krisläge
- Del 2: Förbättrade projektbedömningar handlar om riktning
Tips 5: GPS för uppskattning
- Uppskattningar av bidragsgivarna
Bidragsberäkningar är en viktig, men ofta förbisedd, aspekt av projektberäkningar. Resurser som utför uppgifter på sina tidrapporter kan och bör tillhandahålla en "nuvarande återstående uppskattning" av de uppgifter de ansvarar för varje vecka. Detta gör att projektplanen är korrekt när det gäller återstående tid och återspeglar den pågående synvinkeln hos de personer som utför uppgifterna. På samma sätt bör projektledarna hålla kontakten med resurserna och resursförvaltarna för att se till att de är tillgängliga för kommande arbete.
- Utvärderat värde
Ur ett kostnads- och värdeperspektiv använder vissa organisationer Earned Value som en måttstock för vad som återstår av ett projekt . Konceptet går ut på att använda den procentuella andelen slutfört arbete i förhållande till den totala budgeten för att spekulera i hur mycket relativt "värde" som har uppnåtts hittills, jämfört med det värde som förväntas vid denna tidpunkt. Earned Value används också ofta för att förutsäga vad det kommer att kosta att slutföra resten av projektet (Estimate-to-Completion) och vad det totala projektet kommer att kosta (Estimate-at-Completion). Det korrekta sättet att använda Earned Value är att basera den procentuella färdigställandegraden på viktade milstolpar, eftersom alla uppgifter inte är lika. Det viktigaste att komma ihåg är att Earned Value inte handlar om tidsplan, utan snarare om värde och budget.
- Tidtabell för intjänad lön
Det finns en sällan använd form av Earned Value som kallas Earned Schedule , där man försöker fastställa skillnaden mellan när värdet för en uppgift levererades och när den borde ha levererats. Det avsedda resultatet är att bättre identifiera avvikelser i tidsplanen på ett tidsbaserat sätt. De som har använt Earned Schedule hävdar att det är en värdefull och effektiv metod för tidsplanering. Detta ersätter dock inte uppskattningar av bidragsgivare, utan kan användas tillsammans med dessa.
Var PPM-tekniken passar in
Projektportföljhantering (PPM)-lösningar används av många för att lösa några av de utmaningar som vi har berört i den här serien, och det finns en bra anledning till det. En bra PPM-applikation kan hjälpa dig att lösa en del av dina problem, även om den, som nämnts ovan, aldrig bör ses som en ersättning för expertisen och de subjektiva åsikterna hos små och medelstora företag och engagerade projekt- och resursförvaltare.
Men först: vad är en "bra" PPM-applikation?
För det första: de omfattar hela företaget och samlar in data från alla avdelningar, vilket ger dig insyn i vad som kommer att hända så att du kan planera. Det är den goda nyheten - och den dåliga. Om du (eller de du arbetar med) fortfarande använder kalkylblad eller projektbaserade skrivbordsappar, innebär detta en förändring. Men resultatet kommer att vara värt det, både i fråga om stress och värde. Forrester beräknade ROI för PPM till 255% för lokal användning, 281% för SaaS, med återbetalning inom 12 månader . Det kan variera, men det lönar sig nog att testa.
På tal om analytiker: det är en sak att kontrollera.
Forrester, Gartner, IDC och andra är bra barometrar för kvalitet. När det gäller de enskilda lösningsfunktionerna är de lika varierande som de organisationer som använder lösningarna - du vet vad som är viktigt för dig: användarvänlighet, bra analyser, insyn i kapacitet och efterfrågan och liknande. Kostnadsfrågorna kan ofta minskas genom att välja en molnbaserad distribution, förutsatt att din organisation tillåter detta.
Om ditt företag redan har en PPM-lösning för företag har du ett stort försprång när det gäller budget och implementering. Nu behövs en objektiv granskning av hur lösningen används och hur den kan utvidgas organisatoriskt. Båda innebär en viss smärta i början, men det är värt det.
Med allt detta i åtanke ska vi undersöka vad du ska leta efter i en PPM-lösning och vad den kan göra för dig. Det sista du vill göra är att förvärra problemet när du har problem med uppskattningen av ett projekt. Några av de frågor som vi hittills har diskuterat i den här serien är:
- Användning av faktiska händelser för att förbättra uppskattningar. Man får inte underskatta användningen av faktiska värden för att förbättra noggrannheten i uppskattningarna och den hastighet med vilken du kan ta fram dem. Problemet för de flesta är att få tag på uppgifterna. Utan ett slutet system som PPM som samlar in och lagrar informationen - vem som gjorde vad, hur lång tid det tog, vilket värde det levererade och till vilken kostnad - förlitar man sig ofta på minnet.Om projektet i fråga var litet och avslutades förra veckan är det bra. Annars?
- Uppdatera projektplaner. Projektplanen är en levande sak som måste återspegla verkligheten. En PPM-lösning kan vara till stor nytta här, inte bara genom att hitta de nödvändiga uppgifterna, utan också genom att automatiskt hålla alla olika intressenter - från resurser till vice vd:ar - informerade om uppnådda milstolpar, potentiella problem och liknande. Detta befriar projekt- och resursförvaltare från många meningslösa uppgifter, eliminerar behovet av felbenägen datarullning och förebygger många flaskhalsar innan de uppstår.
- Utnyttja bidragsgivarnas uppskattningar. Det är viktigt att hålla nära kontakt med resurserna i ett projekt, men att automatisera några av de mer rutinmässiga uppgifterna kan ge stora fördelar för alla. Ett av de mindre strategiska erbjudandena i de flesta PPM-program är inmatning av tidrapporter, vilket gör det möjligt för projektledare att hålla koll på resursernas nuvarande återstående uppskattning av de uppgifter de är ansvariga för varje vecka. Detta säkerställer att projektplanen är uppdaterad när det gäller återstående tid, vilket eliminerar ovälkomna överraskningar som missade milstolpar och otillgängliga resurser.
- Användning av traditionella och agila metoder på ett strategiskt sätt. Agile är inte längre bara ett modeord, utan erkänns som ett effektivt sätt för organisationer att hantera projekt - vissa projekt. Men även organisationer som tillämpar Agile vet att vattenfallsmetoden är rätt för andra projekt. Så när du söker en PPM-lösning bör du leta efter en "ambidextrous" lösning som fungerar med båda tillvägagångssätten.
Ett PPM-system för företag kan leverera mycket mer; detta är några punkter som du kan ta hänsyn till när du överväger dina behov. Om du vill veta hur Planview kan hjälpa dig kan du besöka www.planview.com och registrera dig för en kostnadsfri demo av den lösning du vill ha.
Fortsätt läsa denna serie i sju delar, som listas nedan, där vi kommer att behandla uppskattningar och resurstillgänglighet, förvaltning och reserver för oförutsedda utgifter, uppskattning av megaprojekt, användning av flerpunktsberäkningar och anledningen till att dina projekt är försenade:
- Del 4: Det är dags att börja planera resurser
- Del 5: Hur riskhantering är avgörande för projektledning
- Del 6: 6 Orsaker till att projekt blir försenade
- Del 7: 10 Checklista med punkter för bättre projektuppskattningar
![Ge bränsle till beslut med data genom att göra PMO till en strategisk partner [Webinar]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2018/09/Fuel-Decisions-with-Data-by-Making-the-PMO-a-Strategic-Partner.jpg)
![Värdet av att kombinera robust PPM med lättviktigt arbetsutförande [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2018/03/Combining-Robust-PPM-with-Lightweight-Work-Execution.gif)
