I vår nuvarande intensivt konkurrensutsatta miljö står organisationer inför det oundvikliga valet att uppnå framgång och blomstra eller att gå tillbaka och till och med dö. Ett resultat av denna tävling är den enorma ökningen av antalet goda idéer, vilket framgår av de djärva initiativen som sträcker sig från förarlösa fordon till en helt ny ekonomi baserad på appar. Oavsett bransch är goda idéer numera vanliga. Strategisk differentiering har aldrig uppnåtts enbart med hjälp av idéer, och detta är mer sant i dag än någonsin tidigare. Det som skiljer organisationerna åt är deras förmåga att genomföra strategiska affärer som utnyttjar deras idéer och omvandlar dem till konkreta fördelar. Överlägsna prestationer kräver att man är duktig på att göra bra val och att genomföra dessa val väl.
Project management has been the discipline of choice for business execution. Since its founding as a formal school of study in the 1950’s, project management has itself become the preeminent approach to implementing one time and often complex initiatives. Yet the results are mixed at best. A PMI recent study showed that of every $1 USD billion spent on projects, about $122 million USD are wasted. The Standish Group, which has been studying information technology projects since 1994 has placed the success rate less than 33% nearly every single year since inception. In 2015, the success rate was about 29% – dismal by any standard.
Vid en närmare granskning kan problemet med framgång i stort sett delas in i två områden: 1) att göra rätt projekt och 2) att göra rätt projekt. Projektledning, och i förlängningen även programledning, har till stor del fokuserat på det andra problemet, nämligen att "göra projekten rätt". När organisationer tillämpar ett mer disciplinerat tillvägagångssätt för projektledning är förbättringarna betydande. I samma PMI-studie i 2016, 71% av projekten som uppfyller de ursprungliga målen och affärsavsikten när projektledningskulturen är högprioriterad, jämfört med 52% av projekten när projektledningskulturen är lågprioriterad. Denna förbättring på nästan 20 % innebär enorma besparingar. Men att "göra projektet rätt" är bara halva ekvationen. Görs rätt projekt i första hand? Hur många av läsarna här har till exempel någonsin ifrågasatt betydelsen av de projekt de arbetat med?
Forskning om hur framgångsrika strategigenomföranden är har visat att så många som 90 % av dem har misslyckats. Två av de största orsakerna är dåligt projektval och svagt stöd från ledningen. För mig är det samma problem. Om man antar att cheferna inte kommer till jobbet på morgonen med en önskan att sabotera sin organisation och slösa bort sina resurser, varför skulle då stödet från cheferna minska efter projektgodkännandet? Den största orsaken är enkel - de ser inte längre vikten av dessa projekt. Dåligt projektval är alltså den främsta orsaken, och detta är portföljförvaltningens område.
Vikten av portföljhantering betonas när PMI införde en ny certifiering - Portfolio Management Professional (PfMP) i 2014. Denna nya yrkescertifiering utgör toppen på karriärstegen för projektledning och bidrar till att lyfta fram vikten av denna disciplin, men också till att projekt-, program- och portföljhantering blir viktiga ämnen i styrelserummet. Portföljförvaltningen har äntligen kommit.
Under 2016 hade jag nöjet att presentera vid fyra PMI-symposier - New Jersey, Tampa, Silicon Valley och Chicagoland, och ämnet portföljhantering presenterades två gånger (New Jersey och Chicagoland) på grund av dess popularitet. Här är höjdpunkterna från presentationen:
- En mycket effektiv portföljhantering ger en förbättring på 36% när det gäller att slutföra projekt i tid jämfört med en minimalt effektiv portföljhantering.
- När det gäller avkastning på investeringar är förbättringen 29%.
- PMI har identifierat fem drivkrafter för effektiv portföljhantering
- Mottaglighet hos den högsta ledningen
- Kompetent styrning av portföljen
- Standardiserade mått och kriterier
- Konsekvens och logik i organisationens strategiska mål
- Moget projektledningskontor
- Presentationen fortsätter med att ge en enkel process i 3 steg för att implementera portföljhantering i din organisation.
- Definiera - Bestäm organisationsstrategin, organisationens behov, mängden projektarbete och optimal styrning.
- Anpassa - Se till att portföljens komponenter (t.ex. projekt och program) är i linje med strategin
- Övervaka, kontrollera och optimera - Följ noga utvecklingen av portföljens beslut och genomförande och sök ständigt efter sätt att förbättra organisationens genomförandeförmåga.
För att ladda ner presentationen som presenterades i Tampa, Florida, i september 2016, klicka här. Lösenordet för att öppna är "pmoadvisory".
Om du vill veta mer om våra kurser och bootcamps i portföljhantering kan du besöka på vår webbplats. Förutom en vanlig serie kurser och bootcamps erbjuder vi en speciell 1-dagars kurs i februari 2017 i New York. Klicka här för mer information.
Gästbloggare: Te Wu, grundare och VD
