Det är en lätt fälla att falla i. Vi vill alla göra mer, tjäna mer, ge mer till våra kunder och visa mer för våra chefer. Men vid en viss punkt blir mer snabbt mindre, särskilt när det gäller projektledning.
Det finns en god chans att projektportföljen någon gång (eller kanske alltid) under din projektledarkarriär var större än du kunde hålla reda på. För att hjälpa dig att övervinna denna alltför vanliga fallgrop för projekt- och portföljhantering har vi sammanställt den här guiden för att hantera överbelastning av pågående arbete.
Hur man hanterar en överfylld projektportfölj
Steg 1: Erkänn problemet.
Om du eller dina medarbetare någon gång har önskat att de skulle ha fler timmar på dygnet, är det troligt att ni har ett problem med projekt- och portföljhantering på företaget. Lösningen på ett problem med överbelastning av projekt bör aldrig vara "arbeta fler timmar". Om det är så ditt team arbetar, finns det ett stort problem.
Ett annat säkert tecken på överbelastning av projektportföljen är fientlighet mellan projektledningsgruppen och kunderna. När projektledare är överbelastade är det mindre troligt att de kan leverera lika snabbt och effektivt, vilket frustrerar kunderna och gör dem till mikroförvaltare. En upprörd kund är bara ytterligare en distraktion i dina projektledares redan överbelastade schema.
Steg 2: Ordna projekten efter storlek, inte efter prioritet.
Även om man enligt allmän intuition bör organisera projekten efter prioritet, blir allting högprioriterat när portföljen är överfylld och kunderna ställer frågor. Ett av de bästa sätten att minska denna spänning är att börja med de minsta projekten. På så sätt kan du flytta delar snabbare och minska den ofta förödande känslan av att vara överväldigad eller "i gräset".
Steg 3: Kommunicera.
En av de största orsakerna till att projektledare blir överbelastade är att de fortsätter att säga "ja" - till kunder, chefer, intressenter osv.
Om du är projektledare eller leder ett team av projektledare måste du ta till dig kraften i en öppen och ärlig dialog. Det är särskilt viktigt att kommunicera när ni befinner er i en brytpunkt. Detta kan leda till att en nyanställning kan ta arbete från dig och bana väg för mer tillväxt för företaget.
Kommunikationen är också viktig för kunderna när du är överbelastad. Om leveranser kommer sent, se till att kunden får veta det i god tid. Det kan hjälpa att hålla fast vid filosofin "under-promise, over-deliver".
Steg 4: Ta en titt på dina processer.
Om alla projektledare i din verksamhet har problem med projektportföljen kan det finnas några flaskhalsar i dina processer. Säljer ditt säljteam för mycket? Anställer ditt rekryteringsteam inte tillräckligt snabbt nya medarbetare? Prioriterar ditt projektledningsteam dåligt?
Fastställ KPI:er för allt som kan orsaka överflöd i projekt- och portföljhanteringen hjälper dig att identifiera vad som orsakar problemet, så att du kan lösa det.
Steg 5: Anta ett tankesätt där kvalitet är viktigare än kvantitet.
En företagskultur som bygger på kvantitet framför kvalitet kan vara mycket giftig. Det är ett säkert sätt att garantera att de anställda är överarbetade, att kundomsättningen är hög och att den allmänna moralen i företaget är låg. Företagskulturen börjar i toppen, så om du leder ett projektledningsteam är det upp till dig att skapa ett kvalitetsdrivet tankesätt.
Låt inte dålig portföljhantering kosta dig anställda, kunder eller ditt företags framgång. En effektiv projekthanteringslösning som Planview AdaptiveWork kan hjälpa dig att effektivisera ditt företags processer så att du kan undvika dessa vanliga fallgropar. Om du är intresserad av att utveckla en effektivare projektledningsstruktur i ditt företag kan Planview AdaptiveWork hjälpa dig att skapa skalbara projektplaner och hålla ditt team på rätt spår. Kontakta oss för att få en live-demo av vår molnbaserade programvara.
