Kämpar du och ditt team med överdriven arbetsbelastning, snäva tidsfrister och motstridiga prioriteringar? Om så är fallet kan problemet vara att du inte säger nej tillräckligt ofta.
Det kan vara svårt att säga nej på arbetsplatsen. Många människor är rädda för att bli arbetslösa om de tackar nej till förfrågningar eller uppdrag. Det är en förståelig rädsla, och det finns en kärna av sanning i det - om du säger "nej" för ofta kan du verkligen få dig själv att framstå som ovillig, fientlig eller helt enkelt lat. Om du å andra sidan säger ja till alla förfrågningar som kommer i din väg kommer du snart att begrava dig själv med onödiga uppgifter och uppdrag som ingen annan vill ta emot.
Som projektledare bör du ha förmågan att säga nej till kunder, chefer och andra intressenter, och du bör hjälpa medlemmarna i ditt team att utveckla samma förmåga. De här strategierna kan hjälpa dig.
Att veta när du ska säga "nej"
Oavsett om du har att göra med kunder, affärspartners eller interna kollegor kommer du säkert att stöta på orimliga krav då och då. Medarbetarnas inflytande börjar med att berätta för dina medarbetare att de har befogenhet att säga "nej" när det är lämpligt. Du bör faktiskt låta ditt team veta att de inte bara får, utan förväntas avslå förfrågningar i dessa situationer.
- Okontrollerade ändringar av omfattningen: Kunderna försöker ofta ändra kraven eller lägga till nya leveranser när ett projekt har inletts.. Du kan stoppa "scope creep" (krypande omfattning) innan det börjar genom att hjälpa dina teammedlemmar att förstå parametrarna för varje projekt och ge dem möjlighet att avvisa nya önskemål som inte är en del av en ändringsorder.
- Orealistiska tidsramar: Om du uppfyller en brådskande begäran kan du bli en hjälte, men om du åtar dig att hålla en snäv deadline och sedan inte lyckas hålla den kan du bli syndabock för någon annans dåliga planering. Låt dina medarbetare veta att det är okej att säga "nej" när någon ber om det omöjliga.
- Felplacerat ansvar: Projektgrupper ombeds ofta att ta på sig arbete som rätteligen tillhör någon annan. Att göra någon annans arbete kan få de anställda att tappa engagemanget och försämra projektkvaliteten på en och samma gång. Ge dina teammedlemmar detaljerade beskrivningar av deras roller och ansvarsområden. under uppstartsmötetoch be dem att hålla utkik efter oseriösa förfrågningar.
Vet hur du kan säga "nej" utan att skada dina arbetsrelationer
Att veta när man ska säga nej är en sak, men gruppmedlemmarna måste också veta hur de ska göra det utan att skapa onödig friktion eller fientlighet.
Nyckeln till att avvisa en begäran på ett taktfullt sätt är att visa att du förstår vad du blir ombedd att göra, men att du har skäl att säga nej. Förklara för dina teammedlemmar att när de avvisar en begäran ska de behålla en samarbetsvillig attityd och peka på de problem som begäran skulle skapa om någon försökte uppfylla den. Ett av de bästa sätten att hålla alla informerade, fastställa förväntningar och klargöra vad din bandbredd är. före Om du behöver säga nej är att använda ett modernt system för arbetsledning som Planview AdaptiveWork.
