Välkommen till den senaste delen av vår PMO Spotlight-serie, där vi dyker in i våra kunders PMO för att avslöja de personliga historierna och unika synpunkterna bakom kundens användningsfall. Sam Fairfield på Businessolver träffade oss för att diskutera sin bakgrund och sin resa till en karriär som projektledare samt Businessolvers strategi för kundupplevelse. Njut av det!
Sam Fairfield
Direktör för kundintagning
Berätta om dig själv, din utbildning och bakgrund.
Jag tog examen från Grinnell College här i Iowa med en examen i statsvetenskap. När jag tog min examen var de ekonomiska utsikterna mycket osäkra och ingenting var säkert. Därför valde jag att inte fullfölja min ursprungliga karriärplan att läsa juridik efter min grundutbildning.
Jag började oväntat min karriär inom försäljning och säljledning. Mitt nästa steg var att gå över till roller med fokus på teknikimplementering och projektledning, och det är där jag har varit de senaste 8 åren. Mitt fokus under alla dessa skeden har dock alltid legat på att leda grupper av människor för att uppnå gemensamma mål. Oavsett om det handlar om säljteam eller projektledningsgrupper har detta varit ett gemensamt tema. För närvarande leder jag ett team på 15 personer i roller som sträcker sig från projektledare till systemarkitekter och programmerare för att integrera data in och ut ur vår programvara för kunder och andra leverantörer.
Vad är det som tilltalar dig mest inom projektledning och/eller kundanpassning?
Jag tror att det som lockar mig mest med det här arbetet är att varje kund är unik och att varje projekt blir väldigt annorlunda. Det hjälper verkligen till att bryta upp min arbetsvecka, men på ett djupare plan innebär det att jag inte har råd att bli nöjd med de färdigheter och kunskaper jag har i varje ögonblick. Eftersom det alltid finns en ny utmaning att övervinna har jag nya möjligheter att lära mig. Det ger mig en starkare grund och förståelse för nya ramar och objektiv som jag kan använda i alla situationer och problem som teamet ställs inför.
Särskilt när det gäller kundanpassning och det implementeringsfokuserade arbete som vi utför tycker jag verkligen om att hjälpa våra kunder att övervinna de organisatoriska hinder som de vill lösa genom att använda ny teknik. Att uppleva framgången tillsammans med dem när de implementerar och använder den nya programvaran är mycket givande och tillfredsställande.
Tror du att din bakgrund i statsvetenskap har påverkat ditt sätt att hantera projektledningsgrupper?
Ja och nej, jag hade verkligen inte tänkt mig en karriär som projektledare när jag var yngre, och jag tror att många andra inom detta område skulle hålla med. Även om jag inte använder mig av det specifika aktuella innehåll som jag fick lära mig i mina kurser i statsvetenskap varje dag, finns det vissa färdigheter och tillvägagångssätt som jag använder mig av hela tiden. Till exempel är de färdigheter i kommunikation och kritiskt tänkande som min liberala konstutbildning bygger på extremt användbara inom affärsverksamhet och management.
Särskilt inom statsvetenskap utvecklade vi vår förmåga att destillera stora mängder data till meningsfull information som andra kan ta del av, skilja fakta från åsikter i olika ämnen och öva på att dela upp komplexa ämnen i korta & teman som går att konsumera. Alla dessa egenskaper är viktiga för en projektledare och min bakgrund i statsvetenskap gav mig en stark grund för var och en av dem. De teoretiska aspekterna av hur man påverkar förändringar i en grupp människor har verkligen hjälpt mig som projektledare.
Dessutom har många av de mjuka färdigheter som lärdes ut i statsvetenskap hjälpt mig som teamledare - till exempel att navigera i olika relationsdynamiker, att vara empatisk mot andra och att se saker ur deras perspektiv.
Vad gillar du mest med att arbeta på Businessolver?
Det jag gillar mest med att arbeta på Businessolver är människorna. Både mina medarbetare och de fantastiska kunder jag får arbeta med varje dag. Som yrkesverksamma tillbringar vi alla en hel del tid med att arbeta, så det är viktigt för mig att jag inte bara tycker om det arbete jag utför, utan också om de människor jag arbetar med. Jag värdesätter verkligen de relationer jag har byggt upp under mitt arbete på Businessolver.
Hur har COVID påverkat det sätt på vilket Businessolver genomför sina projekt? Ser du några långsiktiga effekter eller trender för hur affärsverksamheten bedrivs i allmänhet när nedläggningen är över?
Businessolver har alltid haft en stor fjärrstyrd personalstyrka (över 25 % av våra anställda arbetar vanligtvis hemifrån på permanent basis), och teamet för kundanpassning är geografiskt mycket utspridda. Vårt team samarbetar också ofta med kunder på plats eller virtuellt, så vi som företag och team var väl förberedda på den teknik och de metoder som behövs för att arbeta på distans. Vi kunde anpassa oss snabbt och bli helt och hållet fjärrstyrda inom en vecka, vilket gjorde att vi kunde stödja våra kunder utan att hoppa över ett steg eller störa vårt åtagande att ge service.
Det är svårt att förutsäga framtiden, men jag tror att det före COVID fanns många branscher som ansåg att "det här arbetet måste göras på ett kontor och det finns inget annat sätt att göra det på". Men faktum är att en stor del av detta arbete nu faktiskt utförs på distans. Därför tror jag att det kommer att bli svårare för de organisationer som inte är så vänligt inställda till distansarbete att hävda att arbetet MÅSTE utföras på kontoret.
Det kommer att bli en bredare trend och ett fortsatt samtal mellan arbetsgivare & anställda. Jag blir inte förvånad om vi hamnar någonstans i mitten, där avtal om flextid eller delvis distansarbete ingås. Men jag tror att makten har flyttats lite till arbetstagarna, som nu har större möjligheter att begära större flexibilitet från sina arbetsgivare när det gäller hur och var deras arbete ska utföras. De mer framsynta organisationerna kan utnyttja detta till sin fördel och marknadsföra det faktum att de tillåter flexibla arbetsformer för att rekrytera och behålla de bästa talangerna.
Vad gillar du att göra på skoj när du inte jobbar?
Jag är tävlingsinriktad av naturen och när jag inte är upptagen av arbete kommer denna tävlingsinriktning fram i form av pubfrågor med vänner varje vecka. Vi har ett mycket varierat team med många olika branscher och talanger. Det finns en aktuarie, en assistent, en marknadsförare för sociala medier och andra som hjälper oss att bredda vår kollektiva kunskap och öka våra chanser att vinna.
Jag har också vårt första barn, en 6-månading, hemma just nu och det har varit en spännande erfarenhet för oss. Han tar upp det mesta av vår fritid numera, så min senaste hobby är att vara pappa. Jag tycker också om att spela golf.
Hur länge har din organisation använt Planview AdaptiveWork och hur passar det in i en större vision för kundupplevelsen?
Businessolver har använt Planview AdaptiveWork sedan 2016, och ur ett kundperspektiv hjälper det oss att leverera enhetlighet för alla våra kunder. Planview AdaptiveWork ger oss den rätta ramen för ett organiserat och konsekvent tillvägagångssätt för vår verksamhet. Vi har en implementeringsmall som vi kan utgå från för varje nytt uppdrag, vilket sparar tid på repetitivt arbete, men PM:arna kan snabbt anpassa arbetsplanen för att möta kundens specifika behov om de behöver det.
Plattformen lägger upp våra uppgifter på ett sådant sätt att alla vet vad de har ansvar för och när de ska göra det. Varje datapunkt kan spåras och rapporteras, så att vi har en tydlig historik över alla våra projekt som vi kan granska i efterhand om det behövs. Samarbetsfunktionerna i sammanhanget är också något som vi använder mycket i våra projekt. De är ett bra sätt att få snabba svar på frågor och vårt team använder dem ofta för att ta in kollegor om det behövs hjälp för att leverera en uppgift i tid och med kvalitet för våra kunder.
Har du någon favoritfunktion i Planview AdaptiveWork? Vad gör den till din favorit?
Det måste vara samarbetsfunktionerna i sammanhanget, men jag tror att diskussionsfunktionerna på uppgifts- och projektnivåerna är det som vi alla använder konstant och med stor effekt. Särskilt i den här miljön, som vi diskuterade tidigare, är det otroligt värdefullt för oss att snabbt kunna kommunicera med alla i teamet när man arbetar på distans. Att diskussionsforumet är inbyggt i verktyget har avsevärt minskat den extra e-posttrafiken för mig och mitt team, för att inte tala om den tid och uppmärksamhet som krävs för att hålla det organiserat och hitta samma information i framtiden.
Har du sett några trender inom projektledning som utvecklas i din bransch? På den större marknaden i allmänhet?
Ur mitt perspektiv har jag sett en allmän övergång till en mer agil ram och metodik överlag. Inom området för teknikimplementering har tankesättet att "det är okej att byta fokus mitt i processen om det behövs" fått ökat genomslag. I motsats till de traditionella, mer rigida projektplanerna som Waterfall använder. Jag har också sett en förändring i det avseendet att projektplaner numera inte nödvändigtvis är utformade för ett perfekt och oföränderligt genomförande eftersom vi (inklusive kunderna) numera vet att oväntade omständigheter kommer att inträffa på vägen.
Oavsett om det är Agile, Waterfall, Scrum eller någon kombination av dessa, förstår vi som PM-grupp att det är olika verktyg i en verktygslåda som vi kan använda för att utföra olika uppgifter. Beroende på det aktuella projektet kan vi alltså välja ett verktyg framför ett annat, men det finns ingen metod som bör tillämpas varje gång. Om man ser det på det här sättet inser en bra projektledare att vart och ett av dessa verktyg förtjänar att förstås till fullo för att kunna leverera med kvalitet, glädja intressenterna och minimera riskerna.
Kan du ge ett exempel på ett specifikt projekt som du har arbetat med och som sticker ut från de andra?
De projekt som jag tycker är mest utmärkande har alltid varit de stora omvandlingsprojekt som organisationer genomgår. För mig på Businessolver innebär det att hjälpa organisationer att leverera rätt hälso- och sjukvårdsförmåner vid rätt tidpunkt, när deras anställda behöver dem som mest. Användning av teknik så att det blir smidigt och enkelt att registrera sig.
Personalförmåner kan vara ett förvirrande och stressigt ämne för enskilda personer. Det är ganska givande för mig att avmystifiera denna komplexa och mycket viktiga del av förhållandet mellan arbetsgivare och arbetstagare. Den typ av projekt där en organisation går från att använda en icke-konfigurerbar lösning som inte fungerar för dem, till en SaaS-baserad plattform som ger en trevlig användarupplevelse för deras anställda - det är den typen av projekt som sticker ut för mig.
Vad har du för råd till dina PMO-kollegor som vill upprepa din framgång?
Jag skulle vilja säga att du inte får glömma bort de mjuka färdigheterna för att vara en effektiv ledare eller projektledare. Jag tänker på det som att "individer får arbetet gjort, men team genomför projekt". Att hantera förväntningar nedåt i teamet, men också uppåt i ledningen, är avgörande för projektets framgång. Att påverka andra på ett effektivt sätt är en viktig färdighet. Jag använder ordet inflytande inte i termer av manipulation utan i termer av att vägleda dem i den riktning som är mest fördelaktig för organisationen. Dessa mjuka färdigheter handlar egentligen om att bygga starka relationer med kollegor, kolleger och kunder för att nå långsiktig framgång.
