Välkommen till Planview AdaptiveWorks bloggserie PMO Spotlight. Dessa artiklar i intervjustil strävar efter att lyfta fram enskilda projektledare. Deras bakgrund, strategier, synsätt och erfarenheter som formar användningen av vår produkt. Den här artikeln handlar om Marcia Gipson, vice ordförande för Corporate Project Management Office på SITA. Njut av det!
Berätta lite om din tidiga karriär och hur du först kom in i projektledning?
Jag har en unik karriär som började som frisör, men hade sedan turen att arbeta för Eastern Airlines när de öppnade ett nytt kontor för reservationer i Boston, där jag är född & och uppvuxen. Jag började som reservationsförsäljare i Boston och flyttade till Miami under flygledarnas strejk i början av 1980-talet. Det ledde mig till ett specialuppdrag i automationsavdelningen som gjorde mig redo för en karriär inom IT.
Automatiseringen av resebyråer var i sin linda och det fanns många möjligheter. Under de följande åren genomförde jag en rad IT-projekt för olika avdelningar inom Automation Division, vilket blev en enormt lärorik erfarenhet inom både affärsverksamhet och IT. Jag fick min utbildning genom ett slags "skola för hårda tag", inte en formell utbildning utan en utbildning som byggdes upp genom arbetslivserfarenhet genom framgångsrika uppdrag och komplexa projekt.
Så småningom fick jag ansvar för Management Information Systems och CIO bad mig att inrätta en projektledningsorganisation. På den tiden omfattade vår verksamhet Nord- och Sydamerika samt Stillahavsområdet. Jag ägnade lite mer än ett år åt att inrätta ett projektledningskontor med 16 projektledare.
Jag har alltid kallats "fixare" under hela min karriär. Om det fanns någon form av affärsproblem eller processproblem, någon del av verksamheten som inte fungerade optimalt, skulle de be mig att åtgärda det. Detta är trots allt kärnan i projektledning: analys, planering, organisering och genomförande för att uppnå resultat.
Du har byggt upp din karriär inom flyg- och resesektorn, vad är det som lockar dig med branschen?
Jag hade tur som växte upp i Boston och fick möjlighet att flytta till ett förortsområde med många nationaliteter. Jag har alltid varit fascinerad av varje nations språk, mat och traditioner.
Att arbeta för ett flygbolag var en dröm som gick i uppfyllelse. Det gav mig möjlighet att resa mer och att tillfredsställa min naturliga nyfikenhet. Jag älskar spänningen som kommer med en äventyrsanda och känslan av förväntan när man upplever det okända. Det finns också en aura av mystik och magi när man sätter sig på ett flygplan och på 8 eller fler timmar befinner man sig på en helt annan kontinent!
Ju mer jag reste till nya och avlägsna platser, desto mer insåg jag hur lika vi alla är som människor. Det är fascinerande för mig att träffa nya människor och lära mig mer om deras kultur, politik, livsstil och strävan efter lycka. Även om mina personliga erfarenheter kan vara annorlunda, har jag i slutändan sett att vi är mer lika än olika. Att världen i själva verket är mycket mindre än den verkar.
Därför är det spännande för mig att vara en del av denna bransch som har bidragit till att forma det moderna livet och förändrat människans sätt att tänka på sin plats i världen. Uppfinningen av flygplanet och spridningen av flygresor har öppnat tidigare stängda gränser och har kopplat samman världen som aldrig förr. Det är en del av det som gör att jag är så glad över mitt dagliga arbete.
I din karriärväg ser jag en blandning av projektledning, försäljning och verksamhet. Har din erfarenhet av försäljning hjälpt dig i ditt arbete med projektledning?
Jag tror att det hjälpte mig att börja med försäljning och att driva operativa funktioner i början av min karriär. Som slutanvändare av systemen fick jag ett unikt perspektiv. Jag älskade att arbeta med försäljning, även om det uppriktigt sagt inte var naturligt för mig. Jag var tvungen att arbeta mycket hårdare för att lyckas, medan det verkade mycket lättare att arbeta inom IT. Min tid inom försäljning gav mig viktiga perspektiv på vilka utmaningar som säljorganisationer står inför varje dag. Det har gjort det möjligt för mig att leverera det som de säljer, och de kan sedan sälja det som jag levererar. Allt hänger ihop.
Det gemensamma är definitivt kunden. Som organisation bygger och genomför vi alla en kundlivscykel, och varje team bidrar till denna cykel på sitt eget sätt. Jag är övertygad om att det bara tar ungefär 5 minuter att förlora en kund och att det tar ungefär 5 år att vinna tillbaka dem om man har lite tur. Jag är också övertygad om att kunden alltid har rätt, även när den inte har rätt!
I stället för att säga nej måste organisationer erbjuda alternativa lösningar, vilket för oss tillbaka till projektledning. I den här branschen har man inte lyxen att säga "vi gör inte så längre". Om saker och ting är svåra måste PMO:s ändå hitta en lösning på ett eller annat sätt ... att ha en lösningsorienterad mentalitet har tjänat mig väl under hela min karriär.
Vad gillar du att göra på din fritid när du inte arbetar?
Det kommer inte som någon överraskning, men jag älskar att resa och uppleva världen. Det senaste året har det varit svårt att vara jordad. Jag tillbringar mycket av min fritid utomhus, och på sistone betyder det att jag är i trädgården. Jag har en örtträdgård som jag har skött, och jag har bakat och lagat mat.
Trädgårdsarbete är mycket i linje med min personlighet. Den har en organisatorisk aspekt av planering &. Men bakning & matlagning är en annan typ av tillfredsställelse eftersom det ger mer omedelbar tillfredsställelse och man arbetar mer med händerna än med huvudet. Jag kan påbörja och avsluta ett projekt samma dag och njuta av resultatet direkt. Mitt dagliga arbete är inte alls så. Våra projekt kan ta månader innan man ser konkreta resultat, så det är bra att ha hobbyer utanför arbetet som skiljer sig åt.
Den här julen har jag gjort massor av konserver och italienska kakor till familj och vänner. När allt är sagt och gjort har jag bakat ungefär 50 dussin kakor, inklusive mina favoriter - pizzellas.
Jag hade också nöjet att träffa mitt första barnbarn i år. Så jag har varit lite upptagen med dessa nya och spännande ansvarsområden, även om jag inte har varit så upptagen som jag skulle vilja. Det har funnits en del heminredningsprojekt som bland annat inneburit att en stor garderob under min trappa har omvandlats till ett lekrum för mitt barnbarn.
Berätta om din resa på SITA och om hur du har tagit dig uppåt på stegen till vice vd.
I 2000 hade jag flyttat från Miami till Atlanta för att arbeta för SITA. Jag fick ett samtal från en headhunter för en roll som försäljningschef. Jag hade talat med en kollega om att arbeta på SITA och de blev lite förvånade eftersom det vid den tiden inte fanns så många kvinnor i ledande befattningar. Detta var inte ovanligt i branschen och inte heller inom IT-området.
Jag ombads ursprungligen att ta en position som försäljningsledare, men när jag kom till företaget genomgick de en stor omorganisation. Så när allting lugnade ner sig ungefär 6 månader senare gick jag med i Passenger Division för att leda utvecklings-, projektlednings- och driftsteam. Det började som ett 90-dagsuppdrag som blev 4 år.
Under min tid i den här rollen genomförde vi många stora förändringar i verksamhetsmodellen. I hela teamet fanns det inte någon större samstämmighet i fråga om prioriteringarna. Vårt omedelbara fokus låg på prioritering och anpassning, öppnande av kommunikationskanaler i hela organisationen och förbättring av prestanda. Alla rör sig i samma riktning.
Under de följande åren flyttade jag till Commercial Group och ledde ett team för Services Operations som ansvarade för förvaltningen av de internationella datanätverken för SITA:s flygbolagskunder i Nord- och Sydamerika. Det teamet slogs sedan samman med Airport Operations Group och jag blev inbjuden att leda det sammanslagna teamet. Jag ledde dessa grupper i mer än tio år, och i 2017 bad vår nya VD mig att starta ett PMO inom SITA. Jag accepterade med glädje jobbet och nu är vi här!
Hur ser din strategi på SITA ut för att bygga upp ett kundfokuserat serviceteam?
Det är inte bara min strategi utan även SITA:s företagsstrategi som vår vd har överfört till oss. Varje internt möte bör ha en tom stol som representerar kunden. Det är egentligen inte en färdighet som man kan lära ut, utan ett tankesätt som man kan hjälpa till att ingjuta som ledare. Sådana saker hjälper oss att hålla det verkliga målet i minnet och orienterar vårt arbete mot ett gemensamt syfte.
En annan taktik var att göra en bedömning av vår mognadsnivå för projektledning. Vår utgångspunkt var nivå 1...helt reaktiv och brandbekämpning överallt. Även om det var någorlunda effektivt var det långt ifrån optimalt och krävde en enorm mängd arbete och energi från våra team.
Delvis tack vare system som Planview AdaptiveWork befinner vi oss på nivå 3 och rör oss mot nivå 4. Genom att minska antalet databaser och system som användes av olika avdelningar till en PPM-plattform tog vi ett stort steg framåt. Det gjorde det också möjligt att bättre förstå de gemensamma frågorna inom företaget när det gäller hur vi hanterar våra projekt. Detta ledde till processförbättringsprojekt som i slutändan effektiviserar hur vi hanterar vår tekniska implementering och övergångsverksamhet.
Som PMO är vi inte direkt kundorienterade, men vårt arbete påverkar hur de kundorienterade teamen på SITA utför sitt arbete. Därför samarbetar vi med projektledningsgruppen, särskilt med dem som möter kunden. Därför sker alla våra initiativ i samråd med och med input från dem som har kontakt med kunderna. Denna samarbetsstrategi har hjälpt till att bygga upp ett kundorienterat PMO.
Jag har nämnt det här tidigare, men det som har hjälpt oss att hålla kunden i fokus & i vårt arbete är att vi inte bara försöker åtgärda symptomen på ett problem, utan att identifiera & grundorsaken till problemet. Detta kopplar PMO direkt till kundens behov och hjälper i slutändan organisationen att fungera smidigare.
Vilka är dina prioriteringar inför 2021? Hur mäter ni hur framgångsrika dessa prioriteringar är?
Vi har en hel del arbete på gång i 2021. Jag skulle säga att det finns tre viktiga saker som vi vill uppnå. Vi håller på att införa en mekanism för tidsrapportering i hela företaget. Även om det inte nödvändigtvis är mitt område är det en föregångare till resursförvaltning, så jag tog mig an det. Vi har en aggressiv plan för att 50% av org ska använda den före slutet av januari, och resten ska använda den i mitten av året. Hittills är vi på rätt spår.
Den andra delen är utformningen och genomförandet av våra företagsmetoder för systemintegration. I dag kommer allting in i vårt försäljningsrör på samma sätt, oavsett om det är en ren produktförsäljning eller något annat. Vi försöker förbättra hur vi definierar kundernas krav för dessa integrationer, så att vi kan göra det på rätt sätt och uppfylla förväntningarna inom budgeten. Vi har tagit fram en processhandbok som är nyskriven och redo att användas. Nästa steg är att införa stödprocesserna och utbilda våra anställda.
Den tredje stora stenen på vår tallrik i 2021 är genomförandet av en ekonomiförvaltningsmodul för projektledningsgruppen. Detta kommer att automatisera våra intäkts- och kostnadsbudgetar, faktiska kostnader och prognoser för alla projekt. I dag hanterar vi detta manuellt med många händer, så detta är ett stort förändringsinitiativ.
Vår ledningsgrupp anser, och jag håller med om det, att data är det ultimata sättet för oss att förbättra och optimera våra affärsresultat. Vi måste öka kvaliteten & volymen på de uppgifter vi tillhandahåller och se till att det finns en enda datakälla för hela företaget. Vi strävar efter att skapa klarhet i affärerna, och från mitt perspektiv kan man inte göra det utan att öka kunskapen och informationen och i slutändan användarnas acceptans.
Vilken är din favoritfunktion i Planview AdaptiveWork? Varför?
Detta är kopplat till vår avdelnings mål att konsolidera dataströmmarna. Det faktum att vi har team över hela SITA som använder ett enda system för att utföra och mäta sitt arbete betyder allt. Ledningsgruppen har sedan tillgång till portföljvyn, som är mycket kraftfull.
Vi har just implementerat risker och milstolpar i Planview AdaptiveWork, så nu har projektledarna och portföljcheferna de data de behöver på ett ställe för att hålla sig på rätt spår. Under 2021 kommer vi att basera våra milstolpar för att ytterligare förbättra vår förmåga att generera intäkter enligt plan.
Planview AdaptiveWork har hjälpt oss att tillhandahålla en enhetlig uppsättning metoder, vilket har lett till att vi har fått en ökad acceptans och de nödvändiga kontrollerna. Utan användarnas godkännande får vi inte de uppgifter vi behöver. Därför är det också viktigt att ha ett verktyg som används i stor utsträckning.
Vilka influencers följer du, vilka inspirerar dig?
Warren Buffet
En av de personer som jag har följt under en längre tid är Warren Buffet. Han är uppenbarligen en av världens rikaste män, men det jag beundrar hos honom är hans pragmatism. Jag är säker på att han äger mer än 1 hem, men han äger och bor fortfarande i samma hem som han köpte i 1982, och han har förklarat att han inte tänker lämna sin förmögenhet till sina barn. Han driver dem till att hitta sin egen väg i livet och bli framgångsrika. De kommer alltid att ha fördelen av utbildning och rikedom från början, men det är den typen av jordnära saker som jag gillar med honom.
Jag gillar också hans inställning till skatter. Han anser att när man tjänar den typ av förmögenhet som han har bör man ge tillbaka och betala sin beskattning.
MacKenzie Scott
Ett annat exempel på detta är MacKenzie Scott, Jeff Bezos ex-fru. Hon är nu den näst rikaste kvinnan i världen, men hon har undertecknat en pakt om att hon ska donera det mesta av pengarna till ideella organisationer under hela sin livstid.
Sharyl Sandberg
Nyligen började jag följa Sharyl Sandberg och jag älskar vad hon har gjort för att inspirera unga flickor och kvinnor. Det är ingen lätt väg för kvinnor, jag tror att detta fortfarande är en mansvärld och att vi måste arbeta hårdare, leverera mer och leverera med bättre kvalitet för att (kanske) bli betraktade som jämlika. Sharyl vill ändra detta för nästa generation.
Vilka är dina favoritstäder eller favoritländer att besöka?
Asia at Large
Jag älskar verkligen att besöka Asien, helt och hållet. När jag går i pension skulle jag gärna vilja tillbringa en längre tid, minst 3 månader, med att turnera. Jag skulle gärna återvända till Vietnam, till exempel, och jag har varit i Peking och Bangkok många gånger, men det finns fortfarande så mycket mer att se där.
Palermo, Italien
Jag älskar också europeiska städer som Prag, men om jag skulle välja en enda stad i Europa att åka tillbaka till skulle det vara Palermo. Den är verkligen annorlunda i mitt tycke. Den är så gammal! Sicilien har fler grekiska ruiner än någon annan plats förutom Grekland. Det är en blandning av människor, kultur och underbar mat. Som en ö i Medelhavet har den fått ta del av många olika kulturella influenser genom hela sin historia. För att inte tala om hur pittoreskt landskapet är: jordbruksmark, vingårdar, stränder och Etna som alltid svävar i bakgrunden.
Boston
Jag har rest runt i världen, men min hemstad Boston, MA, står fortfarande på listan över städer att besöka. Jag bor i Atlanta nu, så jag är mer turist än lokal. Men jag älskar människorna där, det känns som hemma när jag kommer dit. Maten är fantastisk, och eftersom det ligger precis vid havet kan du få så färska skaldjur, och ingen gör friterade musslor som Boston.
Har du ett #1 tips att dela med dig av som professionell resenär?
Åh ja! Om du checkar in ditt huvudbagage ska du alltid ta med ett handbagage. I ditt handbagage ska du alltid ha med dig toalettartiklar, en pyjamas och ett extra byte av kläder. Om den incheckade väskan försvinner har du något att ha på dig och kan överleva några dagar utan att behöva shoppa. Jag lärde mig på det hårda sättet. Det är också ett enkelt trick att utföra, det krävs inga fina listor eller medlemskap i en företagsklubb, var bara förberedd och spara dig själv huvudvärk.
