Vår PMO Spotlight-bloggserie strävar efter att avslöja personen bakom användningsfallet. Vi ber dem att dela med sig av sina unika projektledningsbakgrunder, strategier och perspektiv. I den här senaste utgåvan riktas strålkastarljuset mot June Stewart, chef för Project & Resource Management på ITV.
Låt oss börja med en liten bakgrundsbeskrivning av din formella utbildning och tidiga karriär.
Jag växte upp i London, men mina föräldrar är från Jamaica och flyttade familjen tillbaka till ön när jag började gymnasiet. Det var verkligen idylliskt och jag ser tillbaka på min tid där med glädje. Jag gick på University of the West Indies - Mona i Kingston, där jag tog en examen i ren & tillämpad kemi.
När jag slutade skolan arbetade jag ett tag på Jamaica som kemist. Vissa kanske inte vet det, men förutom turism är jordbruket en av Jamaicas viktigaste branscher, vilket gav mig som ung kemist stora möjligheter. Jag arbetade inom sockerindustrin och för Jamaica Coffee Board, och tillbringade sedan en tid på ett tillverknings- och läkemedelsföretag innan jag slutligen flyttade tillbaka till London.
Hur gick du från en karriär inom kemi till projektledning?
När jag kom tillbaka till Storbritannien ville jag gärna fortsätta min karriär inom kemi, eftersom det verkligen var min passion. Jag läste några kurser i datavetenskap på universitetet, men jag måste säga att jag inte gillade det så mycket på den tiden. En del av det kan ha berott på att det var en sådan "machomiljö", datorsalen kändes som en "pojkklubb" och vi var bara 2 tjejer i klassen. Vid den tiden gillade jag inte särskilt mycket kodning och arbete inom teknikbranschen.
När jag letade efter ett jobb i London fick jag dock en möjlighet där min arbetsgivare skulle lära mig programmering som en del av tjänsten. Så jag tog den möjligheten, och detta var början på min övergång till IT PMO. Jag insåg att jag faktiskt gillade att programmera och arbeta med datorer. Aspekter av detta arbete som att arbeta med formler, skapa, lösa problem och lära sig ett nytt språk tilltalar mig.
När jag ser tillbaka ser jag en gemensam erfarenhet mellan kemi och projektledning. Spänningen jag får när jag kombinerar olika delar för att komma fram till en ny lösning på ett problem är tydlig i båda mina arbeten. Ett av mina första jobb som kemist var att arbeta med att utveckla nya produkter, och NPD-processen är ett typexempel på projektledning. Detta är ett mer direkt exempel på hur min kemibakgrund gav en solid grund för en karriär inom IT PMO.
I IT-världen började jag som "tekniker" och skapade/utformade nya arbetsflöden och interna system. När jag väl hade tillräckligt med erfarenhet för att kunna gå in i ledningen hade jag ett svårt beslut att fatta. Ska jag stanna kvar på det tekniska området eller ska jag övergå till att leda ett team? Jag gillade det praktiska arbetet, men jag insåg att jag inte skulle kunna hålla jämna steg med de riktigt tekniska entusiasterna, som hade mycket tid att spendera på att finslipa sina färdigheter, särskilt med en ung familj att ta hand om. Så jag valde min första chefsposition inom IT-projektledning och fann en fascinerande ny uppsättning utmaningar att lösa i samband med att arbeta med och leda människor.
Berätta om din erfarenhet av att arbeta för 2012 olympiska spelen i London. Vilken typ av projekt arbetade du med för dem?
I början av 2011 arbetade jag på min första kontraktsanställning och såg en PMO-anställning för 2012 Olympiska spelen. Jag ansökte snabbt och kunde inte sova på natten, jag var så upphetsad. Jag hade en hel del arbete med leveranssäkerhet och PM-arbete bakom mig, så jag kände mig förberedd för tjänsten. Efter en första telefonintervju (chefen för PMO-teamet befann sig fortfarande i Australien och hade inte flyttat till London ännu) och en andra intervju på Canary Wharf fick jag jobbet!
Jag hade tur eftersom de delade upp PMO-teamet i olika "arenor" eller verksamhetsområden, och jag blev tilldelad den olympiska parken, hjärtat av spelen. Jag var PMO-ledare och stödde mötesplatsgruppen i arbetet med att göra parken redo för spelen, vilket var fantastiskt. Varje dag var annorlunda och spännande, vi kunde lyssna direkt på idrottarna och förstå deras behov, vilket gjorde att de stod i centrum för allt vi gjorde.
Under min första vecka var jag på topp och tänkte "Jag vill verkligen göra det här!", men sedan fick jag snabbt ett drastiskt ögonblick då jag insåg hur stort och komplext det arbete som vi skulle utföra på så kort tid var. Jag fick veta att den här överväldigande känslan är normal i början, men det var ändå väldigt chockerande, och dessutom fick vi veta att det var väldigt osannolikt att vi skulle få biljetter till matcherna!
De olympiska lagen är dock fulländade proffs och hårt arbetande. Så som i alla stora projekt bröt vi ner allting i en serie delar och började arbeta. Byggandet av platsens infrastruktur, arbetet med att genomföra testarrangemang och andra repetitioner, förberedelser inför själva invigningsceremonin och sedan genomförandet av den första verksamhetsdagen. Huvuddelen av mitt arbete inför spelen bestod i att bygga upp en integrerad evenemangsplan, arbeta med alla de olika delarna som koncessioner, sponsorer, biljettförsäljning, ackreditering, merchandising, transport etc. ...listan kan göras lång!
Under spelen fick jag arbeta i Olympic Park som kommunikationschef för arenan. Jag samordnade omkring 100 volontärer under de olympiska spelen och Paralympics för att se till att alla incidenter eller händelser i parken hanterades snabbt och säkert, det var minst sagt vilt. Oavsett om det var en besökare som behövde en ambulans eller förlorade barn (så många förlorade barn), så samordnades alla dessa frågor genom mitt team.
Vad gillar du att göra på din fritid när du inte arbetar?
Min familj är den plats där jag tillbringar mest tid. Jag har 3 söner och 2 barnbarn och en mycket stor stor familj och vi är alla mycket nära varandra. Min favoritsak är att ha alla gäster på besök och laga mat eller baka åt dem. Det är uppenbart att Covid har begränsat den tid vi kan spendera tillsammans i år, men vi kompenserar för det genom FaceTime- och zoom-samtal. Där kommer min kemibakgrund till uttryck igen. Det är en fantastisk känsla att se familjen interagera med varandra och njuta av god mat tillsammans.
Jag gillar också att resa, även om det är svårt att besöka nya platser nuförtiden. Vi åkte ofta tillbaka till Jamaica som familj för att semestra innan stängningarna började. Jag ser fram emot att resa igen när allting har lugnat ner sig också.
Berätta om din resa på ITV under de senaste 3 åren, från chef till chef för Portfolio & Resource Management.
"Jag anser, särskilt i PMO-världen, att man måste leverera det man lovar att göra."
Efter OS tillbringade jag lite tid med att arbeta på entreprenad igen, men mycket snart såg jag att det fanns en ledig tjänst som Delivery Assurance Manager på ITV. Jag tillbringade en del tid med dem under intervjuprocessen och kände att rollen passade perfekt. Den snabba förändringstakten och kreativiteten inom media & Underhållningsindustrin gör rollen utmanande och spännande. Efter att ha arbetat på ITV i 5 år kan jag säga att jag älskar att komma till jobbet varje dag och fortsätter att lära mig nya saker om branschen.
Som jag sa började jag som Delivery Assurance Manager och arbetade med ett stort antal olika projekt, en del små och en del stora projekt som var synliga för ledningen. Jag är nu chef för Portfolio & Resource Management, och mitt team ansvarar för att tillsammans med den högsta ledningen definiera våra projektprioriteringar och sedan stödja genomförandet av dessa projekt.
Jag kan inte ärligt säga att jag har haft en huvudstrategi i åtanke när det gäller min karriär. Min inställning till arbete har dock alltid varit enkel: gör det bästa du kan, var du än kan. Man hör ofta frasen "Var på rätt plats vid rätt tidpunkt så kommer möjligheterna att dyka upp av sig själva". Jag anser, särskilt i PMO-världen, att "du måste leverera det du lovar att göra", det är så du bygger ditt rykte. Om du gör ett bra jobb och låter ditt arbete tala för sig självt kommer folk att märka det. Jag vill också tillägga att det är bra att arbeta i en organisation som belönar bra arbete, för det är inte alltid fallet. Så mitt råd till en ung PM är att vara selektiv när det gäller det företag du jobbar för när det är möjligt - försök se till att deras värderingar stämmer överens med dina och att det är en plats där du kan trivas och utvecklas. När du väl har hittat rätt organisation, gör ditt bästa arbete och du kommer att få dina möjligheter.
Värderingar är viktiga för mig, och jag har varit särskilt stolt över ITV för deras agenda Social Purpose. Några exempel som jag kommer att tänka på är våra annonspaket som är särskilt utformade för välgörenhetsorganisationer, ITV:s positiva stöd till Black Lives Matter-rörelsen och hur ITV uppmuntrar alla anställda att ta 3 arbetsdagar varje år för att arbeta frivilligt för välgörenhetsorganisationer. För min del bidrar jag med tid till en organisation som heter Your Future, Your Ambition (YFYA). En fantastisk organisation som introducerar unga människor till karriärvägar inom vetenskap, teknik, ingenjörskonst, konst och matematik (STEAM). En av mina favoritdagar på jobbet var när jag förra året arbetade som volontär på ett demensboende där vi var servitörer & servitriser på deras årliga julmiddag.
Hur har Covid-19 påverkat ditt team och/eller hur du hanterar portföljen & resurser?
Före Covid-19 arbetade vi hemma ad hoc, men inte regelbundet. När det sedan blev nedstängt fick bokstavligen hela företaget order om att inte komma in på kontoret om det inte var absolut nödvändigt. Plötsligt hade vi ett helt nytt projekt som skulle hjälpa till att stödja övergången till att arbeta hemifrån. Särskilda överväganden eller utmaningar i samband med detta är kommunikation och uppföljning av statusen för att kunna rapportera till ledningen om hur saker och ting står till vid varje given tidpunkt och reagera därefter.
När det gäller mitt team var det verkligen annorlunda att alla arbetade hemifrån hela tiden. Jag har märkt att det påverkar människor på olika sätt, vissa älskar det och andra är av olika anledningar inte lika förtjusta i att arbeta hemifrån. Som chef försöker jag därför att ofta kolla in med alla och göra mig tillgänglig för dem. Det är en utmaning att hålla ett team samman och bevara kamratskapet i det här scenariot. För att ta itu med detta har vi skapat en kommitté som ska utforska och planera idéer för virtuella möten och umgänge utanför arbetet. De har anordnat saker som regelbundna vin- och ostkvällar på &, tävlingar i pumpasnideri där familjerna kan delta och andra saker för att hålla moralen och nätverket uppe.
Hur arbetar du på ITV för att effektivt förvalta resurser?
En del av min roll är att se till att vi optimerar våra resurser, eftersom alla numera arbetar med begränsad tid och budget, så vi försöker få ut så mycket som möjligt av allt vårt arbete. Att leverera projekt enligt tidsplan, inom budget och leverera de resultat som verksamheten förväntar sig är självklart standard i en PMO:s roll, men numera är det ett särskilt fokus för hela organisationen.
Vi tittar också på lärande och utveckling, så PMO får en utökad roll inom organisationen och det är spännande eftersom utveckling av medarbetarna bidrar till att behålla personal och moral, och det är bra att vi är mer strategiska när det gäller detta. Vi hjälper verksamheten att bedöma var det finns kunskapsluckor & kompetensluckor, och hjälper sedan till att fylla dessa luckor med lämplig utbildning & andra resurser. Detta gjordes förvisso redan tidigare, men nu ger vi processen mer struktur.
För mig handlar det om tillit. Du måste ta dig tid att lära känna människor och investera i dem. Det är en egenskap som ITV har från toppen och nedåt, och i början av nedläggningen började vår vd att hålla veckovisa vodcasts för personalen för att svara på deras frågor. Jag försöker att ha samma öppna kommunikation med mitt team, så att jag är medveten om deras arbetsbelastning och personliga mål. Som sagt, vi har alla mer arbete än vi kan hantera, så prioriteringen av det arbete vi tar in är avgörande för att lyckas.
Med Planview AdaptiveWork har vi börjat använda modulen för kapacitetsplanering, så att när vi delar med oss av hur upptagna vi är har vi data som kan användas för att fatta beslut. Detta kommer också att hjälpa oss att optimera teamets tid och planera längre fram för framtida projekt. Vi har bara börjat med den här delen, så jag ser fram emot att få se effekterna.
Vilken är din favoritfunktion i Planview AdaptiveWork? Varför?
När jag precis fick Planview AdaptiveWork var min favoritfunktion "Widget Link". Det är en enkel sak, men det faktum att jag kan dela en snabb länk till ett arbetsobjekt med vem som helst (oavsett om de har en Planview AdaptiveWork-licens eller inte) har hjälpt oss att snabbt socialisera och dela med oss av vårt teams arbete.
Min chef behöver till exempel inte nödvändigtvis ha en fullständig Planview AdaptiveWork-licens, och under möten kan vi visa Planview AdaptiveWork live på storbildsskärmen. Efteråt kan jag dock enkelt dela med mig av de uppgifter som diskuterades under mötet till honom, och om han har några frågor om vad som diskuterades har han uppgifterna lätt tillgängliga för ytterligare granskning.
Vilka influencers följer du, vilka inspirerar dig?
För mig är det människor som är modiga, jag älskar berättelser om människor som övervinner sina utmaningar, oavsett vilka omständigheter som råder.
Michelle Obama
Förra året fick jag möjlighet att se Michelle Obama tala i London och hon är en av mina favoritpersoner och har ett positivt inflytande på mig som person. Det var inspirerande att höra hur hon i sin ungdom alltid fick höra att "du kan inte göra det... tänk inte ens tanken på att gå dit... det är inget för människor som du". Trots detta fortsatte hon att arbeta så hårt för att nå sina mål. Jag minns att när jag läste Baracks första bok sa han (och jag parafraserar) Om Michelle kandiderade till presidentposten skulle hon vara ostoppbar, hon är mycket mer kvalificerad än jag. Jag fick känslan av att hon är en person som inte är näsvis och som närmar sig saker och ting med en positiv attityd som är inspirerande.
Bill Gates
Det handlar också om människor som vill göra skillnad, så det kan verka klyschigt, men Bill Gates sticker ut här. Med de pengar han tjänade på Microsoft frågar han sig själv vad han kan göra för att ge tillbaka och hjälpa till - särskilt när det gäller hälsovård och utbildning, som borde vara tillgängliga för alla. Bill & Melinda Gates Foundation är en förebild för hur enskilda personer kan göra en stor insats, alla de projekt som de driver och de medel som de tillhandahåller för att hjälpa barn och underprivilegierade samhällen är inspirerande.
Mohamed Ali
Jag älskar en historia om en underdog. Trots allt inspireras jag av dem som har modet och övertygelsen att höja sig och vara trogna mot vad de tror på och vilka de är. Mohamed Ali är ett utmärkt exempel på detta. Jag träffade honom en gång, helt av en slump faktiskt. Jag var ute på lunch i London en dag och han råkade vara på en boksignering i området. Tyvärr hade jag inga pengar på mig då, eftersom jag inte hade räknat med att delta i en boksignering den dagen. Så vi köade för att träffa honom utan att ha någon avsikt att få en bok signerad! Som tur är är han godmodig och gav mina vänner och mig en varm hälsning och en härlig kram!
Om en kollega skulle vända sig till dig för att få råd om vad han eller hon ska tänka på när han eller hon köper en PPM-lösning, vad skulle du säga till honom eller henne, separat och skilt från Planview AdaptiveWork?
Allt handlar om att känna till dina behov. Ställ dig själv dessa frågor i början: Vad är det exakt som du behöver & vill ha? Vilket är problemet som du försöker lösa? Det finns många verktyg med många olika funktioner och det kan snabbt bli lite oöverskådligt och komplicerat om du inte har en tydlig bild av ditt problem och din lösning. Jag såg nyligen en undersökning om hur mycket pengar företag slösar bort på funktioner som de inte använder i de system som de köper, och summan är häpnadsväckande!
Se också till att du gör grundliga undersökningar. Jag hade tur som började söka när Gartner höll sitt PPM-symposium i London. Så jag tittade på Gartners Magic Quadrant och talade sedan med PPM-leverantörerna och anmälde mig till demonstrationer. Jag föreslår också att andra som börjar denna resa använder de verktyg som finns tillgängliga, t.ex. undersökningsföretag och webbplatser med online-recensioner, samt referenswebbplatser där det är möjligt, för att se hur leverantörerna står sig.
