Välkommen till den senaste delen av vår PMO Spotlight-serie, där vi dyker in i våra kunders PMO för att avslöja de personliga historierna och unika synpunkterna bakom kundens användningsfall. I det här numret är Aimee Shea, Director of Program Management på Cisco Capital, vår huvudperson. Vi hoppas att du kommer att njuta av de insikter och erfarenheter som hon har att dela med sig av.
Direktör för programförvaltning | Strategi & Produktutveckling, Cisco Systems Capital Corporation
Berätta om dig själv, din utbildning och bakgrund.
Jag är född och uppvuxen i San Jose och har en examen i ekonomi från San Jose State University. Mitt första jobb efter universitetet var inom finansbranschen, men jag bestämde mig snabbt för att jag ville ha en roll som var mer inriktad på problemlösning och att hjälpa människor än på att hantera siffror.
Mitt första jobb på Cisco var i IT-teamet, som nätverksingenjör för deras interna röst- och callcentersystemsupport. Vi genomförde stora, framgångsrika implementeringar. När ett kundprojekt hamnade på fel spår bad de mig hjälpa till med att korrigera kursen och det slutade med att jag ledde projektet. På den tiden hade jag ingen formell utbildning i projektledning och visste faktiskt inte ens att det var ett yrke ännu!
Jag kom till projektledning efter att ha blivit ombedd att leda detta arbete. Sedan dess har jag gått över till Ciscos Advanced Services-grupp och lett kundprojekt runt om i USA och några få globalt. Det var vid den här tiden som jag genomgick min första formella projektledarutbildning. Jag fick min PMP-certifiering; Master's Degree in Project Management från George Washington University och en yrkeslegitimation från Stanford University som Stanford Certified Program Manager (SCPM). Jag har fått certifieringar och utbildning i ett stort antal olika projektledningsmetoder på ; vattenfall, introduktion av nya produkter (NPI), Six Sigma (Green Belt), agil (Scrum Master) och Scaled and Agile Framework (SAFe). Jag är för närvarande nära att slutföra Adaptive Strategic Execution Program på Cisco för att få ett certifikat från Duke Universities Fuqua School of Business.
Du kom till projektledning på ett naturligt sätt, men vad är det som lockar dig med projektledning och som gör att du vill stanna kvar i det här yrket?
Det som gör mig intresserad av projektledning är att resultaten av ditt arbete verkligen ger ett mervärde till en organisation. En projektledare har en unik position när det gäller att se före- och efterbilderna, och jag tycker att det är särskilt tillfredsställande att jämföra dessa två bilder och bevittna de påtagliga förbättringarna och fördelarna av det arbete vi har lagt ner på ett projekt.
På ett djupare plan tycker jag också om kombinationen av disciplin och kreativitet i den här rollen. Alla välskötta projekt behöver struktur, en tydlig handlingsplan och en väl kartlagd väg till slutförande. Men projektledningsveteraner vet att saker och ting förändras, och det är den anpassningsbara delen av jobbet där kreativitet är avgörande. Att ta förändringarna med ro och hitta den bästa lösningen på ett nytt problem är det som stimulerar mig.
Vad har du för hobbyer när du inte arbetar?
Jag älskar att åka skidor och har tillbringat mycket tid i Lake Tahoe - främst i Heavenly och Squaw Valley och Whistler Blackcomb i British Columbia. Det känns bra att vara i naturen. Jag har en idrottsmentalitet och älskar att tävla och hålla mig aktiv.
Jag simmar också synkroniserat och är en del av ett USA Masters National team som tävlar i hela landet och i de internationella Pan Am Games, där jag många gånger tagit guld eller silver. Synkroniserad simning tilltalar mig eftersom det krävs mycket träning, noggrannhet och lagarbete, men koreografin har också en kreativ aspekt. Teamrutiner är mycket reglerade, medan duetter ger utrymme för mer kreativitet.
Min tävlingsinriktning tillsammans med den kreativitet och stränghet som synkroniserad simning kräver passar bra ihop med mitt yrke. Projektledning kräver naturligtvis disciplin och planering, men jag skulle också vilja hävda att den har en kreativ aspekt som ofta glöms bort.
Vad gillar du mest med att arbeta på Cisco?
Jag har verkligen njutit av möjligheten att få arbeta i så många olika funktioner inom organisationen och driva så många olika typer av projekt utan att någonsin lämna Cisco. Dessa horisontella möjligheter har hjälpt mig att utveckla mina färdigheter och min förståelse för området. Utöver detta, eller kanske tack vare detta, har jag också haft vertikala möjligheter, och jag har kunnat avancera i min karriär från en enskild medarbetare till en direktörsroll. Det är en stor fördel med att arbeta på ett stort och väletablerat företag som Cisco.
Jag uppskattar också deras flexibilitet som gör det möjligt för mig att arbeta hemifrån och uppfostra mina döttrar. Mycket av mitt arbete kan göras på distans tack vare Cisco-tekniken och de verktyg vi skapar. Det finns dock ett visst förtroende mellan anställd och arbetsgivare som Cisco erbjuder, vilket jag uppskattar, eftersom det har gjort det möjligt för mig att tillbringa tid med min familj under de viktiga utbildningsåren, utan att det har lett till minskad produktion eller förlorad karriärutveckling.
Vårt företagsuppdrag är att "skapa en inkluderande framtid för alla" och vi tar det på största allvar. Det är svårt att inte känna stolthet över att arbeta i en organisation som ger så mycket till exempel för hemlöshet. Nyligen donerade Cisco pengar och utrustning till ett värde av $255M till COVID-19 relief. Och när Puerto Rico drabbades hårt av orkaner förra året reagerade vi genom att skicka utrustning, förnödenheter och personal för att få igång kommunikation och nätverk igen.
I 2012 fick du i uppdrag att starta ett nytt, centraliserat PMO för Cisco Capital. Vilka utmaningar ställdes du inför i detta initiativ och hur övervann du dem?
Med ett så stort och etablerat företag har varje avdelning sin egen arbetsstil, befintliga system, befintliga processer och projektmallar som används. Så när jag tog jobbet såg jag till att jag hade friheten och befogenheten att göra om allt från grunden. Jag såg att det skulle finnas en enorm mångfald av olika typer av projekt inom Cisco Capital och visste att vi behövde en anpassningsbar metod och en flexibel PPM-teknik.
Jag kände till alla de PPM-verktyg som Cisco hade använt, eftersom jag själv hade använt dem genom åren, och jag visste att inget av dem skulle vara tillräckligt flexibelt för att hantera den stora mängd olika projekttyper som vårt nya PMO skulle hantera. Så jag bestämde mig för Planview AdaptiveWork och jag utförde faktiskt själv större delen av utformningen och programmeringen av vår första implementering. Som tur var hade jag en programmeringsbakgrund och en tydlig vision av vad jag ville att systemet skulle göra för oss.
Jag visste att vi för att lyckas på lång sikt måste visa värdet av vårt nya PMO-team internt. PM-funktionen ansågs till en början vara administrativ och inte kritisk. De visste att det behövdes förbättringar, så tanken var att prova en PMO-modell för att se om det skulle hjälpa. Det var en utmaning i sig, att ständigt övervaka och mäta med målet att visa på det nya teamets värde.
När vi startade 2012 började vi smått som ett växande team och hade endast 4 projekt som slutförts i Planview AdaptiveWork. Det blev dock snabbt 25-30 projekt som slutfördes varje år, och dessa är ganska stora och mångfacetterade projekt. I takt med att vi byggde upp vår portfölj av avslutade projekt fick vi mer uppmärksamhet internt, vilket ledde till att vi fick ännu fler projekt. I dag är jag ganska stolt över att kunna säga att vi har en 98% framgångsfrekvens och att andra avdelningschefer kommer till mig och frågar efter bästa praxis.
Det skedde inte över en natt, utan det krävdes tid och en viss disciplin för att lyckas med detta. Trots de många olika projekten såg vi till att skapa gemensamma drag och stringens i alla projekten. Det kan tyckas vara små saker som att se till att varje projekt har en projektplan, ett start- och slutdatum, att se till att stadgar hålls uppdaterade och i en universell skala för att göra rapporteringen enklare och mer konsekvent. Andra saker som vem den verkställande sponsorn är, vem projektledaren är, allting måste redovisas och människor hölls ansvariga för att se till att dessa uppgifter tillhandahölls. Dessa små saker ger ett stort resultat, och noggrannhet och förtroende för uppgifterna får aldrig tas för givet. Disciplin och projektdatahygien för alla dessa saker var nyckeln till vår framgång, och det gjordes inte på detta sätt tidigare, utan det var en gradvis och stadig förändring av hur vi gjorde saker och ting.
Vad tycker du är unikt med hur ditt team tar sig an/genomför sina projekt?
Mitt team har en mycket kundorienterad stil, och det börjar med ett nära samarbete med de företagssponsorer som jag nämnde tidigare. Genom att ha deras input och deltagande i projektet från början till slut säkerställer vi att projektets framgång är ett gemensamt beslut och att alla beslut som fattas under projektet är ensidiga och begripliga. Det förbättrar vår framgång och bygger på det förtroende som vårt team har inom organisationen. En stor del av kundorientering är att lyssna, och jag skulle säga att vi alla är bra på att lyssna. Vi lyssnar inte bara, utan förstår verkligen de affärsbehov som vi vill lösa.
Nästa viktiga steg är att kommunicera tillbaka till företaget vad vi har hört och hur vi ska gå till väga med projektet. Detta extra steg tas ofta inte och kan lätt leda till komplikationer under projektcykeln, så vi har antagit en öppen kommunikationsstil mellan affärs- och IT-teamen som vi arbetar med.
En annan unik aspekt av vårt PMO är Ciscos tvärfunktionella karaktär. Cisco-anställda arbetar vanligtvis inte med 1 projekt, det är inte ovanligt att någon driver 4-5 projekt utöver sitt normala arbete på grund av sin sakkunskap. Det är mycket för många människor att hantera, så vårt team har blivit mycket bra på att samla in & och lagra data på ett organiserat sätt för att hjälpa till att bekämpa förvirring och felaktigheter som ofta är ett resultat av att behöva hantera så många stora projekt samtidigt.
Vilka typer av projekt hanterar Cisco med Planview AdaptiveWork idag?
Som jag sa tidigare är det en ganska varierad uppsättning projekt som använder olika metoder, inklusive agila, vattenfall och hybrid. Vi driver projekt för att främja försäljning och partner, introduktion av ny finansiering, nya finansieringsarrangemang, landanpassning, efterlevnadsprojekt, internrevisioner, projekt för tillgångsförvaltning och kreditprojekt. Vårt team hanterar många systemkonsolideringsprojekt, systemuppgraderingar, aktivering av katastrofåterställning och så vidare.
Vi hanterar också ett MASSIVt programvaruprojekt för vår ERP-process som omfattar 14 olika leverantörer. 6 Agila team arbetar parallellt med underhållet av ERP-plattformen med hjälp av SAFe-modellen. Vi har ungefär 12 releaser per år, var och en med 300-400 kodändringar i hela stacken, inklusive Salesforce -Tax Engine-Credit Management-Loan Management -Accounting.
Så du kan se den verkliga bredden av vad som hanteras i PMO-teamet här på listan. Jag använder faktiskt detta som ett försäljningsargument för att få och behålla talanger: "Det tog mig 16 års arbete att skaffa mig erfarenhet av alla dessa funktioner och projekttyper, men om du kommer och arbetar i mitt team kan du skaffa dig den erfarenheten på bara några få år".
Finns det något 1 projekt bland de hundratals som du har deltagit i som du minns som särskilt unikt eller utmanande?
De är alla unika i sin egen rätt, men det finns två som sticker ut. Det första var vad vi kallade ett kreditkonsolideringsprojekt. Vi arbetade med en extern leverantör som använde sig av en traditionell vattenfallsmetod för att hantera sitt system. Problemet var att det här systemet var en liten del av en större global verksamhetsplattform och att dess tillvägagångssätt skulle påverka de delar av vår plattform som drivs med Agile.
Så mitt PMO-team gick in och blev "översättare" eller bro mellan två världar, samlade in kraven och förstod de processer som våra partner i kreditteamet behövde, och utförde dessa krav på ett sådant sätt att det inte saktade ner eller påverkade underhållet av den större plattformen. Vi hjälpte till att blanda metoderna från en extern leverantör med hur vi gör saker internt på Cisco. Den var särskilt utmanande, men den var också mycket framgångsrik och är därför en givande erfarenhet att tänka tillbaka på.
Ett annat projekt som jag kommer att tänka på är vårt omfattande ERP-projekt som jag nämnde tidigare. När vi började bestämde vi oss för att först starta projektet i "enkla" länder som Kanada och Mexiko. Jag använder ordet enkel, eftersom det inte var lika mycket verksamhet där och bestämmelserna inte är lika komplicerade. Sedan skalade vi upp för att införa ERP i USA, som är det mest reglerade landet och där 70 % av vår portfölj finns.
Vi var mycket metodiska och disciplinerade i vårt tillvägagångssätt och visste att vi behövde gå igenom några lärdomar och iterationer med mindre risk i de enklare länderna, innan vi rullade ut det till USA där konsekvenserna av misstag skulle vara större.
Jag ser att du är mentor och coach för nya PM:s på Cisco, finns det något 1 råd som du tycker att du ger till alla?
Jag uppmuntrar ofta flexibilitet i deras tänkande och uppmuntrar dem att verkligen förstå verktygen i sin verktygslåda, men jag uppmuntrar dem också att använda dem väl. Ett annat återkommande råd är att "hålla kunden i fokus", och vi diskuterar ingående vad det innebär beroende på vilken situation de står inför.
Jag är inte bara mentor för dem i mitt team utan även för andra i organisationen, och programmedlemmarna kommer att träffa mig varje månad eller vid behov ad hoc för att diskutera det ena eller andra projektet som de håller på med. De kanske vill ha mina råd om hur de ska gå vidare med ett projekt, eller så ber de om råd om vilka karriärvägar de kan välja.
Jag försöker att ge feedback i små steg, så att den kan absorberas. Jag coachar dem ofta i hur de ska hitta och utnyttja de resurser som finns tillgängliga inom organisationen. PM:n är ofta inte expert på det område där projekten äger rum, så det är bra för PM:n att ha ett stort nätverk av kollegor som han eller hon kan vända sig till för att få expertis i ett visst ämne.
