Välkommen till Planview AdaptiveWorks bloggserie PMO Spotlight. Dessa artiklar i intervjustil strävar efter att lyfta fram enskilda projektledare, deras bakgrund, strategier och erfarenheter som formar användningen av vår produkt. Den här artikeln är skriven av Aaron Nicholl, direktör för ePMO vid Investment Industry Regulatory Organization of Canada (IIROC).
Kan du berätta lite om din formella utbildning och din tidiga karriär?
Under min studietid hade jag dubbelt huvudämne i handel och ekonomi. Mitt program gav mig möjlighet att tillbringa lite tid i England som en del av mina studier. Detta gav mig ett bredare perspektiv eftersom jag fick en kontakt med Europa vid en tidpunkt då kontinenten genomgick stora förändringar. Det var under Europeiska unionens uppbyggnadsår, euron hade nyligen införts och EU höll på att utöka sitt inflytande. Så det var en spännande tid att vara där och det var en lärorik erfarenhet för någon som studerade affärer och ekonomi.
Efter examen började min karriär inom försäljning. Detta gav mig en betydande exponering för ledande företag inom konsumentförpackade varor (CPG), stora detaljhandelsföretag och deras relaterade leveranskedjor. När jag började inom försäljning fick jag möjlighet att arbeta direkt med kunden, men också med de olika grupperna inom organisationen (marknadsföring, verksamhet, ekonomi, HR, IT osv.) som i slutändan behövs för att leverera bra lösningar och kundupplevelser.
När jag blev mer involverad i att leverera kundlösningar såg jag potentialen i organisationer att förbättra processer och införa nya verktyg som förbättrar kundupplevelsen. Så jag började initiera miniprojekt med olika avdelningar och genomföra lösningar - vissa mycket taktiska. Jag minns ett nytt verktyg för försäljningskvotering som jag hade byggt (det vi använde var helt enkelt förfärligt). Många av säljledarna tog det till sig och så småningom började de flesta i vårt säljteam använda det.
Än i dag försöker jag se allting ur ett kundperspektiv och använda ett kundcentrerat tillvägagångssätt för att se till att lösningarna används för att uppfylla våra kunders behov först och främst. Det är min tidiga tid inom försäljningen som har gett mig en grund att stå på.
I början av min karriär fick jag en möjlighet som förändrade mitt liv att delta i ett av de största ERP-projekten i Europa på den tiden - ett globalt SAP-projekt. Jag flyttade till Belgien och så småningom till Tyskland under några år. Att arbeta med ett så stort och internationellt diversifierat team gav mig ett bredare, mer globalt perspektiv och en möjlighet att lära mig om nya kulturer och uppleva många nya saker.
När gjorde du övergången till projektledning och vad är det som lockar dig med IT PPM?
För mig var det avgörande ögonblicket min erfarenhet av SAP-projektet i Europa. Att få ta del av ett projekt av sådan storlek och komplexitet var ögonöppnande och inspirerande. Jag fick möjlighet att skugga den ledande projektledaren, som var från Tyskland. Jag har lärt mig mycket av Karsten och betraktar honom som en mentor. Vi håller fortfarande kontakt då och då - han har blivit Executive Coach och tankeledare inom områden som organisatorisk motståndskraft och uppbyggnad av högpresterande team.
Genom att arbeta med SAP-projektet fick jag lära mig de olika delarna av projektledning - jag såg direkt hur viktigt det är att lösa problem, hantera människor, hantera problem och risker samt förändringshantering. Jag fick en uppskattning av den uppsättning färdigheter som krävs för att vara en exceptionell projektledare och det gav mig en bra referenspunkt för min egen karriär och utveckling. Från och med den tidpunkten har jag ändrat min egen karriär mot projektledarroller - jag har lett projekt direkt och så småningom skapat och drivit PMO:er med PM-team som arbetar med en portfölj av projekt.
Hur har din utbildning i ekonomi och finans hjälpt eller påverkat din karriär inom projektledning?
Jag hade turen att få studera vid ett fantastiskt universitet i östra Kanada (Memorial). Deras affärsprogram är väl avrundat och gav mig möjlighet att skaffa mig arbetslivserfarenhet i den verkliga världen genom co-op praktikplatser. Jag deltog också i tävlingar om företagsanalyser. Dessa tävlingar gav mig nationell och internationell exponering för verkliga affärsutmaningar och stora möjligheter till nätverkande.
Även om projektledning har praktiserats under lång tid har det inte betraktats som en disciplin på samma sätt som redovisning eller andra mer traditionella affärsområden i postgymnasiala institutioner under slutet av 90-talet/början av 2000-talet. Som tur var erbjöd mitt program några kurser i MIS (Management Information System) och datavetenskap, vilket gav mig en viss erfarenhet av projekt.
Mer än något annat är det min utbildning vid Memorial som har gett mig exponering och möjlighet att arbeta med verkliga affärsproblem. Jag lärde mig också av en fantastisk grupp av kollegor och utvecklade många vänskapsband för livet.
Vad gillar du att göra på din fritid när du inte arbetar?
Under normala omständigheter tycker jag om att resa och utforska nya platser. Under pandemin har det verkligen varit en stor livsstilsanpassning! Jag är också ett stort sportfantast - särskilt NBA. Jag har varit säsongsinnehavare i 10+ år med Världsmästaren Toronto Raptors.
Jag gillar också filmer (särskilt dokumentärer) och att uppleva mat från olika kulturer. Några av mina favoritdokumentärer är: "Steve Jobs: One Last Thing" och "Capital C" på Netflix.
Berätta om din resa på IIROC de senaste 4 åren som direktör för ePMO.
Det har varit en mycket intressant resa för mig. Innan jag började på IIROC tillbringade jag min karriär inom den privata sektorn, så det var verkligen en stor omställning att gå med i en tillsynsmyndighet för branschen. Branschen för finansiella tjänster befinner sig i en period av stora förändringar - drivet av teknisk innovation och förändrade konsumentbeteenden när det gäller finansiell rådgivning och finansiella tjänster. Denna bakgrund ledde till skapandet av ePMO och vår färdplan för omvandling. Det här var verkligen en ny ePMO-installation för mig. I det här scenariot är det alltid en balansakt att hantera tidsfokus på leverans kontra att etablera processer, standarder och verktyg som i slutändan kommer att stödja och förbättra leveransen.
När jag ser tillbaka tycker jag att vi har lyckats bra med att hantera denna dynamik. Eftersom mognadsgraden för projekten ökade varje år är jag stolt över att vi har kunnat införa fler och fler process- och effektivitetsförbättringar. Planview AdaptiveWork har varit en nyckel till detta. Vi har flyttat fram vår mognad när det gäller projektledning och genomförandet av våra projekt på ett betydande sätt. När vi ser framåt finns det möjligheter till djupare integration med affärs- och teknikgrupper för att ytterligare främja projektleverans och portföljoptimering.
Hur har Covid19 påverkat ditt team och/eller hur du hanterar portföljen & resurser?
Pandemin har verkligen tvingat fram betydande förändringar i hur vi alla lever och arbetar. Lyckligtvis var IIROC väl positionerat för att gå över till helt och hållet distansarbete eftersom vi just hade avslutat en flerårig investering i vår tekniska infrastruktur. Jag tror att vi alla är mycket tacksamma för det arbete som utfördes på detta initiativ innan allting stängdes.
Ur ett ePMO-perspektiv gjorde övergången till en helt fjärrstyrd modell smidig när vi körde våra projekt via Planview AdaptiveWork. Under pandemins början omkalibrerade vi våra prioriteringar som organisation. Vissa initiativ flyttades och några lades ned, men för det mesta behöll vi vår portfölj intakt. Våra team tog till sig distansmodellen fullt ut och enligt min uppfattning har vi sett en ökad produktivitet. Våra processer för resurshantering har inte förändrats i grunden, men vi lägger större fokus på att kontrollera våra medarbetare för att se till att de klarar sig bra och inte känner sig överväldigade i den allmänna situation vi alla upplever.
Vilken är din strategi på IIROC för att effektivt balansera prioriterade projekt & tillgängliga resurser?
Vi har inrättat en robust projektintagsprocess som hjälper oss att prioritera och välja ut projekt. Denna process har några viktiga "stegportar" som hjälper vår kommitté för investeringsstyrning att fatta beslut om huruvida projekt ska få grönt ljus eller inte. Vi har också utformat en upptäcktsprocess för att ta fram affärsbehov och lösningsbedömningar på en tillräckligt hög nivå för att ge oss en bättre förståelse för projektet innan vi går med på att gå vidare med det. Vi använder Planview AdaptiveWork för vår kapacitetsplanering och resurshantering.
Många organisationer och branscher befinner sig mitt i en övergångsperiod till ett mer agilt & Hybrid arbetssätt. Ser du denna trend inom sektorn för finansiella tjänster och på vilket sätt?
Övergången till hybrid/agilitet har skett under ett antal år. Jag tror att de flesta organisationer inom sektorn för finansiella tjänster använder en blandning av vattenfalls- och agila metoder. I slutändan måste varje organisation ta reda på vad som fungerar bäst för dem utifrån deras unika miljö, de problem de löser, de personer som löser dem och de intressenter som i slutändan kommer att använda lösningarna. Vi använder en blandning av vattenfalls- och agila metoder på IIROC och försöker vara så flexibla och anpassningsbara som möjligt när vi tar oss an nya initiativ.
Vilken är din favoritfunktion i Planview AdaptiveWork? Varför?
Det finns många, men min favorit är "Custom Object". "Custom Objects" ger betydande möjligheter och flexibilitet. Vi kunde till exempel utnyttja den här funktionen för att implementera en lösning för mötesprotokoll - detta gjorde det möjligt för oss att automatisera produktionen och distributionen av mötesprotokoll och effektivisera spårningen av mötesåtgärder och beslut. Detta har lett till minskad administration för PM:s och teammedlemmar och till att pappersprocesser och offline-dokument elimineras.
Vad skulle du säga till en kollega om han eller hon bad dig om råd om vad han eller hon ska tänka på när han eller hon köper en PPM-lösning?
- Den första frågan jag skulle ställa till dem är,
- "Tror du att ditt PMO är tillräckligt stort för att dra nytta av en PPM-lösning?" (dvs. ta hänsyn till projektens antal och storlek/komplexitet, antal projektledare, resurser osv.)
- Den andra frågan är,
- "Tror du att ditt team/din organisation kommer att vara tillräckligt disciplinerade för att använda lösningen på rätt sätt?" (dvs. ta hänsyn till mognadsnivån hos ditt team och relaterade resurser - har de använt PPM-verktyg i andra organisationer? överväga om du har stödresurser på plats för att övervaka data etc.).
Precis som alla investeringar i programvaruverktyg måste din miljö ha en kritisk massa i form av processer/data/projekt/resurser etc. för att få meningsfulla fördelar i samband med automatisering och effektiviseringar. Det är också viktigt att komma ihåg att "skräp in = skräp ut". Underskatta inte det antal kontroller och den övervakning som du måste införa för att se till att data av hög kvalitet upprätthålls i systemet. Den bästa PPM-lösningen som finns kommer att vara av ringa värde om uppgifterna är av dålig kvalitet. Det leder inte bara till dåligt beslutsfattande. Du förlorar också snabbt din trovärdighet hos intressenterna.
När du väl är nöjd med det som anges ovan, skulle jag säga till dem att ta hänsyn till lösningens övergripande användbarhet (dvs. hög användarvänlighet, rent användargränssnitt, minimalt behov av utbildning osv.) Många PPM-lösningar är inte intuitiva för slutanvändarna och när de väl har installerats har de en mycket låg användningsgrad.
